З 1 серпня впроваджуються програмні РРО

Газета «Приватний підприємець»

Про програмні РРО йдеться вже не перший рік. Раніше їх можна було використовувати в тестовому режимі. А починаючи з 1 серпня 2020 року впроваджується застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, відповідно до вимог Закону України від 20 вересня 2019 року №128-ХІ «Про внесення змін до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та інших законів України щодо детінізації розрахунків в сфері торгівлі і послуг». Розглянемо, як же працювати з програмним РРО.

Також читайте! Все про ПРРО. Відповіді на питання

Наказом Мінфіну України від 23.06.2020 р. № 317 унесено зміни до наказу від 14.06.2016 р. № 547, яким затверджено порядки з реєстрації та застосування РРО та книг обліку розрахункових операцій. Наказом № 317 вносяться зміни до вже ухвалених порядків і затверджено два нових:

– Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій (далі – Порядок реєстрації);

– Порядок визначення діапазону, видачі, резервування, використання фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи програмного реєстратора розрахункових операцій у режимі офлайн.

Наказ № 317 набуває чинності 1 серпня 2020 року, але не раніше від дня опублікування.

Нагадаємо, що програмний реєстратор розрахункових операцій (далі – ПРРО) – це програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, який використовується на будь-якому пристрої (смартфоні, планшеті, комп’ютері тощо) та в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер органу контролю. Такий комплекс призначений для реєстрації розрахункових операцій, зокрема під час продажу товарів (надання послуг) (ст. 2 Закону України від 06.07.95 р. № 265/95-ВР “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” (далі – Закон про РРО)).

Програмне рішення можна скачати безкоштовно на фіскальному сервері ДПС.

ПРРО застосовуються водночас із класичними РРО.

Якщо підприємець вирішить застосовувати ПРРО, він має на обраний ним пристрій установити відповідну програму. Інформація про таку програму публікується в Електронному кабінеті платника податків. Тож у підприємця обов’яз­ково повинен бути електронний цифровий підпис і він має бути зареєстрований в Електронному кабінеті.

Реєстрація ПРРО

Після установлення ПРРО підлягає обов’язковій реєстрації через фіскальний сервер ДПС.

Під час реєстрації кожному ПРРО фіскальним сервером ДПС автоматично формується й надається фіскальний номер.

Фіскальний номер ПРРО не змінюється в разі його перереєстрації, унесення змін до відомостей про нього й зберігається за ПРРО до дати скасування його реєстрації.

Для реєстрації ПРРО потрібно подати заяву встановленої форми № 1-ПРРО (додаток 1 до Порядку реєстрації) в електронній формі на фіскальний сервер засобами Електронного кабінету (портального рішення для користувачів або програмного інтерфейсу (АРІ)) або засобами телекомунікацій.

Фіскальний сервер автоматично обробляє за­яву й або реєструє ПРРО, або формує відмову.

Заява обробляється в день її отримання, якщо вона надійшла не пізніше ніж 16:00 робочого (операційного) дня; якщо надійшла після 16:00 робочого (операційного) дня – не пізніше від наступного робочого дня.

Інформація про реєстрацію ПРРО або відмову в реєстрації надсилається у формі першої квитанції або першої та другої квитанцій згідно з Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженим наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557.

Якщо підстав для відмови в реєстрації немає, то відомості про ПРРО вносяться до реєстру ПРРО, який ведеться в електронній формі. У реєстрі зазначаються:

– фіскальний номер ПРРО;

– Код ЄДРПОУ;

– найменування суб’єкта господарювання (прізвище, ім’я, по батькові для підприємців);

– дата реєстрації ПРРО;

– адреса господарської одиниці, на яку зареєстрований ПРРО.

Датою реєстрації ПРРО є дата формування його фіскального номера.

ПРРО загалом працює в режимі онлайн, але за відсутності зв’язку з фіскальним сервером ДПС може працювати й у режимі офлайн. Для цього для кожного ПРРО під час надання йому фіскального номера та внесення його до Реєстру фіскальним сервером формується перша порція діапазону фіскальних номерів, що надається електронним розрахунковим документам, електронним фіскальним звітним чекам й повідомленням.

Застосування ПРРО в режимі онлайн

ПРРО, як і класичний РРО, застосовується для здійснення розрахункових операцій у готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо), зокрема під час продажу товарів (надання послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. Тож підприємці, які вирішили їх використовувати, зобов’язані дотримуватися вимог, визначених ст. 3 та 4 Закону про РРО, зокрема:

– застосовувати тільки переведені у фіскальний режим роботи ПРРО, зареєстровані в Реєстрі й не виключені з нього;

– здійснювати розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) зі створенням у паперовій та/або електронній формі відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій;

– щодня засобами ПРРО створювати в електронній формі фіскальні звітні чеки/фіскальні звіти в разі здійснення розрахункових операцій і надсилати їх на фіскальний сервер засобами телекомунікацій;

– надсилати створені електронні розрахункові документи та повідомлення для їх реєстрації та довгострокового зберігання фіскальним сервером;

– під час здійснення розрахункових операцій в офлайн створювати контрольні стрічки й забезпечувати їх зберігання на ПРРО до моменту передавання розрахункових документів, елект­ронних фіскальних звітних чеків фіскальному серверу;

– проводити розрахункові операції через ПРРО з використанням режиму попереднього програмування найменування товарів (послуг) (із зазначенням коду товарної підкатегорії УКТЗЕД для підакцизних товарів), цін товарів (послуг) та обліку їхньої кількості.

