Электронный документооборот. Что это значит на самом деле?

В течение последнего года вопрос электронного документооборота муссировался, казалось бы, всеми, кто хотя бы косвенно может иметь к нему отношение. Только вот многие воспринимают его по-разному. Для одних электронный документооборот означает отправку и получение первичных документов, подписанных ЭЦП; для других – это внутренний обмен данными между сотрудниками компании; а для третьих – и вовсе переписка по e-mail.

На самом деле, e-документ – это не новшество, ведь все мы создаем акты, накладные, счета и договоры на компьютере. А электронная цифровая подпись, пользоваться которой умеют 100% украинских предприятий благодаря опыту подачи отчетности в контролирующие органы, делает такой документ законным оригиналом.

Электронная «первичка» обладает такой же юридической силой, как и электронные отчеты, ведь она регулируются теми же Законами Украины.

Учиться отправлять электронные документы и принимать их тоже не надо. Приятная новость: для работы с ними можно использовать то же программное обеспечение, что и для формирования и сдачи отчетов в государственные органы.

Самая популярная программа на рынке – «M.E.Doc» – обладает всеми функциями для организации электронного документооборота на предприятии. Создать счет, акт, накладную, договор или любой другой документ можно с знакомом интерфейсе программы. Тут же в несколько кликов документ согласовывается с контрагентом, подписывается цифровой подписью и отправляется.

Для старта такого документооборота на предприятии нужно сделать всего 3 простых шага: приобрести модуль «ЭДО Базовый» программы M.E.Doc (а если ваше предприятие является плательщиком НДС, то вы уже используете его для регистрации налоговых накладных), проверить в программе, кто из контрагентов может получать электронную «первичку», и отправить партнерам уведомление о том, что с этого момента вы будете отправлять и принимать документы только в «M.E.Doc».

Как видите, внедрения обмена электронными документами бояться нечего. У вас уже есть все необходимые программные решения (цифровая подпись и программное обеспечение), знания и навыки.

Возможность реализовать работу со всеми электронными документами в одной программе выгодна и удобна с любой точки зрения: для руководителя это – экономия средств; для бухгалтера – отсутствие необходимости изучать новые программы; для системного администратора – экономия времени на обслуживании ПО.