Внимание! Эта страница является архивной, возможно материалы опубликованные на ней уже устарели. С актуальной информацией для предпринимателей вы можете ознакомиться в газете «Частный предприниматель»
Работница предпринимателя вышла замуж и в связи с этим изменила фамилию. Какие документы она должна предоставить предпринимателю уже с новой фамилией? Что изменится в документации самого предпринимателя?
(г. Днепропетровск)
По украинскому законодательству гражданин может менять имя и фамилию бесчисленное количество раз. Порядок изменения фамилии регулирует п. 5 Правил регистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.10.2000 г. № 52/5.
Процедура смены фамилии проста. Любой, не имеющий проблем с законом гражданин Украины, достигший шестнадцати лет, имеет право изменить свою фамилию или имя. Для этого в загс подается заявление с данными заявителя и пакет документов, которые проверяются милицией. Всего три месяца – и гражданин уже не Козлов, а Иванов. Но самым популярным способом изменения фамилии на сегодняшний день остается вступление в брак. Именно его мы и рассмотрим.
Новая фамилия наемной работницы, кроме приятных последствий замужества, влечет за собой еще и неприятные обязанности как для самой работницы, так и для ее работодателя – частного предпринимателя. Заключаются они в необходимости внести соответствующие изменения в целый ряд документов.
Сначала о документах, замена которых является прямой обязанностью работницы и не требует участия предпринимателя. Женщину, решившую изменить фамилию при регистрации брака, работник загса предупреждает о необходимости обмена паспорта в месячный срок – для этого на его первой странице ставится штамп с соответствующей отметкой. Несоблюдение этого срока может привести к наложению штрафа на работницу в размере от 17 до 51 грн. (согласно ст. 197 Кодекса Украины об административных правонарушениях).
Порядок обмена паспорта установлен пп. 17 п. 4 приказа МВД Украины от 15.06.2006 г. № 600 “Об утверждении Порядка оформления и выдачи паспорта гражданина Украины”. Согласно ему для обмена паспорта работница должна будет уплатить госпошлину в размере – 17,00 грн. и представить в паспортный стол пакет документов (заявление, старый паспорт, две фотографии, квитанцию об уплате госпошлины и свидетельство о браке).
О своевременном внесении изменений в Госреестр физических лиц – плательщиков налогов и других обязательных платежей также должна позаботиться работница. Обычно такая процедура занимает несколько дней. Для этого ей необходимо обратиться в налоговую инспекцию по месту прописки. При себе нужно иметь: новый паспорт, свидетельство о браке и старую справку о присвоении идентификационного номера. Следует сказать, что идентификационный номер присваивается физическому лицу один раз и сохраняется на протяжении всей его жизни (ст. 3 Закона Украины от 22.12.94 г. № 320/94-ВР “О Государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов и других обязательных платежей”). При изменении фамилии, имени, отчества или местожительства гражданину выдается дубликат справки с неизменным идентификационным номером, но уже с новой фамилией.
