Учет рабочего времени (05.2011)

Внимание! Эта страница является архивной, возможно материалы опубликованные на ней уже устарели. С актуальной информацией для предпринимателей
вы можете ознакомиться в газете «Частный предприниматель».

Предприниматели, использующие труд наемных работников, начисление заработной платы должны осуществлять на основании Табеля учета рабочего времени. Форма Табеля учета использования рабочего времени (ф. № П-5) (далее – Табель учета) утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489 “Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда” (далее – Приказ № 489). В настоящей публикации рассмотрим основные вопросы, связанные с ведением Табеля учета предпринимателем.

Табель учета – это основной документ, который подтверждает выход на работу наемных работников, продолжительность их рабочего дня и является документом, на основании которого предприниматель начисляет заработную плату за отработанный месяц. Наличие Табеля учета обязательно. Вместе с тем в соответствии с п. 2 примечания к Табелю учета данная форма носит рекомендательный характер и составляется из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форму можно изменить, дополнить другими показателями, нужными для учета у работодателя. Предприниматель может приобрести готовый бланк Табеля учета или изготовить его самостоятельно.

При составлении Табеля учета предприниматель должен учитывать количество выходных, праздничных и нерабочих дней в каждом месяце.

В нашей стране согласно ст. 73 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ) установлено 8 праздничных и нерабочих дней. Это:

– 1 января – Новый год;

– 7 января – Рождество Христово;

– 8 марта – Международный женский день;

– 1 и 2 мая – День международной солидарности трудящихся;

– 9 мая – День Победы;

– 28 июня – День Конституции Украины;

– 24 августа – День независимости Украины.

Кроме того, праздничными и нерабочими являются дни религиозных праздников: один день (воскресенье) на Пасху и один день (воскресенье) на Троицу. В 2011 году Пасха празднуется 24 апреля, а Троица – 12 июня.

Согласно ч. 3 ст. 67 КЗоТ в случае, если праздничный или нерабочий день совпадает с выходным, то такой выходной день переносится на следующий рабочий день после праздничного или нерабочего дня. Поэтому в 2011 году при пятидневной рабочей неделе (выходные дни в субботу и воскресенье) выходные праздничные дни будут перенесены соответственно:

– воскресенье 24 апреля – на понедельник 25 апреля;

– воскресенье 1 мая – на вторник 3 мая;

– воскресенье 12 июня – на понедельник 13 июня.

Кроме того, продолжительность рабочего дня накануне праздничных и нерабочих дней (предпраздничный день) сокращается на 1 час.

В письме Минтруда от 25.08.2010 г. 9111/0/14-10/13 установлены нормы продолжительности рабочего времени на 2011 год, которыми должны руководствоваться предприниматели при заполнении Табеля учета. (Данное письмо опубликовано в “Частном предпринимателе” № 24, 2010 г.)

Также в распоряжении КМУ от 15.11.2010 г. № 2130-р “О переносе рабочих дней в 2011 году” для работников, которым установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, рекомендуется перенести рабочие дни с:

–   понедельника 7 марта – на субботу 12 марта;

–   понедельника 27 июня – на субботу 25 июня.

Обращаем внимание на то, что Законом Украины от 11.01.2011 г. № 2914-VI внесены изменения в ст. 67 КЗоТ, согласно которым в целях создания благоприятных условий для использования праздничных и нерабочих дней КМУ не позднее чем за 3 месяца до таких дней может рекомендовать перенести выходные и рабочие дни для работников, которым установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями. Работодатель, в свою очередь, в случае применения рекомендаций КМУ должен не позднее чем за 2 месяца издать приказ (распоряжение) о переносе выходных и рабочих дней.

Порядок заполнения Табеля учета

Табель учета состоит из двух частей. Первая часть – это таблица с буквенными и цифровыми условными обозначениями, которыми отмечаются фактически отработанные часы и виды затрат рабочего времени, а вторая часть – это непосредственно сам Табель учета. При этом могут использоваться как условные обозначения, приведенные в самой форме № П-5, так и разработанные предпринимателем самостоятельно.

Приведем список наиболее часто используемых условных обозначений, которые понадобятся предпринимателю при заполнении Табеля учета.

