Формируем расходы на командировки (08.2011)

Внимание! Эта страница является архивной, возможно материалы опубликованные на ней уже устарели. С актуальной информацией для предпринимателей
вы можете ознакомиться в газете «Частный предприниматель».

В процессе хозяйственной деятельности предпринимателям приходится отправлять своих работников в командировки. Каждая командировка связана с расходами на проезд, питание, проживание. Сумма, выдаваемая командированному лицу на командировочные расходы, не является его доходом, а представляет собой расходы предпринимателя на хозяйственные нужды. С 1 апреля 2011 года правила формирования командировочных расходов изменились. Рассмотрим, какие затраты на командировки работников можно отнести к составу расходов в 2011 году.

С 1 апреля 2011 года в вопросе формирования расходов на командировку следует руководствоваться пп. 140.1.7 ст. 140 Налогового кодекса Украины (НК). Согласно данному подпункту при определении объекта налогообложения учитываются “командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком или являющихся членами руководящих органов налогоплательщика, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов”.

Командировки работников

Затраты на командировки наемных работников в расходы включать можно при наличии документов, удостоверяющих стоимость этих затрат. Такими документами являются транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в частности чартерных рейсов. Подтверждающими документами также являются счета из гостиниц (мотелей) либо от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника.

Напоминаем, что с 1 апреля нельзя включать в расходы стоимость услуг, приобретенных у предпринимателей-единщиков (пп. 139.1.12 ст. 139 НК).

Как и ранее, не разрешается включать в состав расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы “чаевых” (кроме случаев, когда “чаевые” включаются в счет согласно законам страны пребывания), плату за зрелищные мероприятия.

Единственным видом расходов, не требующим специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других личных нужд физического лица).

Предельные нормы суточных расходов также установлены пп. 140.1.7 ст. 140 НК. Они составляют не более 0,2 размера минимальной зарплаты, действовавшей на 1 января отчетного года, в расчете на сутки в случае командировки в пределах Украины, и соответственно не более 0,75 размера минимальной зарплаты для загранкомандировок.

Статья 140 НК действует с 1 апреля 2011 года. То есть с учетом установленной минимальной заработной платы с 1 января 2011 года в размере 941 грн., во II–IV кварталах 2011 года предельный размер суточных для командировок по Украине составляет 188,20 грн., а для загранкомандировок – 705,75 грн.

В I квартале 2011 года применялись размеры суточных, установленные постановлением КМУ от 23.04.99 г. № 663 “О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины за границу” (далее – Постановление № 663). Они зависят от того, включена ли в счет на проживание стоимость питания (для наглядности представлены в таблице).

В приложении к Постановлению № 633 приведены Нормы возмещения командировочных расходов для государственных служащих и работников предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, в которых перечислены 195 государств и для каждого установлены отдельные нормы возмещения командировочных расходов.

Размер выплачиваемых работнику суточных не может быть ниже норм суточных расходов, установленных в приложении. Поскольку гарантированный минимум размера суточных для загранкомандировок определен только для госслужащих и бюджетников, предприниматели могут устанавливать суточные для командировки за границу в размере ниже 50 долл. США, но не ниже предусмотренных Нормами.

Указанные Нормы применялись только до 1 апреля 2011 года. С 1 апреля действует постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98 “О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств”. В приложении к нему также содержатся подобные Нормы. В сравнении с действовавшими ранее их размер не изменился. Так, с 1 апреля минимальный размер суточных по Украине, как и ранее, составляет 30 грн.

Обращаем внимание, что ст. 140 НК не содержит оговорки (как это было ранее) о том, что суточные выплачиваются за каждый день (включая день отъезда и приезда) пребывания работника в командировке в пределах Украины, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время нахождения в пути.

Сумма суточных определяется в случае командировки:

– в пределах Украины или стран, въезд на территорию которых не требует наличия визы – согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

– в страны, где требуется разрешение на въезд (наличие визы), – согласно приказу о командировке и отметкам погранслужбы в загранпаспорте или заменяющем документе.

Отдельно устанавливаются предельные нормы суточных для командировки членов экипажей судов/других транспортных средств, если такие транспортные средства осуществляют коммерческую, промышленную или рыболовецкую деятельность за пределами территориальных вод Украины (постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 73).

Еще одним обязательным условием отнесения затрат на командировки к составу расходов является наличие подтверждающих документов о связи такой командировки с основной деятельностью предпринимателя. Согласно пп. 140.1.7 ст. 140 НК такими документами, в частности (но не исключительно), могут служить:

– приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предпринимателя;

– заключенный договор (контракт);

– другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;

– документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по теме, совпадающей с хозяйственной деятельностью предпринимателя.

Если законами страны командировки предусмотрено обязательное страхование жизни, здоровья или гражданской ответственности командированного работника, то суммы страховок также можно включить в расходы.

Обращаем внимание, что для учета расходов НК не требует обязательного наличия в удостоверении о командировке отметок командирующей и принимающей сторон. Но такое удостоверение может служить дополнительным подтверждающим документом осуществленной командировки.

Форма отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и порядок его составления утверждены приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996.

Личные командировки

Если исходить из пп. 140.1.7 ст. 140 НК, то к расходам можно отнести затраты на командировки наемных работников и членов руководящих органов налогоплательщика.

ГНАУ в своих разъяснениях настаивала на том, что предприниматель в рамках своей деятельности не является ни наемным работником, ни членом руководящего органа*. Ссылались налоговики при этом на нормы Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59. Согласно данному документу служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Из чего ГНАУ делала вывод о том, что если предприниматель осуществляет командировку лично, то расходы, понесенные во время данной командировки, не включаются в состав его расходов.

Однако приказом Минфина от 17.03.2011 г. № 362 Инструкция о служебных командировках изложена в новой редакции. Теперь ее действие распространяется только на госорганы и бюджетные предприятия. Поэтому ссылка налоговиков на этот документ больше не является убедительным аргументом.

Вместе с тем осторожные налогоплательщики могут включать некоторые “командировочные расходы” и без оформления личных командировок и составления приказа о командировке на себя. При личной командировке не рекомендуем начислять суточные расходы, с их признанием могут быть проблемы. А вот стоимость проезда и проживания в гостинице в расходы включить можно. Подтверждением связи таких расходов с хозяйственной деятельностью может быть подписанный контракт, закупка товаров и т. п.

В данном случае необходимо помнить и о нормах п. 177.4 ст. 177 НК, согласно которому расходы должны быть не только подтверждены документально, но и непосредственно связаны с получением дохода. Поэтому затраты на поездку на выставку или на переговоры, по результатам которых не получен положительный финансовый результат, к расходам относить нельзя.

Елена Зубченко, зам. главного редактора

__________________

* Подробнее об этом читайте в “Частном предпринимателе” № 4, с. 14.

___________________

* С полным архивом публикаций газеты можно ознакомиться на сайте газеты www.chp.com.ua и СD-диске “Архив газеты за 2011–2013 годы”.

"Частный предприниматель" №8, апрель 2011 г.