Please wait...
Світлана ЛІСТРОВА,
незалежний експерт з питань трудового законодавства,
бухгалтерського обліку та оподаткування, ACCA DipIFR (RUS)
Помилилися в номерах наказів чи строках їх зберігання або нечітко прописали зміст, щось упустили, то хіба це таке вже серйозне порушення?
Частіше так, ніж ні. На підставі наказів приймають на роботу працівників, їх звільняють, встановлюють доплати та надбавки, нараховують відпускні, компенсують виплати й нараховують зарплату за дні відрядження.
Тож накази з кадрових питань, пов’язані з нарахуванням виплат працівникам, по суті, є первинним документом для певних подій (господарських операцій).
Перевірки ж Держпраці не обмежені строком давності. Це означає, що інспектор праці врахує усі допущені при оформленні наказів недоліки і помилки, відсутність наказу (або інформації в ньому), щоб констатувати порушення законодавства з застосуванням фінансових штрафів. Адже такі помилки (після їх виявлення) неможливо виправити «заднім числом».
Аби не допускати помилок під час складання проектів наказів, присвоєнні реєстраційних індексів і не поєднувати непоєднуване варто зазирнути до таких нормативних актів:
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578);
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях, затверджені наказом Мінюсту від 18.06.2016 № 1000/5 (далі – Правила № 1000).
Ці нормативні акти дуже об’ємні і дуже складні для розуміння.
У результаті – допускаємо кілька типових помилок під час оформлення наказів!
Помилка 1. Дуже поширена
Усі накази з кадрових питань нумеруються послідовно з додаванням індексу «к» або «п» і реєструються в одному журналі реєстрації наказів з кадрових питань. А яка різниця ─ головне щоб був наказ!?
В результаті маємо не одну, а відразу три помилки: усім кадровим наказам присвоюється однаковий індекс, послідовна нумерація для всіх, реєстрація в одному журналі. У чому суть помилок і як їх уникнути?
Перше ─ треба визначитися зі строком зберігання наказу залежно від його призначення і змісту. Скільки має зберігатися конкретний наказ з кадрових питань: 75 років чи 5 років?
Відповідь шукаємо у ст. 16 Переліку 578. Серед наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (до 10 років): про стягнення (оголошення догани), надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам (крім додаткових відпусток у зв’язку зі шкідливими, важкими та небезпечними умовами праці) та відпусток у зв’язку із навчанням, короткострокові відрядження у межах України та за кордон.
Перелічені накази зберігаються 5 років відповідно до ст. 16-б Переліку № 578.
Друге ─ накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років) і тривалого (понад 10) зберігання окремо нумеруються в межах календарного року і відповідно мають різні реєстраційні номери (індекси).
Третє ─ реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри з доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу.
Звідки береться цей індекс? Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат (якщо їх кількість – значна).
Помилка 2. Поєднання непоєднуваного
Виданий один наказ з кадрових питань про надання щорічної основної відпустки і щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці
Це неприпустимо. Аби визначитися, до якого виду віднести кадровий наказ потрібно проаналізувати зміст наказу і звернутися до Номенклатури справ, яка має бути розроблена на підприємстві (в кожному структурному підрозділі) з урахуванням строків зберігання документів, визначених Переліком № 578.
В чому помилка? Строк зберігання наказу про надання щорічної основної відпустки ─ 5 років, а наказу про надання щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці ─ 75 років, тому це мають бути окремі накази з різними реєстраційними номерами (індексами).
Помилка 3. Допомога на оздоровлення в наказі про відпустку
У наказі про надання щорічної основної відпустки вказано «з наданням матеріальної допомоги на оздоровлення у розмірі посадового окладу» (колдоговором або положенням про оплату праці передбачена така виплата)
Що тут не так? Відповідь шукаємо знову у ст. 16-б Переліку № 578 і вона проста: наказ про надання щорічної основної відпустки ─ зберігається 5 років, а накази про надання матеріальної допомоги працівникам ─ 75 років.
