Памятка от ГНАУ по заполнению налоговой накладной (09.2011)

№ п/п

Процедура

Правила выполнения

Статья НК,
нормативный документ

1

2

3

4

1

Кто выдает налоговую накладную

Право на выписку налоговых накладных предоставляется исключительно лицам, зарегистрированным в качестве плательщиков налога на добавленную стоимость

201.8

2

Оговорка о лице, выдавшем налоговую накладную

Налоговая накладная, выписанная плательщиком, освобожденным от уплаты налога по решению суда, не предоставляет права на налоговый кредит

201.9

Налоговая накладная, выписанная лицом, не зарегистрированным плательщиком налога, считается недействительной, а потому не предоставляет права на налоговый кредит

Пункт 5
Порядка № 969*

3

Получение налогового кредита

Налоговая накладная, не зарегистрированная в Едином реестре налоговых накладных, не предоставляет права покупателю на налоговый кредит.
Нарушение Порядка заполнения налоговой накладной не предоставляет права покупателю на включение суммы налога на добавленную стоимость, указанной в налоговой накладной, в налоговый кредит

201.10,
восьмой абзац

4

Форма налоговой накладной

Форма налоговой накладной утверждена приказом ГНА Украины № 969

Приказ № 969*

5

Обязанность выдать налоговую накладную

Плательщик налога обязан предоставить покупателю (получателю) по его требованию налоговую накладную

201.1

Налоговая накладная выдается плательщиком налога, осуществляющим операции по поставке товаров, по требованию покупателя

201.10

6

Количество экземпляров налоговой накладной

Налоговая накладная выписывается в двух экземплярах, оригинал предоставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца

201.4,
пункт 6.1 Порядка № 969

Налоговая накладная, которая выписывается плательщиком налога, получившим услуги от нерезидента (получателем услуг), составляется в одном экземпляре и остается у получателя услуг – плательщика налога

208.2

7

На каком языке должна быть выписана налоговая накладная

Налоговая накладная составляется на украинском языке. Формы налоговой накладной на русском или любом другом языке Министерством юстиции не утверждены, поскольку языком работы, делопроизводства и документации, а также взаимоотношений государственных, партийных, общественных органов, предприятий, учреждений и организаций является украинский язык

Статья 11 Закона
№ 8312-XI

8

Требования к оформлению налоговой накладной

Налоговая накладная должна быть:
– подписана уполномоченным плательщиком лицом;
– скреплена печатью;
– правильно заполнена;
– составлена с обязательными реквизитами по утвержденной форме;
– внесена в реестр выданных налоговых накладных;
– зарегистрирована в Едином реестре налоговых накладных (при необходимости такой регистрации)

201

9

Дата выписки

Налоговая накладная выписывается в день возникновения налоговых обязательств

201.4

10

Общее правило определения даты возникновения налоговых обязательств

Датой возникновения налоговых обязательств по поставке товаров/услуг считается дата, приходящаяся на налоговый период, в течение которого происходит любое из событий, произошедшее ранее (первое событие): или дата зачисления средств от покупателя/заказчика на банковский счет плательщика налога как оплата товаров/услуг, или дата отгрузки товаров

187.1

11

Первое событие для поставки товаров на таможенной территории Украины – аванс

– дата зачисления средств от покупателя/заказчика на банковский счет плательщика налога как оплата товаров, подлежащих поставке
– при поставке товаров за наличные – дата оприходования средств в кассе плательщика налога
– при отсутствии кассы – дата инкассации наличности в банковском учреждении, которое обслуживает плательщика налога

187.1 "а"

12

Первое событие для поставки товаров на таможенной территории Украины – отгрузка товара

– дата отгрузки товаров

187.1 "б"

13

Первое событие при поставке товара на экспорт

Только дата оформления таможенной декларации, удостоверяющая факт пересечения таможенной границы Украины, оформленная в соответствии с требованиями таможенного законодательства

187.1 "б"

