Первичка у общесистемщика

ФЛП-общесистемщик включает в расходы затраты на коммунальные услуги, связанные с его предпринимательской деятельностью. Предприятия – поставщики таких услуг сейчас не дают оригиналы актов, подтверждающих их предоставление, с печатью и подписью. Их можно распечатать, но это уже будет копией акта. Можно ли такие акты включать в расходы или лучше их заверить у поставщика услуг, чтобы при проверке налоговой не возникало вопросов по этим расходам?

Газета «Частный предприниматель» № 7, 2021 г.

Действительно, для общесистемщика очень важно иметь первичные документы, подтверждающие понесенные расходы. Поскольку наличие таких документов, во-первых, подтверждает связь этих расходов с предпринимательской деятельностью ФЛП, а во-вторых, и это очень важно, позволяет на сумму таких расходов уменьшить налогооблагаемый доход.

Оплата коммунальных услуг относится к перечню расходов, определенных пп. 177.4.4 ст. 177 НКУ, которые можно включать в расходы. Но для этого обязательно нужны первичные документы, подтверждающие, что эти услуги предоставлены в помещениях, используемых ФЛП в хозяйственной деятельности. Поскольку такие услуги предоставляются систематически, у ФЛП с этими предприятиями должны быть заключены договоры, в которых он выступает в качестве получателя услуг – субъекта предпринимательства, а не обычного физлица. В договоре должно быть определено, какие документы, в какой срок и в какой форме (бумажной или электронной) предоставляет поставщик услуг.

Ранее отношения между получателями и поставщиками услуг всегда оформлялись документами в бумажной форме. Как правило, кроме договоров, это были счета и акты выполненных работ, которые удостоверялись подписью уполномоченного лица и печатями. Но вот уже несколько лет не только ФЛП, но и юрлица могут не использовать печати для удостоверения документов, поэтому счета и акты могут быть заверены только подписями.

Действующее законодательство позволяет субъектам хозяйствования вести свой документооборот в электронной форме и подписывать документы КЭП. По­этому многие предприятия, у которых большое количество клиентов, давно отказались от бумажной формы документов и оформляют их в электронном виде. И это не нарушение, а реалии сегодняшней жизни.

При переходе на электронный документооборот поставщики услуг должны письменно информировать получателей письмом или путем предложения оформить дополнительное соглашение к договору, в котором указать, что необходимые документы оформляются в электронной форме и при необходимости их можно зарегистрировать в личном электронном кабинете и, если нужно, распечатать.

Если у вас такого документа нет, обратитесь за его получением, и относите к расходам стоимость услуг на основании документов, распечатанных из личного кабинета.

Наталия Щербак,
зам. главного редактора

http://chp.com.ua/ua/vazhno-znat/item/72215-kalendar-zagalnosistemnika-2021