Развитие бизнеса требует организации качественного маркетинга своей продукции и постоянного расширения списка партнеров или клиентов. Одним из наиболее эффективных инструментов продвижения товара и налаживания отношения с поставщиками или дистрибьюторами может стать проведение ознакомительных конференций. К их организации можно привлечь профессионалов, и тогда провести мероприятие на высочайшем уровне поможет специализированная компания https://arenacs.com.ua, а можно – организовать бизнес-конференцию силами собственных сотрудников. В первом случае гарантирован высокий уровень и соответствие современным тенденциям событийного маркетинга, а во втором – экономия средств и корпоративное единение участников подготовки конференции.
Если бизнес-конференция проводится собственными силами компании, то нужно будет разбить ее подготовку на организационные этапы, определить их бюджетную составляющую и установить зоны ответственности исполнителей. Чаще всего подготовка событийного мероприятия состоит из: приглашения гостей, обустройства площадки, разработки программы и организации приема участников (встреча, размещение, питание, развлечение). Чаще всего бизнес-конференцию делят на две части: деловую и неофициальную. Первая состоит из презентаций, докладов, выступлений или переговоров, а вторая имеет форму банкета.
Деловая часть конференции должна быть заранее срежиссирована, и ее ход должен быть строго подчинен установленному сценарию. Все стенды, экспонаты и рекламные образцы должны быть заранее доставлены к месту проведения мероприятия, их работоспособность и функциональность должны быть подтверждены испытанием на площадке, где пройдет конференция. Все выступления сотрудников должны быть прослушаны ответственным руководителем подготовки деловой части мероприятия. Если планируется приглашение иностранных гостей, то нужно позаботиться об организации синхронного перевода.
На стадии приглашения гостей бизнес-конференции нужно учитывать тот факт, что приглашение для компании без указания количества их сотрудников сделает невозможным прогнозирование количества участников мероприятия. А это крайне негативно повлияет на организацию процесса размещения гостей, производства гостевых бейджей или закупки сувенирной продукции. Именно поэтому нужно указывать в приглашении количество приглашаемых и просить подтвердить или опровергнуть свое участие заблаговременно.
