Профессиональная занятость в отрасли маркетинга и продаж подразумевает масштабный фронт работ с документацией. Для ведения обыденной рабочей переписки можно воспользоваться почтовыми агентами или другими общедоступными средствами электронной связи. Но львиную долю документации составляют бумаги официального характера, содержащие конфиденциальную информацию и требующие заверения подписью ответственного лица или печатью организации. Отправлять такие документы почтой или курьером – хлопотно, накладно и отнимает много времени. Гораздо удобнее приобрести сертификат электронной цифровой подписи и перейти на электронный обмен документами, который осуществляется по защищенным коммуникационным каналам. Роль собственноручного автографа с печатью при этом выполняет электронная подпись. Выгоды от ее использования трудно переоценить.
Плюсы применения ЭП в документообороте
Приобретение сертификата электронной подписи открывает перед владельцем широкий диапазон преимуществ и возможностей.
- В отличие от собственноручной, электронную подпись невозможно фальсифицировать.
- При возникновении спорной ситуации подлинность документов легко устанавливается и подтверждается.
- Сделки и договоры с электронной подписью заключаются в режиме онлайн.
- Владелец получает доступ к участию в сетевых конкурсных тендерах.
- Подписанные ЭП документы защищены от потенциальных подделок и использования в мошеннических целях.
- Сложный многоступенчатый процесс документооборота сведен к нескольким рациональным шагам.
- Отсутствие бюрократических проволочек освобождает колоссальное количество времени.
- Авторство создателя и отправителя документа нельзя оспорить.
Несомненные преимущества, которые влечет получение сертификата ЭП, станут особенно очевидны, если принять во внимание объемы и многообразие документации, с которой специалистам по маркетингу и продажам приходится регулярно иметь дело.
Документы, в которых применяется электронная подпись
На всех этапах продаж и в процессе решения маркетинговых задач создается и обрабатывается огромный массив документации, требующей заверения электронной подписью:
- Официальные письма партнерам, клиентам и контрагентам, в которых содержится информация об услугах и продуктах компании или условиях сотрудничества.
- Договорные документы – типовые, создаваемые на основе готовых шаблонов, и нестандартные, разрабатывающиеся юристами под определенные условия.
- Целый комплекс документов для участия в тендерах и их организации.
- Документы, регулирующие взаимоотношения с потребителями товаров и услуг
- Отчетная документация, накладные и т.д.
Чем с более сложным продуктом приходится иметь дело, тем больше документов требует процесс его эффективной реализации. Имеющийся в наличии личный сертификат ЭП на порядок ускоряет и оптимизирует документооборот на всех рабочих этапах. А чем меньше времени и средств занимает обмен документацией, тем продуктивнее результаты маркетинговой работы и выше планка продаж.