Подготовка к масштабной бизнес-встрече

Казалось бы, что может быть легче, чем организация бизнес-мероприятия, ведь по сути достаточно лишь арендовать помещение для конференций, если ваш офис не вмещает количество приглашенных, установить трибуну для спикера и все. Развеем это заблуждение и попробуем создать план подготовки к деловой встрече с большим количеством участников.

Бизнес-мероприятия - это не только деловые переговоры, это и семинары, презентации, тренинги, конференции. Фирма-организатор обязана провести любые из них на высоком профессиональном уровне, должны быть соблюдены все правила делового этикета. Ведь это визитная карточка предприятия, от того, насколько качественно будет организована встреча, будет зависеть репутация фирмы. Партнеры смогут оценить серьезность и успешность принимающей стороны.

Составим краткую пошаговую инструкцию

• Пригласительные. Как и на любое мероприятие, гостей следует оповестить. Если же планируете приглашать слушателей и докладчиков из других городов, продумайте, как и на чем вы сможете организовать их трансфер. В идеале вы должны позаботиться и об их размещении в отеле. Организация потребует финансовых вложений, но все это поднимет рейтинг вашей фирмы в глазах компаньонов.
• Подготовка помещения. Важно заранее продумать, где будет проходить мероприятие. Учитывая количество гостей, подбирайте помещение, в котором не будет тесно. Гости должны свободно перемещаться, не мешая проведению мероприятию. Трибуна должна располагаться так, чтобы все могли видеть спикера, и конечно же, слышать. Выбирайте помещения светлые, в идеале без колонн и перегородок, которые могут препятствовать обзору. Если проводите презентацию, то необходимо оформить зал баннерами с продукцией или концепцией, которые вы будете представлять.
• Детали. Не стоит недооценивать важность мелочей, таких как бейджи. Рынок печатной продукции готов представить десятки видов бейджиков, начиная от самоклеющихся бумажных до именных металлических с памятной гравировкой.

Оценивая масштабность и важность будущего мероприятия, заказывайте уместные бейджи. Лучший вариант - это довериться специалистам, которые подскажут и подберут бейджи к вашему мероприятию. Например, проект «Твои Бейджи», эта компания выполнит на высоком уровне и в срок заказ на большую партию бейджей. Бейджи различаются по материалу исполнения, размеру, способу крепления и способу нанесения информации. Чаще всего обслуживающий персонал и охрана имеют небольшие бейджи на булавке, участникам и организаторам обычно выдаются бейджи на шнурке, которые одновременно могут служить и пропуском.

Подготовка к бизнес-мероприятию - это не однодневный процесс, он занимает много времени и финансовых вложений. Если вы понимаете, что не имеете возможности сами этим заниматься, то лучше обратиться за помощью к фирмам, которые осуществляют комплексную подготовку и проведение подобных встреч. Специалисты помогут вам с концепцией мероприятия, подберут нужный зал и позаботятся о мелочах.