Помилка 4. Кілька примірників оригіналу одного наказу
На підприємстві видається по 3 примірники оригіналу наказу, один залишається у службі діловодства (канцелярії чи іншому підрозділі, що готував проект), а інші направляються у структурні підрозділи, яких це стосується?
Оригінал документа (наказу) може бути тільки один і він долучається до відповідної справи, утвореної за номенклатурою справ (для збереження оригіналів у автора).
Копії створюються в необхідній кількості для внутрішнього використання на підприємстві (за потреби) відповідно до вимог гл. 10 р. ІІ Правил № 1000.
Порядок засвідчення копій визначають у інструкції з діловодства, а повноваження стосовно права засвідчувати копії прописують також у посадових інструкціях працівників.
Помилка 5. У розпорядчих документах з кадрових і з інших питань відсутнє ДІЄСЛОВО
У наказі немає констатуючої частини та дієслова (розпорядчої дії), а зміст розпорядчої частини дуже розмитий, скажімо, «звернути увагу на недоліки в роботі».
У розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими - його ім'я та по батькові (п. 7 гл. 9 р. ІІ Правил № 1000).
Помилка 6. Відсутність інформації про умови праці в розпорядчій частині наказу
У наказі про прийняття працівника не зазначені умови оплати праці (посадовий оклад, надбавки, доплати), а вказано «посадовий оклад згідно зі штатним розписом»
Тут маємо одразу і порушення правил діловодства, і законодавства про працю.
По-перше, у разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат (абз. 3 п. 7 гл.9 р. ІІ Правил № 1000).
По-друге, у разі прийняття працівника на роботу з ним обумовлюються умови оплати праці. Якщо ж трудовий договір укладається шляхом надання заяви кандидатом і видання керівником наказу про прийняття на роботу, то в цьому наказі мають бути чітко визначені посадовий оклад (тарифна ставка) та постійні види надбавок і доплат.
Судова практика: за відсутність умов оплати праці у наказі про прийняття на роботу, зокрема доплати за роботу у шкідливих умовах праці, ГУ Держпраці був застосований штраф ─ адміністративний окружний суд визнав його правомірним (постанова Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 16.08.2017 у справі № 804/2806/17). ВСУ підтримав рішення першої і апеляційної інстанції (постанова ВСУ від 25.04.2018 у справі № 804/2806/17).
Помилка 7. Використання довільної форми наказу без дотримання ДСТУ
Підприємство використовує довільну форму (не затверджену) з Інтернету, ігноруючи вимоги Правил № 1000 і ДСТУ 4163:2020
Краще за все використовувати типові форми наказів (розпоряджень) № П-1, № П-3, № П-4, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Хоч вони й не відповідають вимогам нормативних актів з діловодства. Інспектор праці зачасту вимагає, щоб під час оформлення наказів про прийняття на роботу, надання відпусток, звільнення з роботи застосовувалися саме ці типові форми.
Судова практика невтішна: вимога щодо застосування типових форм, передбачених наказом від 05.12.2008 № 489) була визнана судом правомірною, і фінансовий штраф – теж (ухвала ВАСУ від 31.10.2017 № К/800/10207/17|804/6752/16).І це не єдиний випадок.
За загальним правилом бланки розпорядчих документів повинні затверджуватися розпорядчим актом підприємства, керівник приймає рішення про спосіб виготовлення бланків (гл. 2 р. ІІ Правил № 1000). Однак при створенні бланків має бути дотримано вимог ДСТУ 4163:2020 (а до 31.08.2021 – ДСТУ 4163:2003).
Помилка 8. Документи-підстави для видання наказів з кадрових питань зберігаються разом з оригіналами наказів
Підприємство зберігає заяву про прийняття працівника на іншу роботу разом із наказом про переведення
Заяви працівників та інші документи, що є підставою для видання наказу з кадрових питань, зберігаються окремо від самих наказів, а саме:
● в Особовій справі працівника: заява про прийняття на роботу, трудовий договір (контракт), заява про зміну біографічних даних, про переведення на іншу роботу, заява про звільнення тощо;
● ті ж документи, що не ввійшли до особової справи, зберігаються у інших справах, визначених Номенклатурою справ підприємства.
