Внимание! Эта страница является архивной, возможно материалы опубликованные на ней уже устарели. С актуальной информацией для предпринимателей
вы можете ознакомиться в газете «Частный предприниматель».
На прошедшем недавно международном бизнес конгрессе в Харькове предприниматели участвовали в мастер-классах по повышению продаж, маркетингу, развитию собственного дела, брендингу, поиску инвесторов и других. Обучались и тайм-менеджменту для жизни и бизнеса. Как организовать себя и свои дела, чтобы быть эффективным во всех сферах? Об этом рассказывает Максим Роменский.
Проедаем деловые дыры
Допустим, вы работаете и только что закончили телефонный разговор. Как только вы положили трубку, то подумали о том, что наилучшим способом использовать имеющееся у вас время было бы составление годового плана развития для вашего бизнеса (дело А). Вы смотрите на часы. До встречи с клиентом осталось 10 минут. На углу стола находится стопка канцелярской писанины, требующей вашего внимания. Что вы будете делать? Быстро расправитесь с бумагами как делом В? Или используете 10 минут для осуществления дела А, несмотря на то что оно кажется для вас неподъемным? Или же выпьете чашку кофе перед запланированной встречей?
Лучший вариант – начать работу над неподъемным делом А, хотя это кажется бессмысленным. Однако вместо этого вы, вероятно, решите убрать с пути несколько легких дел В. Вам может показаться, что это решение не будет нарушением правильного использования времени. Хотя на самом деле вы игнорируете то обстоятельство, что день каждого человека обычно разделен на небольшие отрезки и промежутки. Большие отрезки времени достаются нам чрезвычайно редко. Обычно, когда мы избираем дела В, то поступаем так, поскольку они являются краткосрочными и легкими. Вам надо превратить неподъемное дело А в конкурентоспособное по сравнению с делами В.
Но каким образом? Допустим, на составление плана развития вашего бизнеса потребуется 50 часов, а до начала встречи с клиентом осталось всего 10 минут. Очевидная невозможность найти сегодня 50 часов может заставить вас отложить начало этого проекта до завтрашнего дня. Но завтра у вас опять не найдется столько времени…
Самое главное для того, чтобы поставить неподъемное дело А под контроль – это начать работать над ним сразу же, как только вы поняли, что оно является для вас делом А. Лучшим способом сдвинуть его с места будет превращение неподъемного дела А в “швейцарский сыр”. Для этого вам надо проделать дырки в этом деле. Ими являются задания немедленного исполнения.
Задание немедленного исполнения требует не более пяти минут, но, завершив его, вы проделаете небольшую дырку в вашем неподъемном деле А. Поэтому в течение 10 минут до встречи у вас есть время для двух заданий немедленного исполнения.
Вот какие дырки вы можете проделать в неподъемном деле: 1) найти экземпляр прошлогоднего плана; 2) составить список людей, с которыми вам надо связаться при подготовке проекта.
Что означают пять минут
Задания немедленного исполнения следует ограничивать теми делами, которые можно начать быстро и легко; все эти дела должны быть связаны с неподъемным делом А. Вполне возможно, что начало работы заведет вас в тупик. Например, вы вызовете кого-то для разговора по развитию бизнеса и обнаружите, что этого человека сегодня на работе нет. Постарайтесь придумать другое задание немедленного исполнения и выполните его.
Метод “швейцарского сыра” привлекателен тем, что не имеет значения, какое задание немедленного исполнения вы избираете. Важно лишь, чтобы: 1) оно было легким – чем легче, тем лучше; 2) было связано с неподъемным делом А. При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела А. Главное – привести его в движение. Даже незначительные усилия – это шаги к выполнению задуманного.
Такой метод позволяет сделать существенные сдвиги даже в реализации сложнейшего проекта. После того как вы сделали десяток дырок в неподъемном деле А, вы сможете с радостью обнаружить, что задача оказалась гораздо легче, чем вы ожидали.
Последний рывок
Бывает и так, что после завершения десяти и даже двадцати заданий немедленного исполнения вы все еще понимаете, что вам предстоит осуществить сложный проект, который потребует массу времени, например 12 часов. Вам потребуется выделить большие отрезки времени для того, чтобы завершить его. Можно взять календарь и составить расписание, выделив по часу каждый день, а по вторникам и четвергам – по три часа, пока вы не зарезервируете 12 часов для дела А. Затем пусть логика задачи определяет ваше движение к цели.
|
Чтобы приступить к выполнению неподъемного дела, |
Возможно, задания немедленного исполнения не привели ваше дело к завершению, но вы смогли ознакомиться с его различными аспектами. Вы обнаружили любопытный вопрос в одном месте и столкнулись с интересной проблемой в другом. Проект стал все больше и больше захватывать ваше внимание. Вы стали все больше и больше им интересоваться и проявлять желание вернуться к нему. Как только он стал вас притягивать, вам уже не нужны подпорки заданий немедленного исполнения. Вы перестали медлить. Вы активно работаете над делом А!
