Отпускная пора (Часть 2) № 13, июль 2009 г.

Внимание! Эта страница является архивной, возможно материалы опубликованные на ней уже устарели. С актуальной информацией для предпринимателей вы можете ознакомиться в газете «Частный предприниматель»

В части 1 этой статьи (см. “Частный предприниматель” №12, 2009) были изложены общие требования по оформлению отпусков, а также рассмотрены вопросы предоставления дополнительных отпусков для работников, имеющих детей. В настоящей публикации уделим внимание делению отпуска на части и непосредственно порядку начисления отпускных.

Деление отпуска на части

Согласно ч. 1 ст. 12 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР “Об отпусках” (далее – Закон № 504) ежегодный отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности. Но при этом существует требование, чтобы одна непрерывная часть отпуска была продолжительностью не менее 14 календарных дней.

Следует отметить, что в законе сказано: отпуск может быть разделен на части. Значит, предприниматель может, но не обязан, удовлетворить просьбу работника, все зависит от производственных обстоятельств. Разъяснение по данному вопросу приведено в письме Минтруда от 26.02.2008 г. № 87/13/84-08. Поскольку в Законе № 504 не сказано о том, что непрерывная часть продолжительностью 14 календарных дней обязательно должна быть первой, то при условии согласия работодателя работник делит отпуск на части, которые ему удобны.

При делении отпуска на части обязательно должно соблюдаться требование, установленное законом: неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется данный отпуск.

Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику до 16 марта 2009 года, но не позднее 16 марта 2010 года.

Напомним, что нормами Закона № 504 запрещается работодателю не предоставлять ежегодные отпуска полной продолжительности на протяжении двух лет подряд.

За такое нарушение предприниматель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях. Размер штрафа составляет от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1 700 грн.).

Предоставление отпуска при увольнении

Действующим законодательством предусмотрены случаи, когда работнику может быть предоставлен отпуск в другие сроки, чем установленные графиком. Например, работник увольняется раньше срока, за который положен отпуск. В соответствии со ст. 3 Закона № 504 по его заявлению ему может быть предоставлен отпуск за все причитающиеся дни с последующим увольнением. В этом случае последний день отпуска будет считаться днем увольнения. Не распространяется данная норма на работника, которого увольняют за нарушение трудовой дисциплины.

Продолжительность отпуска рассчитывается пропорционально отработанному времени. За каждый отработанный месяц предоставляется 2 дня отпуска.

Если работник не хочет использовать причитающиеся ему дни отпуска перед увольнением, ему выплачивается компенсация за эти дни. Порядок начисления компенсации такой же, как и за дни отпуска.

Начисление отпускных

Отпускные за ежегодный или дополнительный отпуск, а также размер компенсации за неиспользованный отпуск рассчитываются в соответствии с нормами Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 г. № 100 (далее – Порядок № 100).

В п. 7 данного Порядка определен механизм расчета выплат за время ежегодного и дополнительного отпусков или компенсации за неиспользованный отпуск, продолжительность которых рассчитывается в календарных днях. Для начала определяется размер среднедневного дохода, который в дальнейшем умножается на количество календарных дней отпуска. Среднедневной доход рассчитывается путем деления суммарного заработка за время расчетного периода на соответствующее количество календарных дней этого периода.

Для расчета отпускных необходимо правильно определить расчетный период и размер выплаченного дохода за этот период. Эти данные позволят правильно рассчитать размер среднедневной зарплаты.

Расчетный период. Если работник работает у предпринимателя более года, то расчетным периодом будут 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Если менее года, расчетным периодом будет фактически отработанное время с 1-го по 1-е число (п. 2 Порядка № 100).

Поскольку работник проработал более года, то расчетным в этом случае будет период с 1 июля 2008 года по 1 июля 2009 года – 12 календарных месяцев.

Поскольку она проработала менее года, то согласно действующему законодательству расчетным будет период с 1 октября 2008 года по 1 июля 2009 года – 9 календарных месяцев.

Продолжительность отпуска определяется в календарных днях, поэтому в расчетном периоде используются также календарные дни, но без учета праздничных, нерабочих дней, установленных ст. 73 Кодекса законов о труде Украины. Ежегодно Министерство труда и социальной политики Украины приводит данные о том, какие же дни являются праздничными в письмах. Так, для 2009 года такая информация приведена в письме от 30.09.2008 г. № 10338/0/14-08/13*, а для 2008 года – в письме от 18.09.2007 г. № 6884/0/14-07/13**.

Определение количества календарных дней, используемых в расчетном периоде, для примера 2 и 3 представим в таблице 1.

