21.09.2017

7 способов вырваться из рутины и сэкономить время

Директор по маркетингу агентства интернет-рекламы Inweb Максим Зубенко рассказал, как избавиться от чувства убегающего времени и пошагово оптимизировать свою жизнь с помощью мелких улучшений.
Полную видеозапись его лекции в Spalah IT-School в Одессе смотрите ниже.

Как мы воспринимаем время?

Помните то чувство, когда сидишь на паре, смотришь на часы, потом смотришь второй раз в надежде, что скоро конец, а прошло 5 минут. И наоборот — как быстро проходит лето. Порой оглядываешься, и вроде как три месяца пролетело, а ощущение, что одна пара.

А все потому, что мы воспринимаем время субъективно. Когда погрязаем в рутину, кажется, что оно течет в два раза медленнее, но при этом ничем не насыщенно. В таких условиях мы не способны активно мыслить и превращаемся в организм, который просто влачет существование. Тогда как активные жизненные этапы, после которых остаются знакомства, воспоминания и фотографии, по ощущениям проходят быстрее, но оставляют яркий след в сознании.

Почему возникают проблемы со временем?

Есть несколько причин. Первая — это рутина. Нас окружают задачи, выполнять которые надо каждый день. Мы не можем их избежать, и они отнимают уйму времени.

Второе — отсутствие навыков. О каких навыках идет речь? Управление временем, командой, собой, финансами. Нас этому нигде не учат.

И третья причина — прокрастинация. Эта «замечательная» привычка откладывать все на последний момент, выработанная у многих еще со студенчества. У кого-то, наверное, до сих пор стоит на полке недописанный диплом, и страшно представить, сколько незащищенных лабораторных мы откладывали на последний день.

К сожалению, когда мы переходим из ВУЗа на работу, прокрастинация остается с нами.

Как экономить время и избежать рутины?

На 4 курсе ВУЗа я начал беспокоиться о том, куда девается мое время.

И до появления работы я считал, что день состоит из трех типов деятельности: сон, какой-то промежуток дома и учеба. Думал, что это ужасно эффективно, и что всё успеваю. Но появилась работа, и пришло понимание, что можно успевать что-то еще. И каждый раз, когда появлялось «что-то еще», оказывалось, что можно его сжать до каких-то размеров и успевать больше. Но не было системного подхода.

Когда я начал тратить уйму усилий, переключаясь с работы на учебу и с учебы на работу, понял, что либо сейчас пытаюсь все оптимизировать, либо же все закончится плачевно. Так начался долгий путь внедрения небольших улучшений в повседневность.

Первый метод, испробованный на себе, — это был метод, как я его тогда назвал, Вильгельма Завоевателя

1. Метод Вильгельма Завоевателя.

Герцог Нормандии Вильгельм Завоеватель со своей армией высадился на английском побережье в 1066 году. У него было два варианта: либо покорить Англию, либо вернуться обратно. Вероятно, Вильгельм был человек целеустремленный, он решил, чтобы было проще, напрочь исключить один из вариантов — и сжег корабли. Это сработало — теперь мы помним Вильгельма как короля Англии.

Ставьте задачи так, чтобы выполнить их было проще, чем не выполнить. У меня этот метод сработал с утренней рутиной. Вычитал в статье на Медиуме, что застелив кровать сразу после пробуждения повышаешь вероятность бодрого утра, мол вернуться-то уже некуда. Попробовал, метод сработал. Теперь подобные методы-предохранители есть почти на всех моих рутинных делах. Они минимизируют прокрастинацию над задачей и повышают вероятность, что я ее выполню не затягивая.

2. Таблицы

В начале работы осознал, что как маркетологу мне нужно разбираться, кроме непосредственно маркетинга, в дизайне, программировании, веб-аналитике и еще куче сопутствующих тем. И освоить все это необходимо за очень короткий промежуток времени.

Помимо этого, заметил, что бесконтрольно сливаю деньги. Отсутствовало понимание, какая статья расходов наибольшая, а какую ты просто недооценил.

