Электронные документы в хоздеятельности

Газета «Частный предприниматель № 23, 2017 г.

Предприниматель закупает товар у юрлица. Поставщик отказывается выдавать ему бумажные расходные накладные на товар, ссылаясь на то, что они будут предоставлены в электронном виде. Разберемся, имеют ли электронные документы юридическую силу и как потом при проверке и в суде подтвердить факт получения товара.

Налогового кодекса Украины (НКУ) (пп. 14.1.144¹ ст. 14) документ для целей данного Кодекса – это документ, созданный в бумажной или электронной форме с соблюдением требований законов об электронном документообороте и электронной цифровой подписи, составление (предоставление, направление) которого предполагается этим Кодексом, другими нормативно-правовыми актами и/или связано с реализацией прав и обязанностей налогоплательщика и/или контролирующих органов в соответствии с нормами НКУ.

Бухгалтерское законодательство также признает возможность оформления первичных документов, фиксирующих и подтверждающих хозяйственные операции, как в бумажном, так и в электронном виде.

ГФС Украины в письме от 05.07.2017 г. № 967/6/99-99-15-02-02-15/ИПК соглашается с тем, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены и в электронной форме. Но при условии, что они имеют обязательные реквизиты, определенные п. 2 ст. 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон о бухучете), а именно:

– название документа (формы);

– дату составления;

– название предприятия, от имени которого составлен документ;

– содержание и объем хозяйственной операции, единицу ее измерения;

– должности лиц, ответственных за совершение хозоперации и правильность ее оформления;

– личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации.

Вместе с тем электронные первичные документы применяются при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте. Порядок и организация электронного документооборота, а также правовой статус электронной цифровой подписи (ЭЦП) урегулированы от 22.05.2003 г. № 852-IV  «Об электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 852), № 851-IV  «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» (далее – Закон № 851), а также рядом нормативно-правовых актов, принятых на их выполнение. В соответствии со ст. 5 Закона № 851электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Если автор создает идентичные по документарной информации и реквизитам электронный документ и документ на бумаге, каждый из них является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

Оригинал электронного документа должен давать возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством; в определенных законодательством случаях может быть предъявлен в визуальной форме отображения, в том числе в бумажной копии. Первичные документы в электронном виде хранятся на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть менее срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

О возможности оформления расходных накладных в электронной форме говорится и в письме ГФС Украины от 05.11.2015 г. № 23594/6/99-99-19-02-02-15.

По мнению ГФС, электронный документ, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую ​​же юридическую силу, как и бумажный.

Налоговики полностью признают оформленные расходные накладные в электронной форме при условии наличия в них всех обязательных реквизитов.

Документы в электронной форме могут быть при необходимости использованы в суде. Юридическая сила электронного документа и допустимость его как доказательства не может быть опровергнута исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Анализ судебной практики позволяет сделать вывод, что суды также признают расходные накладные на товар в электронной форме при наличии в них всех необходимых реквизитов, установленных ст. 9 Закона о бухучете, в том числе ЭЦП и электронного оттиска печати.

Заметим, что начиная с 19.07.2017 г. оттиск печати субъекта хозяйствования не является обязательным реквизитом первичного документа: наличие или отсутствие его на документе не создает юридических последствий.

ЭЦП по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи в случае, если она подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи (ст. 3 Закона № 852). Сертификат открытого ключа – это документ, выданный центром сертификации ключей, который удостоверяет действие и принадлежность открытого ключа подписанту. Отрицать факт подписания электронного документа возможно только при документальном подтверждении утери ЭЦП. Кроме проверки принадлежности ЭЦП, необходимо проверять срок действия усиленного сертификата ключа.

Оригиналом электронного документа считается его электронный экземпляр с обязательными реквизитами, в том числе с ЭЦП автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом № 852.

Если необходимо использовать электронный документ, предоставляется его копия на бумаге – его визуальное отображение в бумажном виде, удостоверенное в порядке, установленном законодательством. То есть, по сути, это распечатка электронного документа с подписями лиц, которые его составили, удостоверенная печатью (при наличии). По требованиям Госстандарта, удостоверением копии является надпись: «Копия верна. Дата. Инициалы, должность лица, подпись».

Заверить копии электронных документов с оригинала при необходимости может сам предприниматель. 

Бумажные и электронные документы можно дублировать. Оба эти документа будут иметь силу оригинала. Электронными могут быть не только отчетные документы, но и договоры с контрагентами, а также вся первичка, составленная на их исполнение.

Законодательство об электронных документах еще развивается, поэтому практика его применения пока не наработана. Изменения в процессуальные кодексы о приемлемости электронных документов в судах в качестве доказательств только разрабатываются. Однако уже сейчас в хозяйственных отношениях по желанию сторон допускается переход на электронный документооборот.

Применять электронный документооборот или оставаться на традиционной проверенной бумажной форме – выбирать вам. Однако в отсутствие надежного хранения электронной документации это может оказаться весьма рискованным шагом. Стало быть, во избежание потери электронных документов рекомендуем с электронной дополнительно использовать привычную бумажную форму.

Подытожим

Если вы с контрагентом решили применять электронный документооборот, чтобы его наладить, необходимо:

1. Обязательно предусмотреть в договоре условие о возможности составления первичной документации в электронной форме, регламентировать время и порядок ее передачи, подписания.

2. Проверять наличие всех обязательных реквизитов в электронных документах, в том числе ЭЦП. Четко прописать в договоре условие об обязательном удостоверении первичных документов электронной печатью (либо отсутствие такого требования).

3. До подписания договора (первичных документов, в том числе расходных накладных) получить от контрагента подтверждение полномочий подписанта, подлинности ЭЦП, срока действия усиленного сертификата ключа.

Напоследок обратим внимание на один важный момент. Если первичные документы составляются и хранятся с использованием электронных средств обработки информации, субъект хозяйствования обязан за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и других органов в рамках их полномочий, предусмотренных законом (п. 6 ст. 9 Закона о бухучете).