Таблица 1

Если на расчетный период приходится период, в течение которого работник работал на условиях неполного рабочего дня (неполной рабочей недели), количество календарных дней, используемых для расчета отпускных исчисляется в общем порядке.

Если же работник какое-то время расчетного периода работал в режиме неполной рабочей недели по инициативе работодателя, то эти нерабочие дни также необходимо исключить из расчета***. Разъяснение по данному вопросу приведено в письме Министерства труда и социальной политики Украины от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09.

Виды дохода, используемого для расчета отпускных. В п. 3 Порядка № 100 определены выплаты, которые включаются в расчет средней заработной платы при расчете отпускных. У наемных работников предпринимателя это – заработная плата с учетом индексации; пособие по временной нетрудоспособности, включая оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности, выплачиваемой за счет средств предпринимателя; пособие по беременности и родам; отпускные за отпуск прошлого года и др. А в п. 4 Порядка № 100 определены выплаты, которые не включаются в расчет. К ним относятся: одноразовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь и др.), возмещение командировочных расходов, пенсии, государственные пособия, социальные выплаты и др.

Расчет отпускных. Для расчета отпускных предпринимателю необходимо определить размер среднедневного дохода. Для этого общую сумму дохода за расчетный период следует разделить на количество календарных дней расчетного периода.

Размер среднедневного дохода соответственно составит: 5 985,00 грн. : 263 дн. = 22,76 грн.

Если работнику предоставляется отпуск полной продолжительности, то размер отпускных составит соответственно: 22,76 грн. х 24 к. дн. = 546,24 грн.

Как указывалось в части 1 этой статьи, работника в некоторых случаях могут отозвать из отпуска. Возникает вопрос: как же быть в этом случае с отпускными? При отзыве из отпуска работник не должен возвращать отпускные за эти дни. Их размер учитывают при начислении зарплаты за эти дни и выплачивают разность между причитающейся суммой по расчету и полученной в виде отпускных. Когда работнику будут предоставлены неиспользованные дни отпуска, то отпускные начисляются в общем порядке.

Начисление налогов и сборов на отпускные и перечисление

Начисление и выплата отпускных не всегда совпадают со сроками выплаты аванса и зарплаты за вторую половину месяца, поэтому следует правильно и своевременно начислить и перечислить необходимые налоги и сборы. Если весь отпуск приходится на один месяц, то проблем с его начислением нет. А если отпуск переходящий (начинается в одном месяце, а заканчивается в другом), необходимо учитывать следующее.

1. Налог с доходов (НДФЛ) удерживается так же, как из заработной платы. Для этого определяется размер общего дохода (зарплата плюс отпускные за дни, приходящиеся на этот месяц) за первый месяц и отдельно за дни следующего месяца.

При расчете НДФЛ, если размер зарплаты с отпускными позволяют, то применяется та налоговая социальная льгота (НСЛ), на которую имеет право данный конкретный работник. Если размер зарплаты и отпускных за дни июля не превысят 940 грн. (размер дохода в 2009 году, при котором наемный работник имеет право на НСЛ), то применяется обычная НСЛ. Если работник имеет право на НСЛ большего размера, то доход должен соответствовать нормам абз. “а” – “в” пп. 6.1.2 ст. 6 Закона Украины от 22.05.2003 г. № 889-IV “О налоге с доходов физических лиц”. При исчислении НДФЛ за дни отпуска второго месяца НСЛ не стоит применять. Ее можно будет применить по итогам месяца, когда будет известна общая сумма дохода.

Необходимо определить отдельно доход за июль и отдельно за 12 дней августа. В июле общий доход составит 702,12 грн., за дни августа – 273,12 грн. После выхода из отпуска при начислении зарплаты за вторую половину августа работнику будет начислена зарплата за отработанные дни.

К общему доходу июля может быть применима НСЛ, поэтому при расчете НДФЛ налогооблагаемый доход июля будет уменьшен на 302,50 грн. (размер обычной НСЛ), а также на сумму удержанных взносов в Пенсионный фонд и другие социальные фонды.

2. При исчислении взносов в Пенсионный фонд необходимо учесть требования пп. 5.1.7 и 5.2.3 р. 5 Инструкции о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденной постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003 г. № 21-1: максимальная величина, с которой уплачиваются взносы, применяется к выплатам отдельно за каждый месяц. То есть при исчислении взносов в Пенсионный фонд необходимо определить отдельно размер выплат за июль и за август и сравнить их с максимальной величиной дохода, с которой удерживаются взносы в Пенсионный фонд. В 2009 году максимальный размер дохода равен пятнадцати размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц и составляет 10 035 грн. Если фактически начисленная сумма меньше максимальной величины, то начислить взносы необходимо на фактически начисленную сумму. В 2009 году начисление на зарплату составляет 33,2%, а удержание – 2%.

