Документы – в архив! № 7, апрель 2009 г.

Внимание! Эта страница является архивной, возможно материалы опубликованные на ней уже устарели. С актуальной информацией для предпринимателей вы можете ознакомиться в газете «Частный предприниматель»

У предпринимателей, как и у юридических лиц, в ходе их хозяйственной деятельности накапливаются первичные документы: накладные, налоговые накладные, акты выполненных работ, квитанции, чеки, ведомости по зарплате, оконченные Книги ф. № 10 и самого предпринимателя, и наемных работников, книги учета расчетных операций, банковские выписки, налоговые отчеты и др. Уничтожить их просто так предприниматель не может, потому что для каждого вида документов отведен определенный срок хранения, часть из которых может быть уничтожена, а часть подлежит сдаче в государственный архив. Специальный нормативный документ для предпринимателей, который бы определял сроки хранения и порядок уничтожения таких документов отсутствует. Они должны руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее – Перечень № 41). Данный Перечень предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от форм собственности, а также физическими лицами – субъектами предпринимательской деятельности. Разъяснение по данному вопросу приведено в письме Госкомпредпринимательства от 27.02.2009 г. № 1899. Следует отметить, что в Перечне № 41 указаны минимальные сроки хранения документов, которые предприниматель по своему усмотрению сокращать не может, но может продлевать.

Уничтожение документов

Положения Перечня № 41 регулируют порядок уничтожения документов физическими лицами – предпринимателями. В соответствии с п. 3.6 Перечня № 41 уничтожение документов, срок хранения которых истек и которые не подлежат обязательной передаче в архив, должно происходить по согласованию с государственными архивными учреждениями. Предприниматель имеет право уничтожить документы, практическая потребность в которых отпала и сроки хранения исчерпаны, но с соблюдением установленной законодательством процедуры, а именно: согласовать такое уничтожение с архивным учреждением.

Для уточнения порядка работы с архивными документами мы обратились в Госархив Днепропетровской области к начальнику отдела формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Виктории Боронило.

–   Скажите, что должен сделать частный предприниматель, чтобы сдать свои документы на хранение в архивные учреждения?

–   В соответствии с Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденными приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 г. № 16 (далее – Правила № 16 – ред.), физические лица – предприниматели хранят документы у себя до тех пор, пока они работают. И только в случае прекращения предпринимательской деятельности им необходимо сдать все документы, касающиеся начисления зарплаты наемным работникам: трудовые договоры наемных работников, приказы, касающиеся отпусков и ведомости по заработной плате в архивное учреждение.

Для этого нужно сформировать вышеперечисленные документы в дела, оформить их согласно Правилам № 16. Потом описать документы и после согласования описей с экспертной комиссией архивного учреждения передать документы на хранение в архив. Архивное учреждение выдает физическим лицам – предпринимателям акт приема-передачи дел для предоставления государственному регистратору.

Понятно, что весь вышеописанный процесс довольно хлопотный и требует определенных навыков. Чтобы избежать лишних сложностей, предприниматели могут поручить эту часть забот специалистам архива. При городских архивах, как правило, созданы специальные хозрасчетные группы, которые выполняют подобные технические задания по подготовке документов к сдаче на хранение в архив. Предприниматель должен заключить договор на эти работы, и группа придет по указанному им адресу. Такая услуга предусмотрена за отдельную плату.

В техническом упорядочивании документов (составлению актов, описей) могут помочь (по договору) и частные архивариусы.

Добавлю, что обычно предприниматели по незнанию либо в силу своей занятости самостоятельно не следят за упорядочиванием своих документов. Проблемы возникают чаще всего при закрытии предпринимательской деятельности. Регистратор не снимет с учета до тех пор, пока не будет представлена справка из архива о том, что документы сданы в архив, а не подлежащие хранению – уничтожены.

–   Каков порядок уничтожения документов, не подлежащих хранению, для частных предпринимателей?

–   Прежде всего напомню, что предприниматели не могут уничтожать свои документы без согласования акта на уничтожение с архивным учреждением.

Для согласования акта на уничтожение своих документов предпринимателям необходимо обращаться в гос­архивы: проживающим в городах – в городские, проживающим в сельских районах – в районные архивы.

Чтобы самостоятельно подготовить документы, предназначенные на уничтожение по истечении сроков хранения, нужно составить их полный список и принести все в архивное учреждение. Секретарь зарегистрирует документы. Потом экспертная комиссия рассмотрит список документов и сами документы, проведет экспертизу. Специалисты архивного учреждения проверят правильность отбора документов к списанию, а при необходимости они имеют право требовать исключения из акта документов, отобранных к уничтожению ошибочно (с нарушением сроков). Когда экспертно-проверочная комиссия согласует акт об уничтожении документов, только тогда они подлежат уничтожению. Эти услуги тоже платные.

Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. При этом предпринимателю выдаются приемо-сдаточные накладные. Иногда документы сжигаются под наблюдением экспертной комиссии.

Напомню, что уничтожение документов без одновременного утверждения описей дел по наемным работникам, а также нарушение установленных Перечнем № 41 сроков хранения документов являются незаконными и приводят к ответственности согласно действующему законодательству. Действующим законодательством, а именно ст. 92¹ Кодекса Украины об административных правонарушениях предусмотрены такие виды ответственности для граждан, как предупреждение или штраф от 3 до 7 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 51 грн. до 119 грн.)

