Компенсация за неиспользованный отпуск

Расчет и начисление компенсации за "невыгулянный" отпуск - процедура, хорошо знакомая каждому бухгалтеру и кадровику на предприятии. Как правило, эти расчеты нужны при увольнении наемного работника. Поэтому, важно грамотно всё посчитать - даже самая незначительная, на первый взгляд, ошибка может привести к неправильному расчету, а значит, нарушению норм трудового законодательства. Давайте выясним, какие существуют тонкости вычисления суммы компенсации.

Компенсация за дни отпуска, которые не были использованы: когда выплачивается?

Об этом идет речь в Статье 24 Закона об отпусках. В материале приведен полный перечень случаев, при которых положено выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, основной или дополнительный.

Такая компенсация выплачивается:

• при увольнении или сокращении работника - деньги выплачиваются за весь объем неиспользованных дней ежегодного отпуска, а также, дополнительного - сотрудникам с детьми;
• в случае перевода сотрудника в другой филиал или на другое предприятие - денежную компенсацию за неистраченный отпуск можно либо перечислить на счет филиала / предприятия, на которое будет переведен работник, либо же выплатить при увольнении;
• еще один вариант - часть неиспользованного ежегодного отпуска может быть заменена денежной компенсацией. Такой вариант возможен при условии, что предоставленный сотруднику ежегодный и дополнительный отпуск составляет не менее 24-х календарных дней.
• в случае потери работоспособности работника или его смерти компенсация должна быть выплачена наследникам.

Важно!

Срок годности выплаты денег за неистраченный сотрудником отпуск не установлен. В связи с этим положением, если у наемного работника есть "невыгулянный" отпуск (ежегодный или дополнительный "детский"), при увольнении или сокращении работодатель обязан финансово компенсировать ему все пропущенные годы.

Если работник, находящийся на испытательном сроке, не проходит его, работодатель обязан начислить компенсацию за те дни отпуска, которые успели "набежать" во время пробного периода

В каких случаях компенсация за "невыгулянные" дни отпуска не предоставляется:

• Компенсация за отпуск, который не был использован, не полагается лицам в возрасте до 18 лет (ст. 24 Закона об отпусках, ч. 5 ст. 83 КЗоТ).
• Если работник уходит в учебный или творческий отпуск, для подготовки к спортивным соревнованиям или чернобыльский отпуск, выплата компенсаций не предусмотрена.

Расчетный период для начисления компенсации

Основной документ, который следует рассматривать, начисляя выплаты за "невыгулянный" отпуск - Порядок №100 (пункт 2). Чтобы корректно рассчитать сумму компенсации, требуется учитывать выплаты за последние двенадцать календарных месяцев, которые предшествуют месяцу выплаты денежной компенсации за те отпускные дни, которые не были использованы.
Наемному работнику, который проработал в компании менее года, средняя зарплата для расчета компенсации рассчитывается на основе выплат за фактическое отработанное время: с первого числа календарного месяца после оформления трудовых отношений и до 1-го числа месяца, в котором полагается выплатить компенсацию.

Из расчетного периода положено вычесть праздничные и нерабочие дни, а также рабочие дни, в которые сотрудник не работал и за ним не сохранялся (или сохранялся частично) заработок. К таким дням относятся отгулы и отпуска "за свой счет" без сохранения зарплаты, периоды ухода за ребенком до 3 лет. Также на основании этого положения из расчетного периода должны быть исключены те дни, которые не были отработаны в связи с введением на предприятии неполной рабочей недели.
Подробнее про оплату отпусков за прошлые года читайте в аналитическом материале Анны Бондаренко, автора и руководителя проекта SmartFin.ua.

Расчет суммы компенсации

Компенсации рассчитываются так же, как и отпускные. Но есть нюансы, требуемые внимания:

• Работник занимал определенную должность в организации меньше года - ему выплачивается компенсация за фактическое время работы: с 1 числа месяца после оформления до 1 числа месяца, в котором требуется компенсировать неиспользованные дни отпуска.
• Работник устроился на предприятие в текущем месяце, а в следующем - уволился - так как сотрудник не отработал ни одного полного месяца (с первого по первое число) перед увольнением, расчетного периода, исходя из заработка которого необходимо производить вычисления средней зарплаты, в этом случае нет. Компенсация рассчитывается исходя из месячного оклада, установленного на момент его начисления (абз. 3 п. 4 Порядка № 100). Такой же подход был озвучен Минтруда в письме от 22.12.2005 г. № 717/018 / 84-05. Даже если сотрудник увольняется в последний день месяца, месяц увольнения не берется в расчет при начислении компенсации за неистраченные отпускные дни.
• Женщина увольняется сразу после отпуска по уходу за ребенком до трех лет - в этом случае компенсацию за неиспользованные дни отпуска вычисляют из расчета ее должностного оклада, установленного по штатному расписанию на дату увольнения.

Бухгалтерский и налоговый учет сумм компенсации

Денежную компенсацию за неиспользованный отпуск и "детские" отпускные дни относят к разряду выплат за неотработанное рабочее время. Согласно текущему законодательству, она переводится в фонд дополнительной заработной платы и включается в базу начисления ЕСВ. Общая сумма фин.выплаты включается в общий месячный налогооблагаемый доход и подлежит обложению НДФЛ на общих основаниях. Сумма компенсации и ЕСВ на нее начисляются по дебету субсчета 471 “Обеспечение выплат отпусков”, а если резерва недостаточно, сумма превышения переводится на расходы.

В том случае, если компенсация за неиспользованный отпуск начисляется после увольнения сотрудника, его не включают в базу начисления ЕСВ. Ведь на момент выплаты компенсации наемный работник уже не пребывал с работодателем в трудовых отношениях и не был застрахован.

По материалам SmartFin.ua