Новая книга учета доходов и расходов

Как известно, ведение книги учета доходов и расходов является обязательным. В ней по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход, на основании первичных документов осуществляются записи о полученных доходах и документально подтвержденные расходы, пишет "Налоговещание".

Миндоходов предлагает новую Книгу учета доходов и расходов для физических лиц - предпринимателей на общей системе налогообложения и физлиц, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность. Форма Книги утверждена приказом Министерства доходов и сборов Украины от 16.09.2013 г. № 481, опубликованным в официальном вестнике Украины № 78 от 18.10.2013г. Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования, соответственно с этого дня и налогоплательщики обязаны зарегистрировать новые книги учета доходов и расходов в налоговом органе по месту своей регистрации.

Самые важные нововведения — возможность вести Книгу в электронном виде, упрощение самой формы Книги, не предусматривается ведение учета товаров.

Итак, если налогоплательщик выбирает электронную форму ведения Книги, ему необходимо для начала получить усиленные сертификаты открытых ключей, сформированных АЦСК (аккредитованным центром сертификации ключей), включенных в систему представления налоговых документов в электронном виде (кстати, для обеспечения более комфортных условий получения услуг электронной цифровой подписи уже с 1 ноября 2013 для всех клиентов АЦСК ИСД Миндоходов усиленные сертификаты ключей будут формироваться сроком действия до двух лет).

Далее следует заключить договор о признании электронных документов с Миндоходов и отправить заявление на получение Книги в Миндоходов по месту налогового учета средствами электронной связи с соблюдением условий регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством.

Миндоходов по месту налогового учета регистрирует заявление в реестре поданных заявлений и в течение 3 рабочих дней формирует и направляет уведомление о регистрации Книги с указанием номера Книги и даты регистрации. После получения этого уведомления можно вести Книгу. В Книге в электронном виде допускаются исправления ошибок или корректировки путем дополнения строки, в которой отображается отрицательное или положительное значение. Записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход.

Те, кто ведет и хочет продолжать вести бумажный вариант Книги, должны перейти на новую форму, так как старая форма утратила силу. Как и прежде, бумажная Книга регистрируется по основному месту учета предпринимателя. Самозанятое лицо обязано подать в контролирующий орган по основному месту учета Книгу, на титульном листе которой указываются: фамилия, имя и отчество, регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серия и номер паспорта (для лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте), налоговый адрес, номер и дата свидетельства о праве на осуществление независимой профессиональной деятельности (при наличии). Книга должна быть прошнурована и пронумерована, ее бесплатно регистрируют в контролирующем органе. Книга заверяется подписью руководителя или заместителя контролирующего органа и скрепляется печатью.

Записи в Книге выполняются разборчиво чернилами темного цвета или шариковой ручкой. Внесение исправлений осуществляется путем новой записи, которая удостоверяется подписью самозанятого лица.

В случае необходимости регистрации новой Книги в течение налогового (отчетного) периода записи в ней продолжаются нарастающим итогом, а предыдущая Книга остается у налогоплательщика.

Таким образом, после регистрации новой Книги старую (утвержденную приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. №1025) оставляем у себя, а записи в новой продолжаем нарастающим итогом.

Новая форма Книги не содержит колонки, где следовало отражать остатки и информацию о внутреннем перемещении товаров и запасов. В пределах учета расходов новый Порядок предусматривает теперь только указание суммы:

— расходов, связанных с приобретением товаров (работ, услуг) (графа 6);

— расходов на оплату труда наемных лиц (графа 7), в т. ч. начислений на оплату труда наемных лиц, понесенных в отчетном месяце;

— других расходов, связанных с получением дохода (графа 8). Здесь речь идет о расходах, связанных с получением дохода, которые не указаны в графах 6 и 7, в частности расходы в оплату услуг, связи, арендных и коммунальных платежей и пр.

В графе 5 указываем реквизиты документов (номер, дата, наименование), подтверждающих понесенные расходы. Документами, подтверждающими расходы, могут быть, в частности, платежное поручение, приходный кассовый ордер, квитанция, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, оказанных услуг) и другие первичные документы, удостоверяющие факт оплаты товаров, работ, услуг. Напомним, что распечатанных электронных билетов теперь также достаточно для подтверждения расходов на дорогу, понесенных в рамках хоздеятельности предпринимателя.