Авансы при экспорте не увеличивают налоговые обязательства

187.11

14

Первое событие для поставки услуг – аванс

Дата зачисления средств от покупателя/заказчика на банковский счет плательщика налога как оплата услуг, которые подлежат поставке
– при поставке услуг за наличные – дата оприходования средств в кассе плательщика налога
– при отсутствии кассы – дата инкассации наличности в банковском учреждении, которое обслуживает плательщика налога

187.1 "а"

15

Первое событие для поставки услуг – предоставление услуг

Дата оформления документа, удостоверяющего факт поставки услуг плательщиком налога

187.1 "б"

16

Кассовый метод определения даты возникновения налоговых обязательств

Датой возникновения налоговых обязательств при поставке товаров/услуг с оплатой за счет бюджетных средств является дата зачисления таких средств на банковский счет плательщика налога или дата получения соответствующей компенсации в любой другой форме, включая уменьшение задолженности такого плательщика налога по его обязательствам перед бюджетом

187.7

Датой возникновения налоговых обязательств является дата зачисления средств на банковский счет плательщика налога в случае, если плательщики налога, поставляющие тепловую энергию, газ природный (кроме сжиженного), предоставляют услуги по водоснабжению, водоотводу или услуги, стоимость которых включается в состав квартирной платы или платы за содержание жилья, физическим лицам, бюджетным учреждениям, не зарегистрированным в качестве плательщиков налога, а также жилищно-эксплуатационным конторам, квартирно-эксплуатационным частям, объединениям совладельцев многоквартирных домов, другим подобным плательщикам налога, осуществляющим сбор средств от указанных покупателей в целях последующего их перечисления продавцам таких товаров (предоставляющим услуги) в счет компенсации их стоимости (ЖЭКи)

187.10

17

Заполнение служебных полей

Налоговая накладная может печататься полиграфическим методом, с помощью компьютера или другим методом. Например, распечатанный бланк может быть заполнен от руки шариковой или чернильной ручкой. В любом случае в одной налоговой накладной не могут быть одновременно отдельные поля, заполненные путем печати, а отдельные поля – заполненные от руки шариковой или чернильной ручкой

Пункт 1
Порядка № 969

18

Дата

Дата заполняется в клеточках в формате ДД. ММ. РРРР., где ДД – число (01–31), ММ – месяц (01–12), год (2011–...) Точки, тире, а также любые другие знаки препинаний ни в одной из клеточек поля "Дата" не проставляются.
Например: 25 марта 2011 года – 25032011
При заполнении налоговой накладной через действующее программное обеспечение "Податкова звітність" поле для ввода даты выписки налоговой накладной содержит две цифры для номера дня в месяце, точку, две цифры для номера месяца, точку, четыре цифры года. Налоговая накладная распечатывается с датой, которая состоит из шести цифр и не содержит точки

19

Номер налоговой накладной

Имеет не более 7 цифр, является исключительно порядковым номером, не может содержать буквы, запятые, скобки, тире, знаки дроби или другие символы.
Нумерацию налоговых накладных можно каждый месяц начинать с № 1.
По выбору плательщика можно вести сквозную нумерацию налоговых накладных весь год

Пункт 3
Порядка № 969

20

Формат номера

При заполнении номера налоговой накладной заполняются клеточки, которые находятся слева от знака "/", начиная с тех, которые ближе к знаку "/":
– накладная № 1: _ _ _ _ _ _ 1 (шесть пустых клеточек 1);
– накладная № 11: _ _ _ _ _ 11 (пять пустых клеточек 11);
– накладная № 1011: _ _ _ 1011 (три пустых клеточки 1011).
Пустые клеточки нулями не заполняются.
Наибольший номер налоговой накладной – 9'999'999.