Теперь, когда у работницы появился новый паспорт и дубликат справки с идентификационным номером, самое время проинформировать предпринимателя о произошедших изменениях. Для этого ей необходимо представить копии нового паспорта, справки с идентификационным номером и свидетельства о браке. Наличие этих копий и письменное заявление работницы, написанное в произвольной форме, и будет основанием для внесения предпринимателем изменений в такие документы, как:
– трудовой договор, заключенный с работницей. Несмотря на то что законодательство не содержит нормы, требующей регистрировать в центре занятости изменения в трудовой договор, заключенный между наемным работником и предпринимателем, некоторые центры занятости все же выставляют такие требования. Недавно свое мнение по этому вопросу высказало Министерство труда и социальной политики в письме от 23.10.2008 г. № 330/06/186-08. Согласно ему изменения и дополнения, вносимые сторонами в трудовой договор, должны быть оформлены в виде приложения к трудовому договору. Впрочем письмо – это только мнение Министерства, поэтому предприниматель может воспользоваться рекомендацией и проинформировать свой цент занятости о произошедших изменениях, а может и не делать этого, поскольку никакой ответственности за неуведомление центра занятости об изменении фамилии работником законодательством не предусмотрено;
– справка о трудовых отношениях физического лица с плательщиком единого налога, выданная на работницу, изменившую фамилию. Напомним, что такая справка должна находиться на рабочем месте наемного работника предпринимателя-единщика и предъявляться при проверке представителям контролирующих органов. При этом согласно п. 5 Порядка выдачи свидетельства об уплате единого налога, утвержденного приказом ГНА Украины от 29.10.99 г. № 599, справка, выданная на конкретного работника, не может быть передана другому лицу. А работника, изменившего фамилию, при проверке вполне можно принять за такое “другое” лицо, ведь в справке вписаны фамилия, имя и отчество конкретного работника. При этом справка действительна только при наличии документа, подтверждающего личность – об этом прямо сказано в бланке справки. Как правило, документом, подтверждающим личность, является паспорт, в котором указана другая фамилия. Таким образом, в справку также должны быть внесены соответствующие изменения, иначе ее данные не будут совпадать с данными паспорта работницы. Для внесения изменений в справку необходимо подать в налоговую инспекцию письменное заявление, а также копии свидетельства о браке, трудового договора, паспорта и справки с идентификационным номером работницы (с учетом изменений). Поскольку порядок внесения изменений действующим законодательством не предусмотрен, налоговые инспекции на местах могут либо выписать новую справку, либо внести изменения в имеющуюся;
– Книга ф. № 10, зарегистрированная на работницу (если такая книга есть, так как она регистрируется не на всех работников, а только на тех, кто непосредственно занимается продажей товара). Порядок внесения изменений в Книгу ф. № 10 для наемных работников законодательством не урегулирован. Однако порядок первичной регистрации Книги ф. № 10 на наемных работников также не подтвержден законодательными нормами и регулируется только письмом ГНА Украины от 06.05.2000 г. № 6304/7/17-0217 “О книгах учета доходов и расходов физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиками единого налога”. Учитывая то, что Книга ф. № 10 содержит данные о фамилии работницы и серию и номер справки, выданной налоговой, в нее также следует внести изменения. Руководствуясь вышеприведенным письмом, предприниматель сам может внести изменение в Книгу ф. № 10 работницы на основании внесенных изменений в справку наемного работника (новой справки).
Что касается трудовой книжки работницы, то здесь все очень неоднозначно. Несмотря на то что фамилия в ней также подлежит корректировке, внести изменения в такую трудовую книжку предприниматель не сможет. Это связано с тем, что изменения на первой странице трудовой книжки (на которой указаны данные о фамилии, имени и отчестве) заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров. Такой порядок устанавливает пп. 2.13 п. 2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58). Предпринимателю такое право не предоставлено. Сложившаяся ситуация очень похожа с той, когда для наемного работника место работы у предпринимателя первое (трудовая книжка еще не оформлялась), а предприниматель не имеет права оформить трудовую книжку, потому как не является лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек. Соответственно он не может на первой странице трудовой книжки поставить печать предприятия или печать отдела кадров, как того требует пп. 2.12 п. 2 Инструкции № 58. Разъяснения по этому вопросу приведены в письме Минтруда Украины от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06. Аналогичная ситуация и со сменой фамилии работницей, ведь данные о фамилии нужно откорректировать именно на первой странице трудовой книжки, заполнять которую предприниматель не имеет права. Поэтому скорее всего эти изменения будут внесены только при работе у юридического лица.
Не стоит забывать также о том, что данные о новой фамилии работницы необходимо будет отразить в годовой персонифицированной отчетности, как в “Форме ІНДАНІ”, так и в “Форме СП”. При этом в “Форму СП”, в которой указывается список работников, принятых на работу в отчетном году, необходимо включить и работницу, изменившую фамилию (даже если она была принята на работу не в отчетном году, а ранее), ведь в Пенсионном фонде данные о ней будут устаревшими.
Отметим, что все вышесказанное актуально во всех случаях изменения фамилии, имени или отчества работником, а не только в связи с замужеством, с единственной оговоркой – документом, подтверждающим такое изменение, будет другой документ.
Ирина ПОПКОВА, бухгалтер-эксперт