У разі здійснення розрахункової операції покупцеві (одержувачеві послуги) обов’язково повинен видаватися розрахунковий документ установленої форми та змісту як під час отримання, так і під час повернення товару, отримання послуги або відмови від неї, включаючи такі, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням мережі Інтернет. Такий документ має оформлятися на повну суму проведеної операції. Може бути створений як у паперовій, так і в електронній формі (зокрема, але не виключно, з відтворенням на дисплеї, на якому встановлено ПРРО, QR-коду, що дозволяє його зчитати й ідентифікувати з розрахунковим документом за структурою даних, що в ньому містяться, та/або надіслати електронний розрахунковий документ на наданий покупцем (отримувачем послуг) абонентський номер або адресу електронної пошти).

ПРРО може застосовуватися тільки в тій господарській одиниці, дані про яку внесено до Реєстру щодо такого ПРРО.

На всі документи, які формуються ПРРО, фіскальним сервером надаються відповідні номери. Тож у торговельній точці або місці надання послуг повинен бути хороший швидкісний Інтернет.

Кожна нова зміна починається з того, що на фіскальний сервер надсилається Повідомлення про відкриття зміни ПРРО за формою № 3-ПРРО (додаток 3 до Порядку реєстрації). Електронний документ про відкриття зміни реєструється фіскальним сервером шляхом надання йому номера, який є номером зміни, і повідомляється в другій квитанції.

На одному ПРРО може бути відкрита одночасно тільки одна зміна.

Протягом однієї зміни може бути сформовано один фіскальний звітний чек/фіскальний звіт.

Для закриття робочої зміни особа, яка здійс­нює розрахункову операцію, формує фіскальний звітний чек/фіскальний звіт за таку зміну й надсилає його на реєстрацію фіскального сервера.

Протягом дня дозволяється відкрити нову зміну за умови закриття попередньої.

Протягом робочої зміни ПРРО працює в режимі онлайн-обміну даними з фіскальним сервером. Інакше кажучи, касир під час розрахункової операції формує фіскальний чек за формою № ФКЧ-1 та надсилає його на фіскальний сервер. Цьому чекові надається фіскальний номер та одноразово вносяться на фіскальний сервер дані про цю розрахункову операцію, виконану в готівковій та/або в безготівковій формі, у вигляді даних електронного розрахункового документа встановленої форми з належним підписанням і заповненням усіх обов’язкових реквізитів. Інформація про зареєстрований чек повертається касирові, який може його (чек) роздрукувати або надіслати покупцеві (отримувачеві послуг) на електронну адресу.

Уся інформація, отримана від ПРРО фіскальним сервером у режимі онлайн-обміну, реєструється за кожним окремо надісланим документом й зберігається в системі обліку даних РРО.

Застосування ПРРО в режимі офлайн

На період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером розрахункові операції здійснюються в офлайн-режимі.

Офлайн-режим може тривати не більш як 36 годин поспіль і не більше ніж 168 годин протягом календарного місяця.

У цей період створюються електронні розрахункові документи, яким надаються фіскальні номери з діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером під час реєстрації ПРРО, а надалі – згідно з Порядком визначення діапазону, видачі, резервування, використання фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи програмного реєстратора розрахункових операцій у режимі офлайн.

Використання ПРРО в період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером без отриманого в ДПС і невикористаного діапазону забороняється.

Варто зауважити, що ПРРО не може працювати в офлайн-режимі більше, ніж визначено, без наявності невикористаного діапазону, а також за наявності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером.

У момент відновлення зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером ПРРО повинен бути автоматично переведений із режиму офлайн у режим онлайн-обміну з фіскальним сервером.

Під час роботи в офлайн-режимі кожному створеному електронному документові надаються фіскальні номери з діапазону й на розрахунковому документі зазначається, що операція проведена в режимі офлайн.

Такі електронні документи повинні зберігатися ПРРО до моменту отримання від фіскального сервера підтвердження про їх доставляння.

Якщо онлайн-режим ще не відновлено, а потрібно закінчити зміну, то формується фіскальний звітний чек.

Протягом години після встановлення зв’язку з фіскальним сервером надсилається електронне повідомлення за формою № 4-ПРРО з відміткою “завершення режиму офлайн” з наданням йому відповідного фіскального номера з діапазону й пакет даних установленого формату, що містить повідомлення про початок переведення ПРРО в офлайн-режим, розрахункові чеки та фіскальні звітні чеки з використанням електронного підпису особи, яка здійснювала розрахункові операції.

За відсутності зв’язку з фіскальним сервером у підприємця є вибір: працювати в режимі офлайн або використовувати зареєстрований резервний РРО з дотриманням порядків його реєстрації та застосування.

Детальніше про порядок видавання й використання фіскальних номерів у період використання ПРРО в режимі офлайн читайте в найближчих числах газети «Приватний підприємець».

Наталія Щербак