Предприниматели, использующие труд наемных работников, ежеквартально представляют отчетность в фонды социального страхования. Иногда после того как отчет сдан, предприниматель может самостоятельно выявить ошибку. Фонды социального страхования примерно в одно и то же время в своих письмах разъяснили некоторые особенности исправления ошибок. Ниже приведены извлечения из этих писем и комментарии редакции.
Ошибки в отчетности в Фонд по безработице
Порядок составления отчетности в данный Фонд определен р. 6 Инструкции о порядке исчисления и уплаты взносов на общеобязательное государственное социальное страхование на случай безработицы и учета поступления в Фонд общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы, утвержденной приказом Минтруда Украины от 18.12.2000 г. № 339 (далее – Инструкция № 339).
Об исправлении самостоятельно выявленных ошибок речь идет в п. 6.7 р. 6 Инструкции № 339. В письме Государственного центра занятости от 13.07.2010 г. № ДЦ-03-4612/0/6-10 дано разъяснение, как допущенные ошибки исправлять и какие штрафные санкции применяются.
При самостоятельном выявлении ошибки необходимо проинформировать Фонд по безработице, доначислить взносы, начислить пеню и быть готовым к уплате штрафа.
|
При обнаружении самостоятельно плательщиком ошибок в отчетности необходимо сообщить [об этом] специалистам центра занятости. Поскольку Инструкцией не предусмотрена конкретная форма информирования, то сообщать нужно письменно в произвольной форме, обязательно указав суть ошибки и период, за который она обнаружена. |
Если при исправлении ошибок доначисляются взносы, предпринимателю обязательно придется начислить и уплатить пеню за несвоевременную уплату взносов в порядке, установленном действующим законодательством. Доначисленные взносы и пеня должны найти свое отражение в строках Расчетной ведомости, специально для этого предназначенных.
|
Если плательщик обнаружил ошибку за прошлые периоды текущего года или за прошлые годы, корректировки страховых взносов необходимо провести по строке 3.1 расчетной ведомости “Доначислено страховых взносов, в том числе самостоятельно плательщиком”, сумму начисленной самостоятельно пени отразить по строке 8 расчетной ведомости “Пеня, самостоятельно начисленная плательщиком”. Что касается фонда оплаты труда за прошлые периоды, то он не корректируется. |
Несмотря на то что предприниматель сам выявил ошибку, к нему могут быть применены штрафные санкции, предусмотренные действующим законодательством. А все потому, что взносы на сумму ошибки начисляются позднее, чем должны были быть начислены и соответственно уплачиваются позднее. Их уплата классифицируется как несвоевременная.
|
В соответствии с частью первой статьи 38 Закона Украины “Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы” штраф налагается в размере сокрытой суммы выплат, на которые в соответствии с данным Законом начисляются страховые взносы, а в случае повторного нарушения – в трехкратном размере указанной суммы. Штраф за несвоевременную или неполную уплату страховых взносов на случай безработицы применяется только при выявлении в бухгалтерских документах начисленной заработной платы (других выплат), денежного обеспечения (кредит счета 661), на которые не начислены/начислены не в полном объеме страховые взносы (кредит счета 65). Переплата по страховым взносам в фонд не является основанием не применять финансовый штраф. |
Ошибки в отчетности в Фонд по временной нетрудоспособности
Законодательство по вопросам начисления, перечисления и расходования средств Фонда социального страхования по временной нетрудоспособности также содержит нормы, касающиеся исправления допущенных ошибок и применения штрафных санкций.
В первую очередь предпринимателю необходимо обращаться к нормам Закона Украины от 18.01.2001 г. № 2240-III “Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности, расходами, обусловленными погребением” (далее – Закон № 2240) и Инструкции о порядке поступления, учета и расходования средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденной постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 26.06.2001 г. № 16 (далее – Инструкция № 16).
Так, ч. 1 ст. 30 Закона № 2240 предусмотрено, что в случае несвоевременной уплаты страховых взносов или неполной их уплаты виновное лицо (работодатель) уплачивает сумму доначисленных страховых взносов, штраф и пеню. Если предприниматель самостоятельно исправит выявленную ошибку, то штраф в размере 50% суммы надлежащих к уплате страховых взносов, предусмотренный ст. 30 Закона № 2240, ему уплачивать не придется.
