Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного из них налога

ПОРЯДОК заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога

Утверждено
приказом Министерства финансов Украины
от 13.01.2015 г. № 4

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции Украины
30.01.2015 г. под № 111/26556

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет порядок заполнения и представления в орган Государственной фискальной службы Украины (далее – контролирующий орган) Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога (далее – налоговый расчет) в соответствии с требованиями статьи 51 главы 2, подпункта 70.16.1 пункта 70.16 статьи 70 главы 6 раздела II, подпункта 170.4.2 пункта 170.4 статьи 170 и подпункта “б” пункта 176.2 статьи 176 раздела IV, подпункта 1.6 пункта 16¹ подраздела 10 раздела XX Налогового кодекса Украины (далее – Кодекс).

1.2. Налоговый расчет – документ, свидетельствующий о суммах дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, суммах удержанного и/или уплаченного налога. На основании сведений относительно сумм удержанного и/или уплаченного налога, которые указываются в налоговом расчете, начисление налогового обязательства не производится.

1.3. Действие настоящего Порядка распространяется на налоговых агентов, а именно: юридических лиц (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения), самозанятых лиц, представительства нерезидентов – юридических лиц, инвесторов (операторов) по соглашению о распределении продукции, которые независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами и/или формы начисления (выплаты, предоставления) дохода (в денежной или неденежной форме) начисляют (выплачивают, предоставляют) доходы физическому лицу и/или обязаны начислять, удерживать и уплачивать налог, предусмотренный разделом IV Кодекса, в бюджет от имени и за счет физического лица с доходов, выплачиваемых такому лицу, а также военный сбор, предусмотренный пунктом 16¹ подраздела 10 раздела XX Кодекса.

1.4. Представление налоговыми агентами налогового расчета за период, в котором проводились процедуры его прекращения, осуществляется до завершения таких процедур (государственной регистрации прекращения юридического лица, государственной регистрации прекращения предпринимательской деятельности физического лица – предпринимателя).

II. Порядок представления налогового расчета

2.1. Налоговый расчет представляется отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Отдельный налоговый расчет за календарный год не представляется.

Если последний день срока представления налогового расчета приходится на выходной или праздничный день, последним днем срока считается операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем.

Предельные сроки представления налогового расчета могут быть увеличены по правилам и на основаниях, предусмотренных Кодексом.

2.2. Налоговый расчет представляется независимо от того, выплачивает или не выплачивает доходы плательщикам налога налоговый агент в течение отчетного периода.

2.3. Налоговый расчет представляется в контролирующие органы по местонахождению налогового агента – юридического лица или его обособленных подразделений или в контролирующий орган по налоговому адресу физического лица – налогового агента.

Налоговый расчет может подготавливаться налоговым агентом следующим образом:

• на неповрежденном бумажном носителе формата А4 (количество листов не ограничивается), который заполняется машинописным текстом или печатными буквами без помарок, зачеркиваний, исправлений и уточнений, страницы нумеруются. В незаполненных полях информационной строки проставляется прочерк. Представление ксерокопии налогового расчета не разрешается;
• на электронном носителе информации в электронной форме с использованием специализированного программного обеспечения, актуальные версии которого бесплатно предоставляются контролирующим органом по месту постановки налогового агента на учет и размещены на официальном веб-портале Государственной фискальной службы Украины.

Налоговый расчет представляется налоговыми агентами одним из следующих способов:

• средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия по использованию электронной цифровой подписи ответственного лица налогового агента в порядке, определенном законодательством;
• на бумажном носителе вместе с электронной формой на электронном носителе информации;
• на бумажном носителе, если количество строк в налоговом расчете не превышает десяти.

Налоговый расчет подготавливается в двух экземплярах. Один экземпляр представляется в контролирующий орган. Второй – с подписью лица, ответственного за прием расчета, штампом и проставленным номером порции, полученным при обязательной регистрации расчета в контролирующем органе, возвращается налоговому агенту.