Нахождение в рутине создало еще одну проблему: оглядываясь на месяц-два назад, я едва ли мог вспомнить, что со мной тогда происходило, какой период я переживал, какие задачи решал.

Эти проблемы решили регулярные записи обо всем: от финансов до прочтенных книг. Все это собирается в таблице, структура которой неоднократно менялась. В этой статье делюсь текущим вариантом.

Давайте подробно разберем эту таблицу.

Дневник

Я начал вести записи в 2009 году. Это были первые попытки систематизировано что-то печатать. Теперь я веду дневник еженедельно. Это не записи в стиле: «Дорогой дневник…«», а достаточно сухие заметки, которые пишу каждое воскресенье, оглядываясь на прошедшую неделю и спрашивая себя: что мне понравилось, что не понравилось, в чем я был молодец, а в чем не молодец (последнего всегда получается больше). И потом, спустя 3 месяца или полгода, когда хочу понять, куда же я двигаюсь и к чему пришел, захожу в документ и сопоставляю, что было со мной тогда и что происходит сейчас.

Цели

Благодаря связке целей и дневника мне больше не кажется, что день за днем повторяется одно и то же, и я не делаю ничего, чтобы достичь желаемого. Потому что сопоставляя записи и цели вижу, что копилка на трип в Исландию почти заполнена, прыжок с парашютом уже в расписании, а список книг на год уже почти опустошен.

Когда чувствуешь, что каждый день имеет вектор, и ты идешь к намеченному небольшими шажками, тогда теряется ощущение рутины. Понимаешь, что в перспективе дня, недели, месяца жизнь имеет смысл, она имеет четкую направленность. Это чувство помогает, во-первых, бороться с депрессией, во-вторых, понимать, насколько быстро продвигаюсь к цели.

Финансы

Для денег отдельная табличка. Как она работает: ты вносишь туда свой доход и базовые регулярные расходы, указываешь, какой процент хотел бы отложить. Автоматически от основной суммы отнимаются регулярных расходы + сбережения, и рассчитывается бюджет на каждый день. А потом, когда вносишь расходы за день, бюджет на последующие дни корректируется.

В чем прелесть учета финансов? Понимаешь, куда уходят деньги и когда. Сколько остается и что надо урезать, чтобы оставалось больше.

Книги, фильмы, привычки

Я легко забываю многие вещи. Из книг, которые читал последние несколько месяцев, мне сложно вспомнить что-либо помимо трех главных героев и общей сюжетной канвы. Именно из-за этого я начал записывать их в таком формате:

список книг,
список тех книг, которые прочел,
ссылка на саммари, где каждый абзац — это основная мысль прочитанной главы.

По такому принципу веду список фильмов (постоянно жутко туплю, когда просят что-то порекомендовать из просмотренного кино) и список желаемых и привитых привычек.

К слову, внедрять привычки помогает вот этот бот: @EasyHabit_bot.

Список материальных желаний

Меня он спасает от импульсивных приобретений и от состояния потерянности при покупках. Это происходит так: записываю в список вещь, которую хочу приобрести, и забываю о ней на некоторое время. Спустя месяц возвращаюсь к списку и порой думаю: «Интересно, в каком состоянии я был, и почему эта вещь здесь находится?». Чаще всего такие вещи потом из списка пропадают, и в нем остается только действительно важное.

Профессиональные вехи

Сюда заношу все значимые профессиональные события: завершенный крупный проект, удачный маркетинговый кейс, контакт со СМИ, доклад на конференции. Так понимаю, что получается, а над чем надо работать.

Учет времени в будни

У вас бывает ощущение, когда вы целый день усердно работаете, а в конце кажется, что не было сделано ничего? Чтобы от него избавиться, я завел табличку со следующими колонками:

день недели;
день месяца;
комментарии, содержащие информацию о проделанной работе.

Каждый раз, заканчивая задачу, независимо от размера, я ее туда заношу. Очень удобно и приятно в конце дня заглянуть в таблицу и увидеть список из 10-20 выполненных пунктов. Это позволяет уходить с работы раньше и с чистой совестью.