Для исправления самостоятельно выявленной ошибки предпринимателю следует руководствоваться нормами Порядка исправления ошибок прошлых отчетных периодов в отчетности страхователей, утвержденного постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 25.12.2003 г. № 123, о чем сказано в письме исполнительной дирекции Фонда от 07.07.2010 г. № 05-31-1322.
|
При обнаружении страхователем ошибки, послужившей причиной появления задолженности его перед Фондом, страхователь должен доначислить и уплатить сумму пени, рассчитанную на сумму недоплаты, как это предусмотрено пунктами 5 и 6 Порядка исправления ошибок прошлых отчетных периодов в отчетности страхователей, утвержденного постановлением правления Фонда от 25.12.2003 г. № 123 (далее – Порядок № 123). В случае если существовала задолженность за Фондом перед страхователем и сумма такой задолженности превышала сумму выявленной недоимки на момент обнаружения ошибки, пеня на сумму недоимки не взыскивается. |
Чаще всего ошибка выявляется в последующих месяцах, когда взносы уже начислены и уплачены, а порой и отчетность уже сдана. Вместе с тем доначисленные суммы необходимо отражать непосредственно в том месяце, в котором они фактически доначислены. Например, ошибка допущена в мае, а доначисление взносов производится в октябре. Следовательно, и отражать эти суммы необходимо будет в отчетности за октябрь. Об этом сказано и в письме Фонда.
|
Пунктом 5 статьи 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996 “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” установлено, что хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. Подпунктом 1.6.2 пункта 1.6 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5, также предусмотрено, что в случае если начисление фонда оплаты труда осуществляется за предыдущий период, то они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления. С учетом указанного сумма доначисленной заработной платы в связи с исправлением ошибок включается в базу для начисления страховых взносов в Фонд в том месяце, в котором осуществлено доначисление. |
Доначисленные взносы должны найти свое отражение и в форме отчетности. Для этого в отчете по форме Ф4-ФССзТВП предусмотрены специальные строки. Так, ошибки прошлых лет, касающиеся финансовых показателей о доначисленных или начисленных ошибочно суммах страховых взносов, страховых взносах, доначисленных вследствие излишне начисленных ранее сумм пособия и т. п., отражаются по строке 3.1 таблицы III формы Ф4-ФССзТВП.
Кроме того, предприниматель должен письменно проинформировать Фонд о выявленной ошибке, причине ее возникновения и представить расчет доначисленных (уменьшенных) взносов. В своем уведомлении об ошибке согласно п. 4 Порядка № 123 необходимо указать следующую информацию:
– наименование страхователя;
– регистрационный код страхователя и код ЕГРПОУ;
– период, в котором выявлена ошибка;
– содержание ошибки со ссылкой на законодательный (нормативный) акт, согласно которому делаются исправления;
– сумму откорректированных взносов;
– сумму доначисленной пени;
– дату составления уведомления.
Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается предпринимателем и бухгалтером (при его наличии). Один экземпляр уведомления направляется исполнительной дирекции Фонда по месту регистрации предпринимателя и хранится вместе с отчетом страхователя за тот квартал, в котором это уведомление получено.
Ошибки в отчетности в Фонд по травматизму
Как правило, если предприниматель находит ошибки, связанные с начислением социальных взносов, то это касается всех фондов. Но исправлять их необходимо в порядке, определенном нормативными актами, касающимися конкретного фонда. Так, при выявлении ошибок при начислении взносов в Фонд социального страхования от несчастного случая на производстве и профессиональных заболеваний (далее – Фонд по травматизму), следует обращаться к нормам Закона Украины от 23.09.99 г. № 1105-XIV “Об общеобязательном государственном социальном страховании от несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, повлекших потерю трудоспособности” (далее – Закон № 1105) и Инструкции о порядке перечисления, учета и расходования страховых средств Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины, утвержденной постановлением правления Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины от 12.07.2007 г. № 36 (далее – Инструкция № 36).
