Особенности работы системы электронного документооборота

Электронный архив документов представляет собой систему, которая хранит различные документы в электронном виде. При этом обеспечивается:

1. Высокая надежность
2. Разграничение прав доступа
3. Высокая скорость поиска
4. Конфиденциальность
5. Отслеживание истории работы с документами

Чаще всего электронные архивы работают с текстовыми документами, графическими файлами, электронными таблицами, т.е. с неструктурированными документами, которые при этом могут дополняться структурированным описанием.

Архив документов, наряду с отлаженной и четкой работой, является залогом успешной и быстрой работы с любым количеством документов для любой организации. Благодаря ППП СЭД «Канцлер» вы сможете решить большое количество задач, связанных с организацией документооборота в электронном виде.

Управление взаимодействием, преимущество и особенности системы электронного документооборота «Канцлер»:

• Возможность размещение в одном информационном пространстве базы данных и файловом хранилище всех электронных документов.
• Возможность использования практически любых программ для редактирования и создания электронных документов (AutoCad, CorelDraw, Microsoft Word, Visio, Microsoft Excel и т.д.).
• Быстрая организация поиска по необходимым критериям, а также возможность полнотекстового поиска с учетом всех языковых словоформ по всему содержимому текста.
• Работа с системой в различных режимах (импорт в систему, экспорт электронного документа из системы и на рабочем столе).
• Выполнение сортировки архива документов по актуальности с возможностью отображения из каждой категории.
• Возможность автоматического создания электронных документов по заданным параметрам, т.е. на основе имеющихся шаблонов (Коммерческое предложение, Исходящее письмо и т.п.)
• Управление архивом одновременно несколькими пользователями, даже при использовании одного и того же документа.

Самым главным преимуществом программы для работы с электронными документами является высокая степень защиты всей информации от посторонних лиц, которая обеспечивается настройкой и контролем прав доступа; протоколированием всех действий пользователей; присутствием электронно-цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет работать с различными системами криптозащиты информации; шифрованием электронных документов.

Автоматизируйте электронный документооборот у себя в компании вместе с www.kancler.by!