Кадровые документы

При оформлении трудовых отношений на предпринимателя ложится обязанность по ведению ряда документов, связанных с кадровым учетом. К перечню основных кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть у предпринимателя-работодателя и которые требуют при проверке представители Гоструда, относятся:

• уведомление органа ГФС о приеме работника на работу;
• один экземпляр трудовых договоров, заключенных с наемными работниками;
• распоряжения о приеме на работу, об увольнении, об изменении условий и оплаты труда и др.;
• табель учета использования рабочего времени;
• график отпусков;
• уведомление, заявление и распоряжение о предоставлении отпуска;
• положение об оплате труда, в котором указаны порядок и сроки выплаты заработной платы;
• ведомость начисления и выплаты заработной платы.

Также в целях оптимальной организации работы предприниматель должен иметь правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда и должностные (рабочие) инструкции. Наличие таких правил и инструкций поможет работодателю оптимально управлять рабочим процессом, а работникам четко понимать свои права и обязанности относительно выполняемой работы и соблюдать трудовую дисциплину.

В последнее время Минсоцполитики настаивает на том, что предприниматели должны вести все первичные кадровые документы, указанные в Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286. А именно должны вести личные карточки (форма № П-2), несмотря на то, что действие Закона Украины от 17.09.92 г. № 2614 «О государственной статистике» распространяется только на предприятия, учреждения и организации, а на физических лиц – предпринимателей – нет.

При составлении различных распоряжений предприниматель может применять как произвольные формы, так и утвержденные Приказом № 489. Главное, чтобы такое распоряжение содержало все необходимые данные.

Табель учета рабочего времени

Основным документом, подтверждающим выход на работу наемных работников, продолжительность их рабочего дня, а также документом, на основании которого начисляется зарплата за отработанный месяц, является Табель учета рабочего времени (ф. № П-5). Его форма утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489 и носит рекомендательный характер. То есть предприниматель может вести Табель утвержденной формы либо любой другой, удобной для него. Главное, чтобы в ней отражались все необходимые показатели.

Составление Табеля является для всех работодателей обязательным. Ведется он ежемесячно на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. Не вносится в него время работы граждан, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера на выполнение работ, поскольку они не состоят в трудовых отношениях с предпринимателем.

Табель представляет собой поименный перечень работников. Заполняется Табель с 1-го числа месяца по последнее. Не вносится в него время работы граждан, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, поскольку они не состоят в трудовых отношениях с предпринимателем.

Табель учета состоит из двух частей. Первая часть – это таблица с буквенными и цифровыми условными обозначениями, которыми отмечаются фактически отработанные часы и виды затрат рабочего времени, а вторая часть – это непосредственно сам Табель учета. При этом могут использоваться как условные обозначения, приведенные в самой форме № П-5, так и разработанные предпринимателем самостоятельно.

При заполнении Табеля предприниматели должны руководствоваться нормами продолжительности рабочего времени, которые ежегодно устанавливаются Минсоцполитики и доводятся до сведения письмами.

В Табеле предприниматель должен указывать количество выходных, праздничных и нерабочих дней в каждом месяце. При этом следует учитывать, что если праздничный или нерабочий день совпадает с выходным, то такой выходной переносится на следующий рабочий день после праздничного или нерабочего дня. Продолжительность рабочего дня накануне праздничных и нерабочих дней (предпраздничный день) сокращается на 1 час.

Отметки о фактически отработанном времени, невыходе на работу по причине болезни либо отпуска и другом производятся только на основании надлежащим образом оформленных документов (распоряжений, листков нетрудоспособности и др.). Табель рекомендуется составлять в начале нового месяца за прошедший с учетом информации о принятых и уволенных сотрудниках, что позволит своевременно начислить и выплатить заработную плату.

Табель хранится у работодателя в течение одного года. Но для работников, задействованных на работах с вредными и опасными условиями труда, Табель хранится 75 лет.

Если предприниматель применяет суммированный учет рабочего времени, он обязан вести графики сменности.

Приведем наиболее часто используемые условные обозначения, которые понадобятся предпринимателю при заполнении Табеля учета.

График отпусков

График отпусков – это документ внутреннего учета, который определяет периодичность предоставления отпусков работникам, состоящим с предпринимателем в трудовых отношениях.

Составляется график на каждый календарный год не позднее 5 января. С ним должны быть ознакомлены все работники под подпись. Как правило, график отпусков составляется в произвольной форме в виде таблицы. При его составлении предприниматель должен учитывать как интересы ведения своего бизнеса, так и интересы работников.

График составляется в произвольной форме в виде таблицы. Как правило, при составлении графика не проставляется конкретная дата начала отпуска, так как невозможно в начале года спланировать его точный период. Поэтому при составлении графика указывается только месяц начала отпуска. Если планируется, что отпуск будет переходить с одного месяца на другой, можно указывать оба месяца: месяц начала отпуска и месяц его окончания.

По мере приближения отпуска с работником согласуется конкретная дата его начала. Таким образом, остальные графы заполняются в течение года. В графе “Период отпуска” в дальнейшем указывается дата начала и окончания отпуска.

