Сегодня автоматизация работы компаний разного масштаба имеет большое значение в плане повышения эффективности, продуктивности и конкурентоспособности на рынке товаров и услуг. Но комплексный продукт нужно не только правильно выбрать и приобрести, но и удачно ввести его в работу.
Трудности перехода с привычных материалов работы (бумаги или другой системы) возникают всегда и задача руководителя подготовить к этому персонал и всю базу данных. Некоторые системы автоматизации допускают пошаговое внедрение, когда полностью автоматизация входит в рабочий процесс постепенно, позволяя всем работникам освоиться с отдельными элементами, где регистрируются обращения граждан, заказы клиентов, данные о поставщиках и так далее. Но иногда целесообразно сразу запустить систему.
Во втором случае есть смысл уделить внимание предварительному обучению персонала, особенно если у сотрудников нет опыта работы с подобными программами. Обучение поможет преодолеть эмоциональную напряженность в коллективе, которая, скорее всего, возникнет как ответная реакция на серьезные перемены в делопроизводстве фирмы.
Поставщики качественного программного обеспечения для автоматизации бизнеса нередко предлагают дальнейшее сопровождение корпоративного клиента. В частности, техническое обслуживание внутренней компьютерной сети предприятия, консультационную помощь в режиме онлайн или по телефону, а также обучение делопроизводству работников компании. Это очень удобно, если специалист по обучению будет приезжать прямо в офис корпоративного клиента, то есть отрыв сотрудников от работы будет минимальным: никуда не нужно ехать, нет необходимости брать отгул или посвящать этому выходные дни.
Кроме того, руководитель и сам должен владеть полной информацией об управлении и главных преимуществах системы. Именно об удобстве и возможностях нововведения стоит рассказать коллективу, ведь как раз понимание сделает работников более уверенными пользователями автоматизации.
Резюмируя вышеизложенное, можно сказать, что перед руководителем при введении системы автоматизации предприятия стоит несколько ключевых задач: точное и полное перенесение информации в систему, обеспечение ее корректного функционирования и профессионального технического обслуживания, создание резервных копий, работа с возражениями сотрудников, а также их обучение.