Представление налогового расчета средствами электронной связи в электронной форме осуществляется в соответствии с порядком подготовки и представления налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи.

2.4. Налоговый расчет представляется налоговыми агентами со штатной численностью работников до 1 000 человек единым документом на всех работающих, с обязательным заполнением их налоговых номеров или серии и номера паспорта (для физического лица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта) одной порцией. Если штатная численность работников более 1 000 человек, возможно представление налогового расчета несколькими порциями, каждая из которых является отдельным налоговым расчетом со своим номером порции. Срок представления последней порции не должен превышать установленного срока представления налогового расчета. Листы отдельного налогового расчета сшиваются.

2.5. Религиозные организации, а также созданные ими благотворительные заведения должны представлять налоговый расчет на всех плательщиков налога.

2.6. В случае если обособленное подразделение юридического лица не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, налоговый расчет в виде отдельной порции за такое подразделение представляет юридическое лицо в контролирующий орган по своему местонахождению и направляет копию такого расчета в контролирующий орган по местонахождению такого обособленного подразделения в установленном порядке. В порции, которая представляется за обособленное подразделение, указываются сведения о физических лицах (работающих) этого подразделения.

III. Порядок заполнения налогового расчета

3.1. Реквизиты налогового расчета, которые заполняются:

• напротив надписи “Стор.” налоговым агентом проставляются порядковые номера страниц налогового расчета;
• отмечается соответствующая клеточка “Звітний”, “Звіт­ний новий” или “Уточнюючий” в зависимости от того, какой налоговый расчет представляется;
• напротив надписи “Порція” налоговым агентом проставляется номер порции;
• указываются налоговый номер юридического лица – налогового агента, налоговый номер или серия и номер паспорта физического лица – налогового агента (для физического лица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта), представляющего расчет. Заполнение клеточек производится слева направо (для юридических лиц дополняется слева нулями до восьми цифр, если значимых цифр менее восьми);
• отмечается соответствующая клеточка “Юридична особа” или “Самозайнята фізична особа”;
• напротив надписи “Працювало за трудовими договорами” проставляется количество работников, работающих по трудовым договорам (контрактам);
• напротив надписи “Працювало за цивільно-правови­ми договорами” проставляется количество работников, работающих по гражданско-правовым договорам в отчетном периоде.
• Реквизиты, предусмотренные абзацами седьмым и восьмым этого пункта, заполняются только при наличии у юридического лица или у самозанятого физического лица наемных работников и только для первой порции налогового расчета;
• указываются наименование юридического лица или фамилия, имя и отчество самозанятого физического лица, налоговый адрес юридического лица или самозанятого физического лица, представляющего налоговый расчет;
• указывается наименование контролирующего органа, в который представляется налоговый расчет;
• напротив надписи “Звітний період” отражаются арабскими цифрами порядковый номер отчетного квартала и год.

Отражение сведений в разделе I “Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку” (далее – раздел I),:

• в графе 1 “№ з/п” отражается порядковый номер каждой заполняемой строки;
• в графе 2 “Податковий номер або серія та номер паспорта*” отражается регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта физического лица (для физического лица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта), о котором предоставляется информация в налоговом расчете.

3.2. В графе 3а “Сума нарахованого доходу” отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физическому лицу в соответствии с признаком дохода согласно справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к настоящему Порядку.

При начислении дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены такие доходы или нет.

Начисленный доход отражается полностью, без вычета налога на доходы физических лиц, суммы единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, страховых взносов в Накопительный фонд, в случаях, предусмотренных законом, – обязательных страховых взносов в негосударственный пенсионный фонд, которые в соответствии с законом уплачиваются за счет заработной платы работника, суммы налоговой социальной льготы при ее наличии и военного сбора (в периоде его взимания).

3.3. В графе 3 “Сума виплаченого доходу” отражается сумма фактически выплаченного дохода налогоплательщику налоговым агентом.

Заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в налоговый расчету за I квартал входит заработная плата за январь, начисленная в январе и выплаченная в феврале, за февраль (начисленная в феврале и выплаченная в марте), за март (начисленная в марте и выплаченная в апреле).