О том, как правильно отразить исправления ошибок в отчетности, Фонд разъяснил в письме от 22.07.2010 г. № 760-06-2, извлечения из которого приведены ниже.
|
При самостоятельном выявлении ошибок за прошлые отчетные периоды страхователь вместе с Расчетной ведомостью за отчетный период текущего года представляет бухгалтерскую справку о проведенных корректировках, в которой указывается период выявления ошибки, содержание ошибки, показатель, в котором осуществляется корректировка, сумма доначисленных страховых взносов, количество дней просрочки, сумма пени, начисленной на сумму своевременно не уплаченных страховых взносов, дата составления бухгалтерской справки. Эта справка подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Ответственность за неподачу страхователем такой справки законодательством об общеобязательном государственном социальном страховании от несчастного случая не предусмотрена. Однако такая справка служит подтверждением правильного отражения начисленных страховых взносов и осуществления самостоятельной корректировки страхователем соответствующих сумм при проведении рабочим органом исполнительной дирекции Фонда выездной проверки этого страхователя. |
После направления таких сведений в исполнительную дирекцию Фонда по травматизму по месту регистрации предприниматель должен откорректировать показатели в определенных строках Расчетной ведомости того отчетного периода, в котором произведены исправления ошибок с учетом данных, приведенных в справке.
|
При самостоятельном выявлении страхователем ошибки за прошлый отчетный период текущего года, связанной с неправильным отражением базы начислений, которая привела к завышению или занижению начисленных страховых взносов в Фонд, то в этом случае осуществляется необходимая корректировка показателя соответствующей строки Расчетной ведомости в отчетном периоде того месяца, в котором выявлена ошибка. То есть корректируется показатель того месяца, в котором выявлена ошибка, раздела 1 “Общая сумма выплат, на которые начисляются страховые взносы” Расчетной ведомости. Исправление такой ошибки влияет на фонд оплаты труда текущего месяца отчетного периода, т. е. увеличивает или умень-шает его размер. Исходя из этого фонда оплаты труда, начисляются страховые взносы текущего месяца отчетного периода. Если такая ошибка самостоятельно выявлена страхователем в отчетном периоде текущего года, которая привела к завышению или занижению начисленных страховых взносов в Фонд за прошлый год, то в целях избежания искажения соответствующих показателей Расчетной ведомости отчетного периода текущего года исправления таких ошибок осуществляется в строке 5 “Доначислено при приеме отчетности” этой ведомости. |
При исправлении ошибок доначисленные взносы уплачиваются позже, чем должны были бы, т. е. нарушены сроки их уплаты, а за это Фонд может привлечь предпринимателя к административной ответственности по ст. 1654 Кодекса Украины об административных правонарушениях. Вместе с тем действующее законодательство позволяет предпринимателю избежать такого штрафа.
|
Если страхователем самостоятельно выявлены ошибки за прошлый отчетный период, при наличии бухгалтерской справки о факте выявленной ошибки за прошлый отчетный период и перечисления доначисленных страховых взносов вместе с пеней в полном объеме до начала осуществления рабочими органами исполнительной дирекции Фонда проверки или до представления Расчетной ведомости, административные штрафы к должностным лицам страхователя не применяются. |
Поскольку взносы уплачены несвоевременно, то согласно ст. 52 Закона № 1105 начисляется и уплачивается пеня. Порядок ее начисления определен Инструкцией № 36. Предпринимателю, самостоятельно выявившему ошибку в начисленных ранее взносах, следует самому произвести необходимые расчеты. Для этого нужно обратиться к п. 5.1 р. 5 Инструкции № 36.
|
Согласно пункту 5.1 Инструкции не внесенные страхователями в установленный срок страховые взносы в Фонд считаются недоимкой и взыскиваются в порядке, предусмотренном законодательством, с начислением пени. Пеня начисляется из сумм недоимки за каждый просроченный день и исчисляется исходя из 120 процентов годовых учетной ставки Национального банка Украины, действовавшей на момент уплаты, начисленной на полную сумму недоимки (без учета штрафов) за весь срок. |
Если предприниматель выявит ошибку, которая приведет к доначислению страховых взносов в социальные Фонды, то рекомендуем внести соответствующие исправления в том месяце, в котором она выявлена, доначислить и уплатить взносы и пеню и проинформировать фонды об этом. Это позволит сократить размер штрафа, а в некоторых случаях избежать его. Правильное отражение в отчетности доначисленных взносов не повлечет за собой дополнительных наказаний.
Наталия Щербак, зам. главного редактора