Цена вопроса
Когда вы достигли точки принятия решения и подозреваете, что можете допустить промедление в реализации неприятного дела А, задумайтесь о тех последствиях, которые будут вызваны вашей отсрочкой.
Прежде чем вы начнете размышлять о возможности отсрочки, замедлите свои действия. Подумайте минуту-другую о грядущих последствиях. Признайте, что рано или поздно вам придется решать эту проблему. Вопрос стоит не в том, буду ли я это делать? А в том, когда я буду это делать? Спросите себя: все равно рано или поздно я буду этим заниматься, собираюсь ли я заплатить цену за промедление? Какова эта цена? Хотя она будет разной в зависимости от конкретной ситуации, ряд общих моментов неизменно определяет цену.
Если эта задача не исчезнет сама собой, объем работы, необходимой для ее выполнения, может возрасти с течением времени. Кроме того, нерешенная проблема будет преследовать вас, пока вы не избавитесь от нее.
Даже в тех случаях, когда задача кажется неизменной независимо от времени ее исполнения, мысли о ней могут вызывать у вас все большее раздражение. Есть ли смысл откладывать какое-нибудь дело, потому что вы чувствуете раздражение, хотя в любом случае вы и при отсрочке будете испытывать такое же раздражение?
Оцените степень риска
Можете ли вы пойти на риск, отложив осуществление большого и важного проекта до последней минуты?
Многие говорят: “Я нарочно откладываю все до последней минуты, потому что знаю, что я лучше всего работаю, когда нахожусь под давлением. Если я жду до тех пор, пока сроки не подопрут, то начинаю работать особенно продуктивно. Я меньше трачу времени впустую, а в голове больше появляется всяких новых идей. Я не теряю от промедления, а лишь выигрываю от него!”
Если вы проведете взвешенный анализ своих трудовых привычек и после этого придете к выводу, что вы действительно лучше работаете в условиях дефицита времени и под давлением, то можете продолжать работать и дальше в таком режиме. Но для других людей чрезмерное давление может иметь разрушительные последствия. Спросите себя, не работаете ли вы хорошо только под давлением жестких сроков? Может быть, подъем вашей активности объясняется ощущением полной вовлеченности, которое требуется в период штурма. Но что с вами происходит, когда штурм окончен, а давление спадает? Не кажутся ли вам периоды между штурмами скучными и унылыми?
Вот совет, который поможет вам избежать перегрузок во время кризисов: не ждите слишком долго. Дайте себе небольшой резерв во времени до наступления крайнего срока. Постарайтесь начать немного раньше. По мере того как вы научитесь уменьшать давление, чтобы обеспечить хорошие условия работы, вы будете укреплять свою силу воли. Вы обретете новое ощущение свободы и уверенности в себе, будете осознавать, что контролируете свое время (а значит – и свою жизнь!).
Делегирование полномочий
Определите, какую работу стоит передать своим подчиненным. Для этого надо выделить ключевые задачи и по каждой сделать запись:
– кто из работников может выполнить эту работу;
– что конкретно препятствует ее передаче сегодня;
– что вы сделаете, чтобы поручение было выполнено эффективно.
Далее по ходу работы вам необходимо будет:
– согласовать результаты, которые должны быть достигнуты и критерии оценки;
– согласовать поэтапные сроки и дату завершения всей работы;
– согласовать меры промежуточного контроля;
– объяснить исполнителю степень важности работы, общую ситуацию и те ограничения, в рамках которых ему предстоит действовать;
– наделить его необходимыми полномочиями;
– жестко следить за выполнением промежуточных сроков;
– благодарить за их соблюдение.
Вам лично как руководителю пригодятся контрольные напоминания на тему поручений, чтобы управлять коллективом без досадных сбоев:
– не позволяйте подчиненным “поручать” свою работу вам;
– не давайте задание, не предоставив соответствующих полномочий;
– поручив работу, не вмешивайтесь (кроме поэтапного согласованного контроля);
– не забывайте проверить выполнение;
– не позволяйте возвращаться к вам с новыми проблемами вместо решений.
___________________
* С полным архивом публикаций газеты можно ознакомиться на сайте газеты www.chp.com.ua и СD-диске “Архив газеты за 2011–2013 годы”.
