Правила современного делопроизводства диктуют юридическим и физическим субъектам, осуществляющим коммерческую деятельность, необходимость иметь собственные печати и штампы. Эти инструменты помогают заверить и удостоверить официальный документ, составленный от имени компании или частного предпринимателя. Другие же разновидности штампов или печатей облегчают и упорядочивают сам процесс исполнения внутренних бюрократических процедур.
Печатью называют специальное круглое клише, содержащее на рабочей поверхности буквенную информацию и предназначенное для производства оттиска на бумаге после контакта своей поверхности со штемпельной краской. Штамп от печати отличается прямоугольной формой и более широким полем применения, которое в основном касается не процедуры удостоверения, а процесса ускорения и облегчения документооборота. Считается, что печать относится больше к юридической стороне жизнедеятельности субъекта, а штамп – к хозяйственной.
На штампах могут содержаться как реквизиты субъекта, так и всевозможная практичная или рекламная информация (термины, порядковые номера, даты, классификаторы). Активно используются также сувенирные и фамильные модели подобной продукции. Нумераторы и датеры, а также носители терминологии типа «оплачено», «выдано» и т.п, активно используются в складской деятельности и бухгалтерском учете. А вот факсимиле, маркировочные штампы или экслибрисы встречаются как на поприще профессиональной деятельности, так и в кругу коллекционеров, снобов и людей с высоким уровнем собственного достоинства.
Сегодня печати и штампы изготавливают не только в виде резиновых оттисков-клише, закрепленных на специальном основании. Современный мир этих практических помощников офисных и конторских сотрудников состоит их пластиковых, деревянных, металлических, резиновых и полимерных экземпляров. Различными бывают и конструкционные особенности штампов и печатей. Кроме обычных ручных моделей есть еще автоматические, механические, настольные и карманные вариации.
Еще совсем недавно, до 2011 года, изготовление печатей и штампов в Украине сопровождалось получением разрешения специального органа Министерства внутренних дел. Сегодня заказать подобную продукцию любой владелец или руководитель фирмы или же физическое лицо могут без контакта с разрешительной системой государства. Единственное «но»: заказчик должен доказать, что его намерения не вступают в конфликт с нормами статьи 358 УК, которая регламентирует наказание за использование поддельных печатей. Доказать свое право на обладание заказываемой печатью можно с помощью предоставления удостоверяющих документов и информации из Единого Государственного Реестра.
