Кадровые документы ФЛП: что нужно/что нет

Обязательно должен быть заключен в письменной форме (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ). В качестве образца можно взять форму трудового договора, утвержденнуюприказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.

Заменять его другими документами (например, ограничиваться только распоряжением (приказом) о приеме на работу вместо составления трудового договора) нельзя!

Наличие трудовых договоров и уведомлений о приеме работников на работу (по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413) в первую очередь проверяют представители Гоструда.

Снова-таки, «трудовики» проявляют повышенный интерес к гражданско-правовым договорам (ГП-договоры). Не без попыток переквалифицировать их в трудовые.

Но тем ФЛП, у которых есть грамотно составленные ГП-договоры, подкрепленные актами выполненных работ (предоставленных услуг), зачастую удается отстоять свою правоту в суде (см., например, постановление Третьего апелляционного админсуда от 01.11.2018 г. по делу № 811/1538/18¹, решение Ровенского окружного админсуда от 21.11.2018 г. по делу № 1740/2011/18², постановление Днепропетровского окружного админсуда от 26.10.2018 г. по делу № 804/3421/18³).

Более подробно о судебных баталиях читайте в статье «Так все-таки трудовой или гражданско-правовой: что думают суды» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 38).

О свежих инициативах по «закручиванию гаек» по части применения ГП-договоров вы могли прочесть совсем недавно в статье «Неориджинал» ГПДшникам — «выйти из строя!» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 10)

ФЛП вносит записи о приеме на работу и об увольнении с работы в трудовые книжки работников в соответствии с Инструкцией № 58⁴.

Но только в том случае, если для работника это место работы (у ФЛП) является основным. При этом не важно, есть у работника трудовая книжка, или он трудоустраивается впервые и трудовой книжки у него еще нет⁵.

Хранятся трудовые книжки у самих работников

Предприниматели не ведут, поскольку не хранят у себя трудовые книжки работников. Работники ФЛП хранят трудовые книжки у себя дома (п. 2.21¹Инструкции № 58). Необязательность ведения книги учета движения трудовых книжек подтверждают и суды (см., в частности, решение Ивано-Франковского окружного админсуда от 05.01.2018 г. по делу № 809/1601/17⁶)

В последнее время Минсоцполитики настаивает на том, что ФЛП, использующие труд наемных работников, обязаны утверждать Правила внутреннего трудового распорядка, поскольку в понимании КЗоТ являются работодателями (см. письма Минсоцполитики от 28.12.2017 г. № 568/0/22-17/134, от 21.06.2017 г. № 312/0/22-17/13).

Соответственно, лучше так и поступать. Но если вас уже «поймали на горячем», апеллируйте к тому, что вопросы, для решения которых предназначены Правила, уже урегулированы в письменном трудовом договоре с работником. Опять же суды часто видят возможным в таком случае ФЛП к ответственности не привлекать (см. постановление Кельменецкого райсуда Черновицкой обл. от 14.02.2017 г. по делу № 717/92/17⁷, определение Винницкого апелляционного админсуда от 20.09.2017 г. по делу № 824/163/17-а⁸)

Минсоцполитики традиционно настаивает на обязательном наличии штатного расписания у всех субъектов хозяйствования, в том числе и у ФЛП (см. письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06). Вторит ему и Гоструда (см., к примеру,разъяснение Гоструда в Днепропетровской обл. на официальном сайтеhttp://dp.dsp.gov.ua/news-1713.html).

С этим, в принципе, можно и поспорить. Но если вы не любитель «разборок» с контролерами, рекомендуем его составлять. Тем более, что штатное расписание — документ для ФЛП явно не лишний.

Если оно есть, в трудовом договоре можно не указывать конкретный размер зарплаты работника, а ограничиться формулировками следующего содержания: «заработная плата выплачивается в размере не ниже минимальной заработной платы» или «оплата труда осуществляется согласно штатному расписанию». Такой подход позволяет не составлять допсоглашения к трудовому договору каждый раз при изменении размера зарплаты работника

Актуальность штатного расписания также подтверждается действующими правилами индексации зарплаты, которая «пляшет» от месяца повышения тарифной ставки (оклада) по определенной должности.

Составляют штатное расписание в произвольной форме. Причем заметьте: должности (профессии) работников в штатном расписании целесообразно указывать в соответствии с Классификатором профессий ДК 003:2010, а при установлении размера заработной платы по каждой из должностей учитывать квалификацию и сложность выполняемой работы — ст. 96 КЗоТ, ст. 6 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР (см. решение Днепропетровского окружного админсуда от 25.05.2018 г. по делу № 804/782/18⁹, постановление Полтавского окружного админсуда от 18.05.2017 г. по делу № 816/440/17¹⁰)¹¹

Минсоцполитики настаивает на том, что ФЛП должны вести личные карточки работников (письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06) .

Представители Гоструда также зачастую требуют, чтобы ФЛП вели личные карточки работников по форме № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656. Обоснование — п. 2.5 Инструкции № 58, согласно которому с каждой записью, вносимой в трудовую книжку о приеме на работу, переводе и увольнении, работник должен быть ознакомлен под подпись в личной карточке типовой формы № П-2. Это требование распространяется в том числе и на ФЛП-работодателей. Есть судебная практика, когда суды в этом вопросе поддерживают проверяющих (см. постановление Третьего апелляционного админсуда от 13.11.2018 г. по делу № 804/1854/17¹²).

