Кому пiдiйде програмний РРО та як його обрати

Газета «Приватний підприємець» №24

З 1 січня 2022 року запроваджується обов’язкова фіскалізація для ФОП – єдинників 2–4-ї груп незалежно від обсягу доходу та обраного виду діяльності. Що таке програмний РРО, у чому його основна відмінність від класичних реєстраторів розрахункових операцій (касових апаратів) і для кого прийнятне хмарне рішення – про все це розповімо нижче.

Кому потрібні реєстратори розрахункових операцій

Суб’єкти господарювання, зокрема ФОП – єдинники 2–4-ї груп, які проводять розрахунково-касові операції, приймають від покупців готівку, банківські картки, жетони тощо, з 1 січня 2022 року мають установити реєстратори розрахункових операцій (РРО) та/або програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО).

Кому потрібен РРО 2022 року: кафе, ресторанам, магазинам одягу, меблів, іграшок, інтернет-магазинам, турагентствам та туроператорам, готелям, СТО, салонам краси та іншим суб’єктам господарювання, зареєстрованим як ФОП.

Платники єдиного податку 1-ї групи не повинні встановлювати РРО (ПРРО). Також не повинні встановлювати РРО (ПРРО) ФОП 2–4-ї груп, якщо вони працюють тільки за безготівковим розрахунком (не мають розрахункових операцій).

РРО чи ПРРО

Наразі для розрахункових операцій використовуються два типи реєстраторів: апаратні “залізні” РРО та їх програмні аналоги – ПРРО.

РРО поділяються на касові апарати (кнопкові каси) та фіскальні реєстратори (зовні нагадують принтери, працюють не самостійно, а у зв’язці із системами обліку).

ПРРО – це програма для смартфона, планшета чи ноутбука, яка дає можливість працювати без “залізних” фіскальних реєстраторів.

Є безкоштовна версія ПРРО від податкової (для Android та Windows, продукт для iOS ще не готовий) або платна від сторонніх виробників.

Платні рішення ПРРО можна умовно поділити на два типи:

1. Пристрої 3 в 1 – принтер, термінал із попередньо встановленою програмою “пРРосто” або подібним мінімальним софтом. За функціоналом вони недалеко відійшли від кнопкових кас. Ціна на такі пристрої починається від 4 000–5 000 грн.

2. ПРРО у зв’язці із системою автоматизації закладів та магазинів. Наприклад, система обліку закладів Poster може працювати зараз без зайвого фіскального принтера як програмний РРО, надсилаючи всі дані одразу до хмари. Ціна програмного РРО від Poster – 1 200 грн на рік за одну касу.

Для малого та середнього бізнесу ПРРО – більш простий спосіб відповідати майбутнім законодавчим вимогам.

Ті підприємці, які не зацікавлені в обліку свого бізнесу, а хочуть просто відповідати закону “для галочки”, зможуть вести продажі в без­коштовній “пРРОсто” або в пристроях 3 в 1.

А тим, хто хоче налаштувати повноцінний облік бізнесу, прийнятний ПРРО у зв’язці із системою автоматизації бізнесу.

Такі системи допоможуть із моніторингом продажів, керуванням системою лояльності, взаємодією з клієнтами. Це хороший інструмент для боротьби з крадіжкою: він відстежує підозрілі транзакції та дозволяє перевіряти залишки продукції на складі. Деякі системи автоматизації пропонують повноцінну аналітику, наприклад підказки про товар, якого бракує. Скажімо, у кав’ярні закінчується молоко – система заздалегідь нагадає про те, що потрібно його закупити.

Чим відрізняється ПРРО від РРО

Головне завдання і РРО, і ПРРО – передавати до податкової контрольно-звітну інформацію. Проте ПРРО має цілу низку переваг:

– менше вимог податкової. Класичний РРО має бути зареєстрований у Держреєстрі, мати відповідну модель та строк служби. До ПРРО таких вимог немає;

– необмежений строк служби. Строк служби РРО – 7 років. Після цього його потрібно міняти. У ПРРО таких обмежень немає;

– немає потреби купувати додаткове обладнання. Для роботи з ПРРО знадобиться ком­п’ю­тер, планшет або інший гаджет, на який можна встановити застосунок. Можна обрати безкош­товний застосунок “пРРосто” із сайту податкової або приватні рішення. Класичний РРО потрібно купувати окремо. Середня вартість апаратного РРО – 6–8 тис. грн. Є моделі, що кош­тують від 10 тис. грн і понад. Ще близько 200–300 грн на місяць коштуватиме обслуговування такого РРО;

– швидше проводиться реєстрація. У середньому реєстрація ПРРО триває два дні. У разі РРО реєстрація триває від 5 до 9 днів;

– менше документів для оформлення. Для реєстрації ПРРО треба оформити лише два документи; для реєстрації РРО – п’ять документів, а також звернутися до Центру сервісного обслуговування (ЦСО) для укладення договору та опломбування РРО. У разі зміни реквізитів РРО слід перереєструвати. На це потрібен час, оскільки ЦСО реєструють РРО по черзі. А щодо ПРРО всі зміни вносить розробник програмного забезпечення онлайн;

– підтримка оновлень. Після змін у законодавстві фіскальні РРО часто потрібно перепрошивати. Це теж не безкоштовно, до того ж потрібно стояти в черзі. Тоді як ПРРО оновлюються онлайн;

– менше місця. Для невеликих закладів ПРРО цікавий тим, що економить місце: не потрібно ставити додаткових фіскальних принтерів у касову зону;

– електронні чеки. Під час роботи з ПРРО є можливість друкувати не тільки паперові чеки, але й надсилати електронні з допомогою смс або на e-mail гостя;

– офлайн-робота. На відміну від класичних РРО програмні можуть працювати в офлайн-режимі. Немає потреби виписувати чеки вручну: щойно з’явиться інтернет – дані автоматично надсилаються до податкової.