21

Служебное поле справа от знака "/" в номере налоговой накладной

Справа от знака "/" в номере налоговой накладной четыре клеточки предназначены для заполнения:
– кода соответствующей деятельности для субъектов спецрежима (2, 3, 4); заполняется первое из четырех клеточек справа от знака "/" в номере налоговой накладной
Если плательщик не является субъектом спецрежима, в первой из четырех клеточек нуль не ставится, клеточка не заполняется и остается пустой

Пункт 3
Порядка № 969

– числового номера филиала, которому делегировано право выписки налоговой накладной; поле содержит не более трех знаков, заполняется, начиная с последней клеточки; в отличие от других полей, поле, предназначенное для номера филиала, заполняется полностью, если номер филиала двузначен, то он должен начинаться с нуля: 
филиал № 1: налоговая накладная № _ _ _ _ _ 26/_ 001;
филиал № 25 налоговая накладная № _ _ _ _ _ _ 7/_ 025.
Для заполнения номера филиала форма налоговой накладной предусматривает только три клеточки, поэтому зарегистрированный плательщик должен осуществить делегирование права выписки налоговых накладных таким образом, чтобы филиалы не нарушали заполнение действующей формы налоговой накладной

Письмо ГНА Украины от 11.01.2011 г.
№ 547/7/16-1117

22

Лицо (плательщик налога) – продавец

Полное или сокращенное название, указанное в уставных документах юридического лица, или фамилия, имя и отчество физического лица – продавца товаров (услуг)

201.1 "в"

При составлении налоговых накладных филиалом или другим структурным подразделением плательщика налога указывается название главного предприятия, зарегистрированного в качестве плательщика налога на добавленную стоимость, а также может указываться название филиала или структурного подразделения, которому делегировано право выписки налоговых накладных

23

Лицо (плательщик налога) – покупатель

Полное или сокращенное название, указанное в уставных документах юридического лица, или фамилия, имя и отчество физического лица, зарегистрированного в качестве плательщика налога на добавленную стоимость – покупателя товаров (услуг)

201.1 "д"

24

Индивидуальный налоговый номер покупателя (продавца)

Поле для индивидуального налогового номера продавца (покупателя) имеет 12 клеточек. Если индивидуальный налоговый номер плательщика налога имеет менее двенадцати знаков, поля заполняются, начиная с последней клеточки, пустые клеточки перед первой цифрой номера нулями не заполняются.
Для плательщика НДС – физического лица (покупателя или продавца) индивидуальный налоговый номер всегда имеет десять знаков. Две первых клеточки остаются пустыми и нулями не заполняются

201.1 "г",
пункт 6.3.1
Положения
№ 978**

Поле "Индивидуальный налоговый номер продавца" не заполняется (11 пустых клеточек, в двенадцатой клеточке проставляется 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0) в случае выписки налоговой накладной покупателем (получателем) услуг от нерезидента, местом постаки которых является таможенная территория Украины

Пункт 8.2
Порядка № 969

Поле "Индивидуальный налоговый номер покупателя" не заполняется (11 пустых клеточек, в двенадцатой клеточке проставляется 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0), если покупатель не зарегистрирован в качестве плательщика налога на добавленную стоимость, осуществляется поставка на экспорт, признание условной поставки товаров и в других случаях, когда оба экземпляра налоговой накладной остаются у продавца

Пункты 8.1 и 8.3 Порядка
№ 969

25

Местонахождение (налоговый адрес) продавца (покупателя) – юридического лица

Налоговым адресом юридического лица (обособленного подразделения юридического лица) является местонахождение такого юридического лица, сведения о чем содержатся в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ)

Пункт 45.2 статьи 45 главы 1 раздела II НК

Местонахождением юридического лица является фактическое место ведения деятельности или расположения офиса, из которого проводится ежедневное управление деятельностью юридического лица (преимущественно находится руководство) и осуществление управления и учета

Статья 93 Гражданского кодекса Украины

При составлении налоговых накладных филиалом или другим структурным подразделением плательщика налога указывается местонахождение главного предприятия, зарегистрированного в качестве плательщика налога на добавленную стоимость, а также может указываться местонахождение филиала или структурного подразделения, которому делегировано право выписки налоговых накладных

При возникновении изменений в данных или внесении изменений в документы, которые подаются для постановки на учет согласно этой главе, налогоплательщик обязан подать в орган государственной налоговой службы, в котором он состоит на учете, уточненные документы в течение 10 календарных дней со дня внесения изменений в указанные документы

Пункт 66.5
статьи 66
раздела II НК

Налоговым адресом предприятия, переданного в доверительное управление, является местонахождение доверительного владельца