Личные дела работников ФЛП может вести по собственному желанию, например, с целью систематизировать информацию о работниках, ведь от каждого работника ФЛП получает копии паспорта и справки о присвоении идентификационного номера, документов об образовании, документов, подтверждающих право на налоговую соцльготу и т. п.

Табель учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489)

Необходимо вести. Табель подтверждает, что предприниматель ведет учет:

— фактически отработанного работниками времени (в режиме полного, сокращенного, неполного рабочего времени);

— часов, отработанных сверхурочно, в праздничные и нерабочие дни, в вечернее и ночное время и т. д.;

— времени, не отработанного работником по уважительным (болезнь, отпуск) и неуважительным (прогул) причинам.

Если у работников нестандартный режим работы (например, суммированный учет рабочего времени), рекомендуем также составлять графики сменности. Наличие графиков и табеля будет являться надежной доказательной базой в случае возникновения споров с проверяющими

Заявление о приеме на работу — необязательный документ. Поэтому можете не требовать его от работника. А вот заявления о переводе на другую работу (должность), установлении неполного рабочего времени рекомендуем хранить. Они будут подтверждением того, что инициатором изменения существенных условий труда выступал работник.

Также рекомендуем не пренебрегать заявлениями работников об отказе либо о согласии на определенные действия (например, на перевод, на работу в изменившихся условиях труда). Это позволит избежать возможных трудовых споров с работниками.

Не лишними будут и заявления на увольнение, например, если работник увольняется по собственному желанию и должен отработать 2 недели

Распоряжения (приказы) по основной деятельности

Распоряжения (приказы) по основной деятельности могут (но не обязаны!) издавать предприниматели по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, реализации продукции

Распоряжения (приказы) по личному составу: о приеме на работу, переводе, отпусках, командировках, увольнении

Однозначно необходимо издавать распоряжения (приказы) о:

— приеме на работу. Это требование ч. 3 ст. 24 КЗоТ — подчеркивает Минсоцполитики в письме от 12.12.2016 г. № 488/0/22-16;

— направлении в командировку (п.п. 170.9.1 НКУ).

Также настоятельно рекомендуем издавать распоряжения (приказы):

— об отпусках. Это поможет избежать возможных недоразумений с работниками относительно отгулянных ими дней отпусков. Да и контролерам будет доказательство того, что отпуска работникам предоставлялись;

— об увольнении. В них наряду с основанием и датой увольнения можно зафиксировать, например, количество дней отпуска, которые подлежат компенсации при увольнении либо отгуляны в счет неотработанной части рабочего года, необходимость выплаты выходного пособия

График отпусков, уведомление о дате начала отпуска

Необходимо составлять. Дело в том, что в ч. 4 ст. 79 КЗоТ указано, что порядок предоставления отпусков определяется графиками отпусков, которыедоводятся до сведения всех работников. Там же прописана обязанность работодателя уведомить работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Аналогичные требования установлены ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Как показывает судебная практика, «трудовики» при проверках требуют, чтобы у ФЛП были составлены графики отпусков и доведены до работников под подпись, а суды поддерживают их в этом (см., в частности, решения Ровенского окружного админсуда от 08.10.2018 г. по делу № 1740/1945/18¹³, от 20.07.2018 г. по делу № 817/1319/18¹⁴).

При переносе начала отпуска на другую дату, отличающуюся от указанной в графике, нелишними будут заявление работника и приказ (распоряжение) ФЛП о таком переносе (см. постановление Полтавского окружного админсуда от 11.07.2017 г. по делу № 816/512/17¹⁵)

Акты, объяснительные записки

Любой форс-мажор в ходе рабочего дня лучше зафиксировать. Например, работник прогуливает работу. За такой проступок предприниматель вправе его уволить, но при условии, что документально было все правильно оформлено (есть соответствующий акт и письменные объяснения работника о причине отсутствия)

Нужны обязательно. Расчетно-платежные (зарплатные) ведомости необходимы предпринимателю для того, чтобы подтвердить:

— размер начисленного дохода и правильность проведенных удержаний с него;

— расходов на оплату труда у общесистемщиков и единоналожников — плательщиков НДС.

В расчетно-платежных ведомостях также имеет смысл указывать сумму начисленной и выплаченной индексации заработной платы. Дело в том, что и Гоструда, и суды рассматривают непроведение индексации как несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда и налагают штраф в 10-кратном размере минзарплаты за каждого работника, в отношении которого выявлено нарушение (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ) (см. решение Херсонского окружного админсуда от 13.11.2018 г. по делу № 2140/1563/18¹⁶)¹⁷

«Трудовики» при проверках нередко требуют предоставить должностные инструкции. Однако мы считаем, что ФЛП вполне могут обойтись и без них. Главное — уведомить работников об условиях труда и трудовой функции, разъяснить их права и обязанности (см. решение Ивано-Франковского окружного админсуда от 05.01.2018 г. по делу № 809/1601/17¹⁸). Наилучший вариант — это, конечно же, прописать все непосредственно в трудовом договоре