Табель учета ведется ежемесячно на всех работников, состоящих с предпринимателем в трудовых отношениях, с которыми заключены трудовые договоры и зарегистрированы в центре занятости, и представляет собой поименный перечень работников. Заполняется табель с первого числа месяца по последнее. Согласно данному документу каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется в Табеле учета. Кроме того, необходимо указать пол сотрудника (м/ж).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в Табеле учета отведено две строки: верхняя – для буквенного обозначения; нижняя – для записи количества отработанных часов.

Отметки о фактически отработанном времени, невыходе на работу по причине болезни либо отпуске и др. производятся только на основании надлежащим образом оформленных документов (приказов, листков нетрудоспособности и др.). Табель учета рекомендуется составлять в начале нового месяца за прошедший с учетом информации о принятых, уволенных сотрудниках для своевременного начисления и выплаты заработной платы.

Если предприниматель осуществляет свою деятельность в сфере общественного питания, розничной торговли или услуг, то продолжительность рабочей смены обычно превышает 8 часов, поскольку наемные лица работают во все дни недели в дневное и вечернее время. Наиболее востребованный и применяемый режим работы в сфере торговли и услуг – два дня рабочих, два выходных при продолжительности рабочего дня 11–12 часов. В данном случае согласно действующему законодательству предприниматель обязан вести суммированный учет рабочего времени. Предприниматель сам определяет учетный период. Его продолжительность может быть равна периодам: неделе, декаде, месяцу, кварталу, полугодию, году. При этом работа в выходные и праздничные дни не считается сверх урочной, а продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов, установленных ст. 50 и 51 КЗоТ.

Применение суммированного учета рабочего времени регламентируется ст. 61 КЗоТ. В случае применения суммированного учета рабочего времени обязательно составляются графики выходов на работу (графики сменности). По графикам выходов определяется среднемесячное число рабочих дней в рабочем периоде.

Порядок применения суммированного учета рабочего времени регулируется нормами КЗоТ и Методических рекомендаций о применении суммированного учета рабочего времени, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 19.04.2006 г. № 138. (Подробнее о ведении суммированного учета рабочего времени у предпринимателя читайте в “Частном предпринимателе” № 8, 2008 г.)

Рассмотрим пример заполнения Табеля учета (см. ниже).

При заполнении табеля за февраль использовались следующие условные обозначения:

Р – рабочие часы;

РС – рабочие часы работника, которому установлен неполный рабочий день (на основании трудового договора);

ВД – командировка (на основании соответствующего приказа или распоряжения);

ВП – дни отпуска в связи с беременностью и родами (на основании больничного листка);

ТН – дни оплачиваемой временной нетрудоспособности (на основании больничного листка);

НА – дни отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон (на основании соответствующего приказа).

Под ячейкой, обозначающей рабочие часы основного работника либо работника с неполным рабочим днем (условные обозначения Р и РС), указывается количество часов (8 и 4 соответственно). Под условным обозначением ВД (командировка) также указывается количество рабочих часов, в нашем случае 8, так как работник находился в служебной командировке. Если день командировки приходится на выходной или праздничный день, то это также необходимо отмечать в Табеле учета. Дни, приходящиеся на основной ежегодный отпуск (В), отпуск без сохранения заработной платы (НА), дни временной нетрудоспособности (ТН), а также отпуска в связи с беременностью и родами (ВП) отмечаются в табеле соответствующими условными обозначениями, но в данном случае количество часов не проставляется.

В Табель учета не вносится время работы граждан, которые выполняют работы (услуги) по гражданско-правовым договорам, поскольку такие работники не состоят в трудовых отношениях с предпринимателем.

Согласно п. 315 Перечня типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41, Табель учета должен храниться у работодателя в течение трех лет со дня проведения проверки органом налоговой службы по вопросам соблюдения налогового законодательства. При возникновении споров, судебных дел хранится до принятия окончательного решения.

Виктория Лобода, независимый консультант

_____________

* С полным архивом публикаций газеты можно ознакомиться на сайте газеты www.chp.com.ua и СD-диске “Архив газеты за 2011–2013 годы”.

"Частный предприниматель" №1, март 2011 г.