Пункт 45.2 статьи 45 главы 1 раздела II НК

26

Местонахождение (налоговый адрес) продавца (покупателя) – физического лица

Налоговым адресом налогоплательщика – физического лица признается его местожительство, по которому он ставится на учет в качестве налогоплательщика в органе государственной налоговой службы

Пункт 45.1 статьи 45 главы 1 раздела II НК

27

Формат адреса

Адрес записывается в общеустановленном порядке: улица, № дома, № офиса, город (населенный пункт), район (если населенный пункт не является райцентром), область (если город не является областным центром), почтовый индекс. Общепринятыми являются также сокращения "вул." вместо "вулиця", "буд." вместо "будинок" и др.

28

Номер телефона продавца (покупателя)

Предусмотрено 10 знаков, должен быть указан код города, цифра "8" не указывается. Например: 0442725159.
В налоговой накладной предусмотрено место для записи по одному номеру телефона покупателя и продавца. Если покупатель/продавец имеет больше телефонных номеров, указывать их не нужно

Приказ № 969

29

Номер свидетельства о регистрации плательщика НДС продавца (покупателя)

Поле для номера свидетельства о регистрации плательщика НДС продавца (покупателя) имеет 10 клеточек. Если номер свидетельства имеет менее десяти знаков, поля заполняются, начиная с последней клеточки, пустые клеточки перед первой цифрой номера нулями не заполняются

Согласно утвержденной форме Свидетельства

Поле "Номер свидетельства о регистрации плательщика НДС продавца" не заполняется (9 пустых клеточек, в десятой клеточке проставляется 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0) в случае выписки налоговой накладной покупателем (получателем) услуг от нерезидента, местом поставки которых является таможенная территория Украины

Пункт 8.2
Порядка
№ 969

Поле "Номер свидетельства о регистрации плательщика налога (покупателя)" не заполняется (9 пустых клеточек, в десятой клеточке проставляется 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0), если покупатель не зарегистрирован в качестве плательщика налога на добавленную стоимость, осуществляется поставка на экспорт, признание условной поставки товаров и в других случаях, когда оба экземпляра налоговой накладной остаются у продавца

Пункты 8.1 и 8.3 Порядка
№ 969

30

Вид договора

Виды договоров определены действующим законодательством Украины: купли-продажи; мены, поставки, аренды, комиссии, поручения, дарения и др.
Следует учитывать суть договора, независимо от того, заключен сторонами письменный договор или нет: устное соглашение сторон относительно приобретения товара за безналичный счет с последующей оплатой через банк, или с оплатой наличностью тоже является договором купли-продажи

201.1 "и"

31

Номер договора

Электронный формат налоговой накладной не содержит ограничений по количеству знаков в поле "№ " строки "Вид цивільно-правового договору", поэтому в данное поле может быть внесено более 6 цифр.
Это поле может быть оформлено или как количество клеточек или как одно общее поле.
Если номер договора отсутствует, то в поле "№ " строки "Вид цивільно-правового договору" необходимо проставлять прочерк.
Заполнение поля "Номер договору" значениями более 6 символов реализовано в программном обеспечении "Податкова звітність"

Приказ № 969

32

Форма проведенных расчетов

Варианты заполнения:
– оплата с текущего счета;
– наличный расчет;
– бартер;
– чек;
– вексель или другая ценная бумага;
– другая форма расчета, определенная договором

Приказ № 969

33

Требования к печати, которой скрепляется налоговая накладная

Налоговая накладная скрепляется основной печатью продавца (используемой для платежных документов).
Для филиалов изготовляется такая же печать, но она должна содержать в себе слово "Филиал" и название филиала.
Печати "Канцелярия", "Для документов", "Для справок" и др. – на налоговую накладную проставляться не могут

Пункт 16
Порядка
№ 969

34

Описание (номенклатура) товаров/услуг

Если количество наименований отгруженных товаров превышает количество строк, отведенных для их размещения в бланке налоговой накладной, можно дополнить бланк налоговой накладной необходимым количеством строк