Воспользовавшись данными примера 5, произведем соответствующие расчеты за июль: 33,2% составят 233,10 грн., удержания – 14,04 грн. За август соответственно: 90,68 грн. и 5,46 грн.

Разбивка суммы отпускных по календарным месяцам, на которые приходятся дни отпуска, требуется и при начислении и удержании взносов в другие социальные фонды. Это необходимо для сравнения начисленной суммы дохода с максимальной величиной дохода, с которого удерживаются взносы и в социальные фонды.

3. При исчислении взносов в Фонд социального страхования по безработице начисления осуществляются в размере 1,6%, а удержания – 0,6%. Воспользовавшись данными примера 5, рассчитаем удержания и начисления в Фонд. Начисления за июль составят 11,23 грн., за август – 4,37 грн., а удержания соответственно – 4,21 грн. и 1,64 грн.

4. При исчислении взносов в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности необходимо размер начисленного дохода сравнить с размером прожиточного минимума, установленного для трудоспособного населения. (В 2009 году он составляет 669 грн.) Если начисленный размер меньше этой величины, то удерживаются взносы в размере 0,5%, а если больше – 1%. Начисления составляют 1,4%. Для примера 5 удержания за июль составят 1% – 7,02 грн., а за дни августа – 0,5% – 1,37 грн. Начисления за июль – 9,83 грн., за август – 3,82 грн.

5. При исчислении взносов в Фонд социального страхования от несчастного случая на производстве применяется размер страхового тарифа, установленный Фондом, в зависимости от осуществляемого вида деятельности (у каждого предпринимателя он свой).

При начислении зарплаты за август налоги и сборы должны быть удержаны с учетом уже удержанных в июле за дни отпуска в августе. При этом общий доход определяется так, как и доход за июль – отпускные за дни августа и зарплата за отработанные в августе дни.

Налоги и взносы, начисленные на отпускные, подлежат своевременному перечислению в соответствующие бюджеты.

Уплата налога с доходов физических лиц регулируется нормами Закона № 889. Согласно пп. 8.1.2 данного Закона ст. 8 НДФЛ подлежит уплате в бюджет при выплате дохода (при этом значения не имеет, за какой период выплачивается доход), т. е. при выплате отпускных наемным работникам необходимо уплатить налог с доходов. Если деньги получают по чеку, налог с доходов перечисляется в день получения денег, если же из выручки, то налог подлежит уплате в течение следующего банковского дня после выплаты отпускных.

Если предприниматель при выплате отпускных своевременно не уплатит налог с доходов, к нему могут быть применены как финансовые, так и административные штрафы: по пп. 17.1.9 ст. 17 Закона Украины от 21.12.2000 г. № 2181-III “О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами” (далее – Закон № 2181) штраф в двойном размере суммы неперечисленного налога; по ст. 163⁴ Кодекса Украины об административных правонарушениях – административная ответственность в форме предупреждения или штрафа в размере от 2 до 3 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 34 до 51 грн.) Кроме того, согласно пп. 16.1.2 ст. 16 Закона № 2181 за несвоевременное перечисление налогов с дохода в бюджет предпринимателю должна быть начислена пеня.

Уплата взносов в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве, Фонд социального страхования по безработице осуществляется одновременно с получением средств на оплату труда в учреждении банка. Если зарплата перечисляется наемным работникам на карточки, то взносы перечисляются в день ее перечисления. Если зарплата выплачивается из выручки, то взносы должны быть перечислены не позднее следующего дня.

Нормы Закона Украины от 18.01.2001 г. № 2240-III “Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением” позволяют предпринимателю перечислять взносы один раз в месяц, но банки требуют наличия платежек для перечисления взносов во все фонды при каждом получении зарплаты или отпускных. Поэтому рекомендуем и в данный Фонд перечислять взносы при получении (перечислении) средств на выплату отпускных.

Наталия Щербак, зам. главного редактора

__________

* Приведено в “Частном предпринимателе” № 24, 2008 г. на с. 42.

** Приведено в “Частном предпринимателе” № 24, 2007 г. на с. 45.

*** Подробнее об этом читайте в “Частном предпринимателе” № 10, 2009 г. на с. 20.

"Частный предприниматель" № 13, июль 2009 г.