Для того чтобы правильно определить, какие документы можно уничтожить и в какие сроки, необходимо знать сроки и порядок исчисления срока хранения.

Исчисление сроков хранения

В общем случае исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, завершенные делопроизводством в 2005 году начинается с 1 января 2006 года; и если срок их хранения 3 года, то уничтожаются они в 2009 году.

В Перечне № 41 перечислены документы, для которых срок отсчета устанавливается не с начала следующего года, а с конкретной даты. К таким документам относятся различные виды договоров, соглашений, у которых отсчет срока начинается от даты окончания срока действия договора.

В Перечне № 41, а именно в примечании по сроку хранения документа, есть отметка “когда не будет необходимости”. Это означает, что документация имеет продолжительное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими предпринимателями, но не менее года.

Что касается хранения документов налоговой отчетности, то следует руководствоваться не Перечнем № 41, а нормами пп. 15.1.1 ст. 15 Закона Украины от 21.12.2000 г. № 2181-III “О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами” и исчислять отсчет срока от даты представления налоговой декларации (расчета).

В Перечне № 41 определены также дополнительные ограничения и уточнения сроков хранения документов, которые являются обязательными для выполнения. Так, уничтожение большей части первичных бухгалтерских документов и документов налоговой отчетности разрешается лишь при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства (ст. 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425). В случае возникновения споров, следственных и судебных дел, такие документы требуют хранения (сверхустановленного срока) до принятия окончательного решения соответствующими инстанциями.

Сроки хранения

Перечнем № 41 определены сроки хранения документов. Однако не для всех документов, образующихся в ходе предпринимательской деятельности, установлены сроки хранения Перечнем № 41. В таблице приведем перечень и сроки хранения документов, накапливающихся у предпринимателей в процессе их хозяйственной деятельности.

В таблице указано, что банковские документы хранятся три года, однако отдельные платежные документы придется хранить до ликвидации предпринимателя наряду с отчетами в Пенсионный фонд, подтверждающими доход предпринимателя и сумму уплаченных взносов за себя. Это требование касается тех платежных документов, которые подтверждают эту уплату. А установлено оно пп. 2 п. 2 ст. 17 Закона № 1058 и предусматривает “вести учет выплат (дохода) застрахованного лица за каждый календарный месяц и календарный год, сохранять эти данные за период до 1 июля 2000 года на протяжении 75 лет, а за период после этой даты – в течение всего времени уплаты страховых взносов и в течение пяти лет после прекращения их уплаты… после чего данные передаются в архив на надлежащее хранение на протяжении 70 лет…”.

Следует заметить, что в таблице предприниматели не найдут сроков хранения Книги учета доходов и расходов ф. № 10. Это вызвано тем, что порядок ее ведения и хранения (как уже неоднократно отмечалось) регулируется письмами ГНА Украины. Так, в письме ГНА Украины от 05.11.97 г. № 17-0117/10-8886 “О порядке ведения книги ф. № 10” указано, что закончившуюся Книгу ф. № 10 предприниматель обязан сдать в налоговую инспекцию по месту регистрации, где она должна храниться на протяжении пяти лет. Так, что включать Книгу ф. № 10 в опись на уничтожение документов не нужно.

Вместе с тем некоторое время, со ссылкой на пп. 2 п. 2 ст. 17 Закона Украины от 09.07.2003 г. № 1058-IV “Об общеобязательном государственном пенсионном страховании” (далее – Закон № 1058), высказывалось мнение о том, что предприниматели должны хранить Книгу ф. № 10 в течение 75 лет как документ, содержащий информацию о доходах предпринимателя, застрахованного в Пенсионном фонде, которая может быть использована для определения права предпринимателя на назначение пенсии. В конце 2006 года появилось официальное разъяснение Пенсионного фонда Украины в письме от 20.12.2006 г. № 14313/А-1 о том, что Книга ф. № 10 не содержит такую информацию; приводились следующие аргументы: “поскольку по данным Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица – субъекты предпринимательской деятельности в течение [календарного] года (форма № 10), невозможно подтвердить факт уплаты страховых взносов в органы Пенсионного фонда Украины, то она не может быть использована органами Пенсионного фонда для определения права лица на назначение пенсии.

Кроме того, вопрос целесообразности хранения указанной Книги свыше 5 лет имеет право решать только Государственная налоговая администрация Украины”.

Книгу ф. № 10 ведут не только сами предприниматели, но и наемные лица, работающие у плательщиков единого налога. Порядок ее ведения также регулируется не подзаконным актом, а письмом ГНА Украины от 06.05.2000 г. № 6304/7/17-0217, в котором сказано, что данная книга после ее окончания остается у предпринимателя и хранится в течение пяти лет.

Следовательно, Книгу ф. № 10 предприниматель может включить в опись на уничтожение по истечении пяти лет после проведения проверки налоговыми органами.

Материал подготовила Виолетта Лунева, собкор газеты

"Частный предприниматель" № 7, апрель 2009 г.