3.4. В графе 4а “Сума нарахованого податку” отражается сумма налога, начисленного и удержанного из дохода, начисленного налогоплательщику согласно законодательству.

3.5. В графе 4 “Сума перерахованого податку” отражается фактическая сумма перечисленного налога в бюджет.

Сумма начисленного дохода в графе 3а, сумма выплаченного дохода в графе 3, сумма начисленного налога на доходы физических лиц в графе 4а, сумма перечисленного в бюджет налога на доходы физических лиц в графе 4 отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками).

3.6. В графе 5 “Ознака доходу” указывается признак дохода согласно справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к настоящему Порядку. Признак дохода определяется к начисленному доходу. Если доходы выплачиваются в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода в случае выплаты должен указываться в соответствии с начисленным в предыдущем квартале доходом.

По каждому физическому лицу необходимо заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет. О каждом признаке дохода физического лица необходимо заполнять только одну строку с обязательным заполнением графы 2 “Податковий номер або серія та номер паспорта*”, кроме случаев, указанных в пунктах 3.7 и 3.8 этого раздела.

3.7. Графа 6 заполняется только на тех физических лиц, которые принимались на работу в отчетном периоде. Графа 7 заполняется только на тех физических лиц, которые были уволены в отчетном периоде по месту работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде. Для тех физических лиц, которые не меняли места работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются. В случае неоднократного приема физического лица на работу и его увольнения с работы в отчетном квартале о таком лице необходимо заполнять столько строк, сколько раз информация об изменении места работы лица встречается в отчетном квартале.

В графе 6 “Дата прийняття на роботу” проставляется дата (число, порядковый номер месяца, год) приема физического лица на работу, например, если дата приема – 19 августа 2014 года, в графе 6 необходимо указать “19.08.2014”.

В графе 7 “Дата звільнення з роботи” проставляется дата увольнения физического лица с работы по образцу, приведенному в абзаце втором этого пункта.

3.8. В графе 8 “Ознака податкової соціальної пільги” отражается признак налоговой социальной льготы согласно справочнику признаков налоговых социальных льгот, приведенному в приложении к настоящему Порядку. Графа 8 заполняется только для физических лиц, имевших льготы по налогу в отчетном периоде согласно законодательству по месту получения основного дохода. При отсутствии у физического лица льгот в отчетном периоде в графе 8 проставляется прочерк. При заполнении графы 8 следует учитывать тот признак льготы, который соответствует начисленному доходу. Допускается наличие нескольких строк с одним признаком дохода только при наличии у физического лица нескольких признаков льгот по такому признаку дохода (наличие разных льгот в каждом из трех месяцев квартала).

3.9. В графе 9 “Ознака (0, 1)” отражается признак “0”, если строку необходимо ввести, или признак “1”, если строку необходимо исключить. Графа 9 заполняется только для отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов.

3.10. В последней строке раздела I указываются общие суммы начисленного дохода по графе 3а, выплаченного дохода – по графе 3, начисленного налога – по графе 4а, перечисленного налога – по графе 4.

3.11. Отражение сведений в разделе II “Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір” (далее – раздел II):

• в строке “Оподаткування процентів” общая сумма дохода, начисленного в виде процентов, общая сумма начисленного налога на доходы физических лиц и общая сумма перечисленного в бюджет налога на доходы физических лиц отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками). Сведения о физическом лице – плательщике налога, которому начислены доходы в виде процентов, не указываются;
• в строке “Оподаткування виграшів (призів) у лотерею” общая сумма начисленного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею, общая сумма выплаченного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею, общая сумма начисленного налога на доходы физических лиц и общая сумма перечисленного в бюджет налога на доходы физических лиц отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками). Сведения о физическом лице – плательщике налога, которому начислены доходы в виде выигрышей (призов) в лотерею, не указываются;
• в строке “Військовий збір” общая сумма начисленного дохода, общая сумма выплаченного дохода, общая сумма начисленного военного сбора и общая сумма перечисленного в бюджет военного сбора отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками). Сведения о физическом лице – плательщике налога, которому начислены доходы, из которых удерживается военный сбор, не указываются.

