Электронный архив документов представляет собой систему, которая хранит различные документы в электронном виде. При этом обеспечивается:
- Высокая надежность
- Разграничение прав доступа
- Высокая скорость поиска
- Конфиденциальность
- Отслеживание истории работы с документами
Чаще всего электронные архивы работают с текстовыми документами, графическими файлами, электронными таблицами, т.е. с неструктурированными документами, которые при этом могут дополняться структурированным описанием.
Архив документов, наряду с отлаженной и четкой работой, является залогом успешной и быстрой работы с любым количеством документов для любой организации. Благодаря ППП СЭД «Канцлер» вы сможете решить большое количество задач, связанных с организацией документооборота в электронном виде.
Управление взаимодействием, преимущество и особенности системы электронного документооборота «Канцлер»:
- Возможность размещение в одном информационном пространстве базы данных и файловом хранилище всех электронных документов.
- Возможность использования практически любых программ для редактирования и создания электронных документов (AutoCad, CorelDraw, Microsoft Word, Visio, Microsoft Excel и т.д.).
- Быстрая организация поиска по необходимым критериям, а также возможность полнотекстового поиска с учетом всех языковых словоформ по всему содержимому текста.
- Работа с системой в различных режимах (импорт в систему, экспорт электронного документа из системы и на рабочем столе).
- Выполнение сортировки архива документов по актуальности с возможностью отображения из каждой категории.
- Возможность автоматического создания электронных документов по заданным параметрам, т.е. на основе имеющихся шаблонов (Коммерческое предложение, Исходящее письмо и т.п.)
- Управление архивом одновременно несколькими пользователями, даже при использовании одного и того же документа.
Самым главным преимуществом программы для работы с электронными документами является высокая степень защиты всей информации от посторонних лиц, которая обеспечивается настройкой и контролем прав доступа; протоколированием всех действий пользователей; присутствием электронно-цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет работать с различными системами криптозащиты информации; шифрованием электронных документов.
Автоматизируйте электронный документооборот у себя в компании вместе с www.kancler.by!