Однак ще не всі розробники комерційного ПРРО надали можливість офлайн-робо­ти через складнощі з інтеграцією з податковою. Але частина рішень уже пропонують таку можливість. Так, у ПРРО від Poster уже можна працювати в офлайн-режимі. Утім строк роботи без інтернету в РРО трохи більший – до 7 діб. У ПРРО ця можливість лише до 36 годин, але не більше ніж 168 годин на місяць.

Серед недоліків можна назвати не завжди стабільну роботу податкової хмари. Інколи чеки не фіскалізуються через проблеми з боку податкової, коли сервери перевантажені. За словами наших клієнтів, зараз це буває кілька разів на місяць. У такій ситуації підприємцям потрібно почекати й через кілька годин зробити ще одну спробу фіскалізації.

Як зареєструвати ПРРО

Для реєстрації ПРРО треба зробити п’ять кроків:

1. Заповнити форму 20-ОПП. Якщо вона була заповнена раніше, слід актуалізувати ці дані.

2. Установити ПРРО. Для цього можна скористуватися безкоштовним рішенням від податкової або обрати комерційне рішення.

3. Подати заяву про реєстрацію ПРРО. Для цього потрібно заповнити форму № 1-ПРРО.

4. Отримати рішення ДПС про реєстрацію ПРРО.

5. Зареєструвати касирів.

Який тип ПРРО обрати

Податкова виділяє чотири типи ПРРО, які потрібно зазначити в заяві ф. № 1-ПРРО:

1. “Стаціонарний” – реєструється за адресою конкретного закладу чи магазину.

2. “Пересувний” – реєструється на автомобіль і може використовуватися на всій території України. Прийнятний, наприклад, для мобільних кав’ярень чи ресторанів, які працюють лише за умови доставляння.

3. “Каса самообслуговування” – не передбачає залучення касира (наприклад, платіжний термінал). Такі каси є в мережі McDonald’s.

4. “Інтернет-торгівля” – використовується за конкретною адресою. Якщо на сайті зазначено реквізити й покупець оплачує за ними товар, то залучати касира немає потреби.

Підприємець може встановити не один, а одночасно декілька ПРРО.

Як з апаратного РРО перейти на ПРРО

Підприємці можуть самі обирати, який реєстратор використовувати – апаратний чи програмний. Не варто чекати, коли закінчиться строк використання апаратного РРО, можна перейти на програмний будь-коли.

Важливий нюанс: для початку слід зареєструвати ПРРО, а потім зняти з реєстрації апаратний. Це потрібно для того, щоб перехід був плавним і не треба було закривати заклад або магазин та чекати, доки йтиме перепрограмування.

Аби зняти апаратний РРО, вам знадобляться документи про опломбування РРО. Якщо у вас їх немає, варто звернутися до ЦСО, з яким у вас укладено договір, і взяти документи про опломбування РРО.

Зняти РРО з реєстрації можна в три етапи:

1) віддати до ЦСО довідку про опломбування. ЦСО проводить розпломбування РРО та видає довідку за формою № 1-ЦСО. Потім надсилає копію довідки до податкової;

2) підприємець особисто або в електронному вигляді через особистий електронний кабінет подає заяву за формою № 4-РРО. Як причину відмови від реєстрації РРО можна назвати “перехід на ПРРО”. До заяви прикріпити реєстраційне посвідчення РРО;

3) протягом п’яти календарних днів податкова підтвердить скасування реєстрації РРО та видасть довідку за формою № 6-РРО про те, що апарат знято з обліку.

Як працювати з ПРРО до нового року

Наприкінці грудня 2021 року та в січні 2022 року сервер податкової буде перевантажений через подання річної звітності та оформлення ПРРО. Отож я рекомендую реєструвати торговельну точку, касу та ключі ФОП уже сьогодні, поки наплив охочих не такий великий.

Якщо ви, як ФОП 2-ї групи, зареєструєте ПРРО до 1 січня, це не означає, що вам доведеться одразу платити більше податків. Сума сплати податків не збільшиться, навіть якщо ви фіскалізуватимете чеки безготівково.

У разі перевищення дозволеного обсягу доходу ФОП мусить перейти на вищу групу тільки з початку нового кварталу*. Наприклад, якщо ФОП 2-ї групи в листопаді 2021 року перевищить ліміт у 5 004 000 грн, то він має перейти до третьої групи або відмовитися від єдиного податку лише з нового кварталу – з 1 січня 2022 року. Отже, більше податків підприємець платитиме лише з нового кварталу.

Якщо вимогу про повну фіскалізацію ФОП-єдинників в останню мить скасують або змінять, то ПРРО зняти з реєстрації в податковій можна будь-коли. До того ж не треба міркувати над тим, що робити з РРО. Але скасування фіскалізації, на мою думку, малоймовірне: до нового року залишилося кілька тижнів, а ще жоден законопроєкт щодо скасування не дійшов хоча б до першого читання (законопроєкт від 26.08.2021 р. № 5866, законопроєкт від 25.11.2021 р. № 6348).

Отже, ухвалюємо рішення, що реєструвати – РРО чи ПРРО.

Ольга Пушко, бухгалтер,
податковий консультант компанії
з автоматизації кафе та ресторанів Poster

*Докладніше про зміну системи оподаткування в попередньому числі газети на с. 20. (Прим. редакції.)