Електронний документообіг між контрагентами.
В останні роки електронний документообіг став звичним явищем. Разом з тим якщо ви вирішили відмовитися від паперових документів і у взаєминах із вашими контрагентами (постачальниками, покупцями, замовниками тощо) використовувати виключно електронні документи, варто пам’ятати про окремі важливі дрібниці.
Чи можна підписати договір, рахунок, звичайну накладну або акт виконаних робіт / наданих послуг за допомогою електронного підпису (ЕЦП) та відправити його контрагенту? Так, можна.
Але при цьому, якщо не йдеться про односторонній документ (наприклад, рахунок), і у вас, і вашого контрагента має бути документ, на який накладено одночасно два підписи – і ваш, і вашого контрагента. Зазвичай таку можливість надають різні сервіси обміну електронними документами. Напевно, найпопулярніший серед них – це «Вчасно», але є й багато інших.
Також при укладанні договору із контрагентом в ньому варто передбачити пункт, у якому зазначено, що сторони дійшли згоди щодо електронного обміну документами (зокрема підписання цього договору за допомогою ЕЦП), та визначити, який саме сервіс ви будете використовувати з цією метою. Якщо такого пункту в договорі немає – це не страшно, ви все одно можете використовувати електронний обмін документами. Але щоб уникнути в майбутньому конфлікту із контрагентом, усе ж таки бажано якимось чином закріпити ваші домовленості – зокрема щодо того, яким конкретно сервісом обміну документами ви будете користуватись.
Другий момент, про який варто пам’ятати, – це те, що за загальним правилом первинний документ складається в момент здійснення господарської операції, а датою документу є дата, коли він був підписаний стороною, що його склала.
Тобто якщо ви відправляєте товар вашому контрагенту, припустімо, 5 вересня 2023 року, то накладна має бути складена (і головне – підписана за допомогою ЕЦП) саме 5 вересня 2023 року.
Загалом, на сьогодні чинне законодавство допускає варіант, що первинний документ може бути складений і пізніше, ніж відбулася господарська операція. Ну тобто ви можете відправити товар 5 вересня, а видаткову накладну скласти 6 вересня. Але у такому випадку у цьому первинному документі має бути дві дати: дата здійснення господарської операції та дата складання первинного документу.
Що є важливим і на чому я хотів би наголосити: дата документу – це дата, коли він був підписаний.
Отже, повторюсь, якщо ви датуєте накладну про відвантаження товару 5 вересня, то і підписати за допомогою вашого ЕЦП ви повинні її 5 вересня.
Це той момент, за який в обов’язковому порядку будуть чіплятися податківці у випадку перевірки.
Аналогічно і щодо акту виконаних робіт чи наданих послуг. Зазвичай згідно договору акт має сформувати та надати виконавець. Отже, якщо акт датований, скажімо, 30 вересня, то і виконавець має його підписати саме 30 вересня.
Пам’ятайте, що будь-які недоліки, допущені при складанні документів, податкова може використати проти платника податків.
У цьому випадку розбіжність між датою, поставленою на документі, і датою електронного підпису того, хто його створив, може стати підставою для виключення вартості товарів (робіт, послуг) зі складу витрат платника на загальній системі оподаткування.
Ну а у випадку, коли платник зобов’язаний вести товарний облік, розбіжність між датою документу та датою електронного підпису може стати підставою для висновку про відсутність товарного обліку та як наслідок до платника може бути застосований штраф у розмірі 100% вартості товару, по якому відсутній товарний облік.