Предприниматель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока.

На основании графика отпусков или заявления работника предприниматель издает распоряжение о предоставлении отпуска.

Несоставление графика отпусков подпадает под другие нарушения трудового законодательства по ст. 265 КЗоТ, за что применяется штраф в размере одной минимальной зарплаты, установленной на момент выявления нарушения. Также за данное нарушение установлена админответственность по ст. 41 КУоАП в виде штрафа от 30 до 100 ннмдг (от 510 до 1 700 грн).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда – документ, в котором определяются не только порядок начисления и сроки, но и порядок выплаты зарплаты и других выплат (отпускные, больничные).

В Положении должны быть указаны:

• сроки выплаты зарплаты как за первую, так и за вторую половину месяца;
• процентный размер зарплаты за первую половину месяца;
• условия, при которых зарплата выплачивается накануне (если день выплаты совпадает с выходным или праздничным днем);
• условия проведения индексации.

С Положением об оплате труда должны быть ознакомлены работники предпринимателя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный документ, который разрабатывается и утверждается предпринимателем и доводится до сведения всех работников (под подпись).

В таких Правилах отражаются:

• порядок приема на работу и увольнения;
• порядок использования рабочего времени и времени отдыха;
• режим работы (сменность) с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели;
• время начала и окончания ежедневной работы (смены);
• порядок очередности в сменах;
• порядок установления и использования времени для перерыва на обед;
• порядок поощрения за успехи в работе;
• основные права и обязанности работников и работодателя;
• ответственность работников за нарушение трудовой дисциплины, несоблюдение коммерческой тайны;
• порядок материальной ответственности и др.

Ведомость начисления и выплаты зарплаты

Расчетная ведомость – это первичный документ, который фиксирует факт осуществления хозяйственной операции. Если зарплата выплачивается наличными (из выручки или деньги получают по чеку с расчетного счета), оформляется расчетно-платежная ведомость. Если зарплата выплачивается путем перечисления средств на платежные карточки (зарплатный проект), оформляется отдельно расчетная и отдельно платежная ведомость.

Форма ведомости утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489. Однако предприниматели освобождены от ведения бухгалтерского учета, поэтому из утвержденной формы могут выбрать только необходимые им показатели.

Ведомость должна иметь следующие обязательные реквизиты:

• название документа или его формы;
• наименование субъекта хозяйствования (работодателя);
• дату заполнения;
• подпись предпринимателя.

Табличная часть ведомости может включать графы о начислении:

• зарплаты, доплаты до размера минимальной зарплаты;
• ЕСВ;
• индексации;
• премии;
• отпускных, больничных выплат.

Также в ведомость входят графы об удержании налога на доходы физических лиц и военного сбора.

Штатное расписание

Минсополитики в своих разъяснениях обращает внимание, что предприниматели должны вести все первичные кадровые документы (в частности, штатное расписание), указанные в Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286. Хотя действие Закона Украины от 17.09.92 г. № 2614-XII “О государственной статистике”, в соответствии с которым разработана данная Инструкция, на физических лиц – предпринимателей не распространяется.

Вопрос о необходимости составления штатного расписания предприниматель должен для себя решать сам. Данный документ настолько прост, что его легче составить, чем тратить время на поиск аргументов об отсутствии обязанности это делать. Форма штатного расписания утверждена только для бюджетных учреждений. Поэтому предприниматели могут составлять его в произвольной форме, беря за основу Типовое штатное расписание, утвержденное приказом Минфина Украины от 28.01.2002 г. № 57.

Штатное расписание – это документ, отражающий структуру всего штата работников предпринимателя. В нем указывают наименование структурных единиц (если таковые имеются), название должностей (профессий), их код по Классификатору профессий ДK 003:2010, количество штатных единиц, суммы окладов и месячный фонд оплаты труда.

Если предполагается полная занятость работника, указывается 1. В случае если для осуществления хозяйственной деятельности у предпринимателя нет необходимости в целой штатной единице на определенной должности, то штатным расписанием может быть установлено 0,5 или 0,25 штатной единицы работника. Устанавливаются такие ставки, как правило, совместителям или работающим на условиях неполного рабочего времени. Это значит, что, например, работник, принятый на 0,5 штатной единицы, работает 50% рабочего времени и получает половину полного оклада, соответствующего данной должности.

Типовая форма штатного расписания не дает примера отражения в нем почасовиков, т. е. должностей, зарплата по которым исчисляется на основании отработанного количества часов исходя из установленных часовых ставок.

Если работникам определенных профессий установлена часовая ставка оплаты труда, предприниматель может ввести в штатное расписании отдельную графу “Часовая ставка”, где будет указывать ее размер для данной должности. При этом в графе “Месячный фонд” по почасовикам можно проставлять сумму, равную произведению часовой ставки и общего количества рабочих часов в календарном году, которое делится на 12 месяцев.

Обычно штатное расписание утверждают на год. Фамилии работников в штатное расписание не вписываются, так как в течение года на указанной должности могут работать разные работники.