Записи в трудовой книжке работника

Виктория Лобода,
«Частный предприниматель» № 17, 2011 г.

Как предпринимателю правильно вносить записи в трудовую книжку работника?

Согласно ст. 24 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) трудовой договор между работником и предпринимателем должен заключаться в письменной форме. Такой договор должен быть зарегистрирован в государственной службе занятости по месту проживания предпринимателя в недельный срок с момента фактического допуска работника к выполнению работы (ст. 241 КЗоТ).

Форма трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд, и Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом утверждены приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.

В ст. 48 КЗоТ определено, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней.

Устраиваясь на работу, работник должен предъявить работодателю свою трудовую книжку и вкладыш (при его наличии). Вкладыш к трудовой книжке оформляется в случае, если все страницы одного из разделов заполнены и нет места для очередной записи. Чаще всего бывает заполнен раздел “Сведения о работе”. Первая запись в соответствующем разделе вкладыша производится под очередным порядковым номером, следующим за номером данного раздела самой трудовой книжки (т. е. во вкладыше продолжается нумерация записей, а не начинается с первого номера). Принимать к оформлению вкладыш без книжки нельзя.

Согласно п. 2.4 р. 2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58), все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). (У предпринимателя – согласно трудовому договору, зарегистрированному в центре занятости.)

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными). Например, если работник принят на работу 1 августа 2011 года, в графе 2 трудовой книжки записывается "01.08.2011". Записи выполняются аккуратно, шариковой ручкой или перьевой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.

В соответствии с п. 2.20-1 Инструкции № 58 трудовые книжки ­работников, работающих на усло­виях трудового договора у физических лиц – предпринимателей, хранятся непосредственно у работников.

Предприниматели производят записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенными с работниками письменными трудовыми договорами, которые зарегистрированы в установленном порядке в государственной службе занятости.

При приеме на работу вносится запись: "Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (проставляются дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (отражается полное название центра занятости)", при этом в графе 4 уточняется, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: "трудовой договор (номер), зарегистрирован (дата)"), а при увольнении – запись: "Уволен с работы (далее – основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ", при этом в графу 4 вносится дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)». Днем увольнения считается последний день работы.

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи (о приеме, увольнении) подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, зарегистрировавшего трудовой договор, и удостоверяются его печатью. Согласно п. 2.14 Инструкции № 58 записи о наименовании работы, на которую принят работник, выполняются в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327. Данное правило является обязательным как для предприятий, учреждений, организаций, так и для физических лиц, которые принимают работников по трудовым договорам.

Таким образом, основанием для внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку является зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между предпринимателем и работником.

Приводим пример записей в трудовой книжке о приеме и увольнении (см. с. 17).

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ

Работникам, устроившимся на работу впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после регистрации трудового договора. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. Согласно п. 2.12 Инструкции № 58 после проставления даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Так как предприниматель не является юридическим лицом, вопрос заполнения им титульной страницы трудовой книжки является дискуссионным. Кроме того, в законодательстве отсутствуют требования к должностным лицам государст­венной службы занятости об удостоверении печатью сведений, указанных на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работника, принимаемого на работу впервые.

В письме от 30.03.2006 г. № 2421 Госкомпредпринимательства считает, что физические лица – субъекты предпринимательской деятельности могут оформлять трудовые книжки работникам, которые впервые устраиваются на работу. При этом должностное лицо центра занятости своей подписью и печатью заверяет только раздел трудовой книжки "Відомості про роботу", в котором производятся записи о приеме на работу и увольнении с работы согласно заключенным трудовым договорам, зарегистрированным в государственной службе занятости.

Минюст в письме от 24.03.2006 г. № 21-5-172 отмечает, что Инструкция № 58 требует пересмотра и внесения соответствующих изменений по данному вопросу. Однако изменения в нее так и не были внесены.

В письме Минтруда от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 сообщается, что неведение трудовой книжки в указанном случае не является нарушением норм трудового законодательства и, следовательно, физического лица – работодателя нельзя привлечь к административной ответственности, предусмотренной ст. 41 КУоАП. Период работы (трудовой стаж) работника можно подтвердить письменными трудовыми договорами, а страховой стаж (необходимый для расчета пенсии и других социальных выплат) подтверждается данными персонифицированного учета Пенсионного фонда Украины.

Следовательно, предприниматель может по своему усмотрению оформлять трудовые книжки работникам, устраивающимся на работу впервые, при этом первая (титульная) страница трудовой книжки останется не заверенной печатью. Также предприниматель может и не оформлять работнику, впервые устраивающемуся на работу, трудовую книжку, и это ему ничем не грозит.

С одной стороны, трудовая книжка является основным подтверждением стажа работы на определенной должности. С другой – если в последующем работник будет оформляться на работу на предприятие, там могут не захотеть принимать трудовую книжку, оформленную предпринимателем (так как титульная страница у нее не заверена печатью, т. е. она заверена ненадлежащим образом), и предложить оформить новую трудовую книжку.

Также при оформлении пред­принимателем (впервые) трудовой книжки своему работнику могут возникнуть сложности с заверкой сведений о работе работниками государственной службы занятости. Они могут отказаться, сославшись на то, что предприниматели не имеют права заводить трудовые книжки и такая книжка является не­действительной.

Информация на сайт подготовлена 12.09.2011 г.