Требования п. 177.4 НКУ не изменились, так что предприниматель имеет право уменьшить налогооблагаемый доход только на операционные расходы (определяются согласно п. 138.4, 138.6 — 138.9, пп. 138.10.2 — 138.10.4 и п. 138.11 НКУ). Таким образом, по нашему мнению, в Книге следует указывать только те расходы, которые помогли получить доход в отчетном периоде. Внимание: расходы по приобретенным товарам показываем в периоде, когда произошла реализация соответствующих ТМЦ.

Еще одно новшество — введена графа, где можно отразить сумму возвращенных предпринимателем средств за товары (работы и услуги) и/или возвращенной предоплаты (графа 3). Таким образом, в графе 4 приводим расчетную величину: разницу между полученным доходом от осуществления хозяйственной или независимой профессиональной деятельности (графа 2) и суммой возврата денежных средств (графа 3).

Новый порядок уже не требует ведения отдельных книг работниками предпринимателя, осуществляющими реализацию товара за наличные. Записи в новой Книге ведутся в гривнях с копейками, в отличие от предыдущей формы, где суммы заполнялись в гривнях.

Об итоговых строках. В целом о требовании заполнения общего итога — за месяц, квартал и год — речь идет только в порядке заполнения графы 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності».

Кроме того, об отчетных периодах упоминается в комментарии к заполнению графы 7 и графы 9.

Таблица

Соответствие колонок старой формы Книги учета и новой для заполнения итоговых данных за квартальный и годовой периоды

Обратите внимание, в графе 2 отражаются, в частности, сумма задолженности, по которой истек срок исковой давности, стоимость безвозмездно полученных товаров (работ, услуг).

В графе 7 отражаются расходы на оплату труда и начисление на оплату труда наемных лиц, понесенные в отчетном месяце. В графе 9 показывается сумма чистого налогооблагаемого дохода. Она рассчитывается как разница между суммой дохода за отчетный период (графа 4) и суммой понесенных расходов от осуществления хозяйственной или независимой профессиональной деятельности (графы 6, 7, 8).

В разделе НКУ, регулирующем налогообложение предпринимателей на общей системе и самозанятых лиц, речь идет только о годовом отчетном налоговом периоде. Исключение — для предпринимателей, которые только что зарегистрировались или вернулись на общую систему с упрощенной. Такие предприниматели подают налоговую декларацию по результатам отчетного квартала, в котором начата такая деятельность или состоялся переход на общую систему налогообложения. Так что для них первым отчетным периодом является квартал.

Исходя из вышесказанного, приходим к выводу, что лучше считать итоги по всем графам ежемесячно или ежеквартально. Это будет удобно для подведения годовых итогов и поможет избежать лишних претензий налоговой, которая будет ссылаться на требование «месячных» итогов, о которых идет речь в Порядке заполнения графы 21.

Важно знать, что Книга хранится у самозанятого лица в течение 3-х лет по окончании отчетного периода, в котором сделана последняя запись.

Ответственность

И напомним об ответственности. НКУ вменяет в обязанность физлицам-предпринимателям вести Книгу учета доходов и расходов и иметь подтверждающие документы о происхождении товара (п. 177.10 НКУ). Непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при проведении налогового контроля в случаях, предусмотренных НКУ, влечет за собой наложение штрафа в размере 510 гривень (согласно ст. 121 НКУ). Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому на протяжении года был применен штраф за такое же нарушение, влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 гривень.

Кроме того, предусмотрена и административная ответственность. Неведение учета или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов, для которых законами Украины установлена обязательная форма учета, влечет за собой предупреждение или наложение штрафа в размере от трех до восьми н. м. д. г. (51 — 136 грн) (ст. 164-1 КУоАП). Действия, предусмотренные частью первой этой статьи, совершенные лицом, которое на протяжении года было подвергнуто административному взысканию за то же нарушение, влекут за собой наложение штрафа в размере от пяти до восьми н. м. д. г. (85 — 136 грн).

Миндоходов считает, что аналогичные санкции применяются также в случае, если предприниматель не зарегистрирует в установленном порядке Книгу учета.

По теме:

• 18 октября = 1 января?
• С 18 октября общесистемщики должны вести учет по-новому