3.12. В конце налогового расчета проставляются:

• количество заполненных строк раздела I, количество физических лиц, на которых подана информация, и количество страниц налогового расчета. При определении количества заполненных строк раздела I итоговая строка в соответствии с пунктом 3.10 этого раздела не учитывается;
• налоговый номер или серия и номер паспорта (для физического лица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта) руководителя юридического лица, представляющего расчет, подпись, инициалы, фамилию, телефон;
• налоговый номер или серия и номер паспорта (для физического лица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта) главного бухгалтера юридического лица, представляющего расчет, подпись, инициалы, фамилию, телефон;
• налоговый номер или серия и номер паспорта (для физического лица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта) самозанятого физического лица, представляющего расчет, подпись, инициалы, фамилию, телефон.
• Налоговый расчет на последней странице заверяется:
• для юридического лица – подписями руководителя юридического лица и главного бухгалтера и удостоверяется печатью (при наличии);
• для физического лица – налогового агента – подписью лица, представляющего налоговый расчет, и удостоверяется печатью (при наличии).

В поле “Дата подання” проставляется дата представления налогового расчета налоговым агентом.

3.13. В конце налогового расчета проставляются отметки служебных лиц контролирующего органа о внесении данных из налогового расчета в электронную базу налоговой отчетности (дата, подпись, инициалы, фамилия).

IV. Порядок проведения корректировок

4.1. Корректировки представленного и принятого налоговых расчетов проводятся на основании самостоятельно выявленных налоговым агентом ошибок, а также на основании уведомлений об ошибках, выявленных контролирующим органом.

4.2. При необходимости проведения корректировок налогового расчета до окончания срока его представления представляется отчетный новый налоговый расчет.

4.3. Уточняющий налоговый расчет представляется при необходимости проведения корректировок налогового расчета после окончания срока его представления. Уточняющий налоговый расчет может представляться как за отчетный период, так и за предыдущие периоды.

4.4. Порядок заполнения отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов является одинаковым. Отчетный новый и уточняющий налоговые расчеты представляются на основании информации из предварительно представленного налогового расчета и содержат информацию только по уточняемым строкам и реквизитам. Для заполнения также используется информация из уведомлений о выявленных ошибках, которые направляются контролирующими органами налоговому агенту.

Корректировка показателей раздела I:

• для исключения одной ошибочной строки из предварительно введенной информации необходимо повторить все графы такой строки и в графе 9 указать “1” – на исключение строки;
• для введения новой или пропущенной строки необходимо полностью заполнить все его графы и в графе 9 указать “0” – на ввод строки;
• для замены одной ошибочной строки другой необходимо исключить ошибочную информацию в соответствии с абзацем вторым этого пункта и ввести правильную информацию в соответствии с абзацем третьим этого пункта, т. е. полностью заполнить две строки, одна из которых исключает предварительно внесенную информацию, а вторая вносит правильную информацию. В таком случае в первой строке в графе 9 указывается “1” – строка на исключение, а во второй – “0” – строка на ввод.

Корректировка показателей раздела II:

подраздел “Оподаткування процентів”:

для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке “Оподаткування процентів – виключення**” необходимо повторить все графы ошибочной строки, а в строке “Оподаткування процентів” отразить правильную информацию;

подраздел “Оподаткування виграшів (призів) у лотерею”:

для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке “Оподаткування виграшів (призів) у лотерею – виключення***” необходимо повторить все графы ошибочной строки, а в строке “Оподаткування виграшів (призів) у лотерею” отразить правильную информацию;

подраздел “Військовий збір”:

для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке “Військовий збір – виключення****” необходимо повторить все графы ошибочной строки, а в строке “Військовий збір” отразить правильную информацию.

Директор Департамента налоговой
таможенной политики и методологии
бухгалтерского учета
Н. Чмерук