Все больше украинских предприятий переводит свою документацию с бумажного в электронный вид. Но важность введения автоматизации электронного документооборота только начинает осознаваться. Это связано с тем, что существует ряд технических, финансовых и операционных условий, которые нужно выполнить. Но плюсов от введения автоматизированной системы гораздо больше, особенно, после того, как она установлена и процесс налажен. Ниже приводятся 3 ключевых аргумента в пользу перехода на современную модель документооборота, осуществить которую можно на сайте http://inbase.com.ua/.
Рациональное взаимодействие
Кооперация между различными сотрудниками, отделами или целыми департаментами внутри организаций становится все более сложной. Особенно с учетом того, что все больше функций передается во внешнее управление на аутсорсинг. Развитие связей между компаниями также происходит намного интенсивнее. Автоматизированные платформы способствуют улучшению взаимодействия внутри организаций и упрощению управления внешними связями через использование, например, облачной среды рабочего процесса. Кроме того, ускоряется процесс поиска, проверки и утверждения документов.
Эффективный контроль актуальности версий
Сотрудники – в первую очередь на крупных предприятиях - по нескольку раз перепроверяют, работают ли они над последней редакцией документа. Раньше обмен файлами и электронными письмами быть достаточно сложным, так как не существовало четкого контроля за актуальностью их версий. А сравнение со всеми предыдущими редакциями было попросту невозможно без ручной проверки. При автоматизированном контроле документооборота компьютер сам синхронизирует все файлы, а также сохраняет и структурирует историю их редактирования. Когда несколько человек вносит изменения в один и тот же документ внутри автоматизированной системы, проблемы, связанные с различными копиями, исчезают, равно как и необходимость распространять их через электронную почту.
Экономия времени
Скорость обработки формальной составляющей бизнеса имеет первостепенное значение в любом деле, как для поддержания конкурентоспособности в условиях рынка, так и для взаимодействия с государственными органами. Автоматизация электронного документооборота предоставляет инструменты для ускорения процесса управления документами и позволяет продвигать их через все этапы, вплоть до утверждения, без лишних задержек.