201.1 "е", пункт 12.2 Порядка № 969

35

Выписка налоговой накладной при бесплатной поставке товара

Выписываются две налоговые накладные:
– первая: стоимость поставки и сумма НДС указываются равными нулю, оригинал этой налоговой накладной выдается покупателю, копия остается у продавца;
– вторая: выписывается на стоимость поставленного товара, исчисленную исходя из уровня обычных цен; определяется сумма налоговых обязательств; оба экземпляра этой налоговой накладной остаются у продавца

Пункт 17
Порядка
№ 969

36

Выписка налоговой накладной при превышении обычной цены над договорной

Выписываются две налоговые накладные:
– первая: указывается договорная (фактическая) стоимость поставки и исчисленная исходя из такой стоимости сумма НДС, оригинал этой налоговой накладной выдается покупателю, копия остается у продавца;
– вторая: выписывается на разность между уровнем обычных цен и стоимостью поставленного товара, исходя из этой разности определяется сумма налоговых обязательств; оба экземпляра этой налоговой накладной остаются у продавца

Пункт 17
Порядка
№ 969

37

Регистрация налоговых накладных в Едином реестре

Налоговая накладная выдается покупателю после регистрации в Едином реестре налоговых накладных

201.10, второй абзац

38

Какие налоговые накладные подлежат регистрации в Едином реестре

Регистрация налоговых накладных плательщиками налога на добавленную стоимость – продавцами в Едином реестре налоговых накладных вводится для плательщиков этого налога, у которых сумма налога на добавленную стоимость в одной налоговой накладной составляет:
– сумма НДС более 1 миллиона гривен – с 1 января 2011 года;
– сумма НДС более 500 тысяч гривен – с 1 апреля 2011 года;
– сумма НДС более 100 тысяч гривен – с 1 июля 2011 года;
– сумма НДС более 10 тысяч гривен – с 1 января 2012 года.
Налоговая накладная, в которой сумма налога на добавленную стоимость не превышает 10 тысяч гривен, не подлежит включению в Единый реестр налоговых накладных.
Налоговые накладные, которые выписываются при осуществлении операций по поставке товаров/услуг, освобожденных от налогообложения, не подлежат включению в Единый реестр налоговых накладных

Пункт 11 подраздела 2 раздела XX НК

39

Ответственность за отказ в выдаче налоговой накладной

При отказе продавца товаров/услуг предоставить налоговую накладную покупатель таких товаров/услуг имеет право приложить к налоговой декларации за отчетный налоговый период заявление с жалобой на такого поставщика, которая является основанием для проведения документальной внеплановой выездной проверки указанного продавца для выяснения достоверности и полноты начисления им обязательств по налогу по такой операции

201.10, десятый, одиннадцатый абзацы

40

Получение налоговых накладных после даты их выписки

Налоговые накладные, выписанные в разных налоговых периодах, но полученные плательщиком в текущем отчетном периоде на дату получения этих налоговых накладных, отражаются в разделе II Реестра выданных и полученных налоговых накладных за текущий отчетный период (на дату получения), но только при наличии документального подтверждения такого опоздания, а также при условии, что не истекло 365 календарных дней со дня выписки налоговой накладной (для налогоплательщиков, применявших кассовый метод до вступления в силу Кодекса или применяющих кассовый метод, такой срок составляет 60 календарных дней с даты списания средств с банковского счета плательщика налога)

198.6, третий, четвертый абзацы

Для своевременного получения права на налоговый кредит в случае несвоевременного предоставления поставщиком налоговой накладной покупатель имеет право подать заявление с жалобой на такого поставщика

201.10, десятый абзац

* Приказ № 969, Порядок № 969 – приказ ГНАУ от 21.12.2010 г. № 969 “Об утверждении формы Налоговой накладной и порядка ее заполнения”, зарегистрированный в Минюсте 29.12.2010 г. под № 1401/18696, и Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный этим приказом.

** Положение № 978 – Положение о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость, утвержденное приказом ГНАУ от 22.12.2010 г. № 978, зарегистрированное в Минюсте 29.12.2010 г. под № 1400/18695.