Максим Зубенко читает лекцию в Spalah IT-School в Одессе.

3. Блокнот.

Я понял, что пропускаю промежуточные задачи. Ко мне зашел коллега, о чем-то попросил, я ему кивнул, через минуту ни он, ни я не помним уже, о чем говорили, а через месяц оказывается, что это было стратегически важная задача. Чтобы такого не случалось, я обзавелся примитивным бумажным другом — блокнотом.

Замечательность блокнота в том, что записывать туда можно абсолютно все: мысли, идеи, задачи. Это освобождает оперативную память мозга. А потом открываешь записи и получается как со списком желаний: вот эта задача уже неактуальна, эту можно делегировать, а в этой вообще изначально не было смысла.

4. Чат с собой в Telegram.

Идеи появляются порой в неподходящее время в неподходящих местах. Чтобы не потерять их, использую чат с самим собой. Именно туда их можно быстро занести голосом или текстом, и в итоге не потерять. В этом же чате можно хранить файлы.

Я, например, закидываю туда книги. Потом отсеиваю по документам, и получается список книг, которые планирую прочесть.

Диалог с самим собой — замечательная свалка мыслей. Важно не забывать раз в неделю немножко ее просеивать, чтобы не было страшно туда заглядывать.

5. Календарь.

Это просто, это очевидно, но я не могу об этом не сказать. При всей простоте онлайн-календаря им мало кто пользуется, хотя этот инструмент один из первых в списке must have для тех, кто хочет сэкономить время и нервы.

Если включить синхронизацию Google Календаря на телефоне и компьютере, то проблема с забыванием встреч и мероприятий исчезнет.

Там можно создать мероприятие и внести электронные адреса всех, кто должен его посетить, и они получат напоминание. Чем серьезнее становятся задачи и люди, тем необходимее этот инструмент. С ним сложнее забывать.

6. Слепая печать.

Как-то я ходил по офису и доставал сотрудников: просил проверить скорость печати с помощью специального тренажера. Оказалось, в среднем это 150-170 символов.

Но если в течение 2 недель по 15 минут в день выделять на обучение слепой печати, то со временем скорость поднимется приблизительно в два раза — до 350 символов. Посчитайте, сколько времени в году вы печатаете: рабочие письма, личные сообщения, комментарии в соцсетях, и поделите это на скорость. Не хочу показаться мелочным, но мне бы не хватало этих нескольких десятков часов, которые можно сэкономить.

7. Мнемоника.

Мало кого из нас учили учиться. Со школы напихивали огромным объемом информации и никогда не говорили, как его можно эффективно усваивать. Но стоило на первом курсе университета или даже в первом классе ввести всего одну дисциплину, которая учит работать с информацией, — мнемонику, и молодые умы смогли бы потреблять эти знания без боли.

С помощью простых мнемонических приемов я запоминаю рандомные пароли, номера своих банковских карт, номера важных для меня людей.

Научиться учиться помогла книга «Эйнштейн гуляет по луне» Джошуа Фоера и «Думай как математик» Барбары Оакли.

Почему я говорю о небольших улучшениях? В синергии они приводят к большому результату. Конечно, только на слепой печати или календаре вы много не выиграете. Но комплексный подход позволит избавиться от чувства убегающего времени и пошагово оптимизировать свою жизнь.

Когда у вас будут четко заполненные еженедельные записи, вы будете чувствовать себя спокойно, сможете оглядываться назад и понимать, что с вами происходит и происходило. Когда выставите цели, сможете сопоставлять свои записи с этими целями и понимать, куда движетесь. Когда у вас будут навыки мнемоники, вы сможете понять, как же работать с информацией без боли. Когда вы освоите метод слепой печати, сможете экономить десятки часов в год.

Процесс внедрения всего этого будет болезненным и никогда не завершится на 100%. Поэтому начните получать от него удовольствие, понимать, что с каждый улучшением вы приближаетесь к своим целям быстрее, чем остальные и, самое главное, быстрее, чем вы сами год назад.